Internt handlingsrom prioriterer

Dette skjedde p? et internt seminar 5. og 6. mai hvor lederne for plangruppene - UiOs fag- og fakultetsdirekt?rer - deltok sammen med universitetsdirekt?r Gunn-Elin Aa. Bj?rneboe og viserektor Ragnhild Hennum.

Form?let med seminaret var ? oppsummere arbeidet som er gjort og ? starte en f?rste vurdering av hvilke prosesser man ?nsker at IHR-prosjektet skal prioritere i implementeringsfasen til h?sten.

Overordnet blikk viktig

Universitetsdirekt?ren understreker at dette er en forel?pig prioritering. Bj?rneboe peker p? viktigheten av ? ta et overordnet perspektiv p? UiO i denne fasen av IHR.

¨C Vi m? sp?rre oss om vi har en hensiktsmessig arbeidsdeling i dag, sier hun.

IT m? med  

Plangruppen for IT er nylig opprettet, og arbeidet deres er i startfasen. Utfordringer knyttet til IT-omr?det er imidlertid blitt diskutert p? alle IHR-m?tene universitetsledelsen har hatt med enhetene de siste m?nedene.

¨C Det er klart at en gjennomgang av IT-systemene blir sentralt i IHR, sier Bj?rneboe.

Mye ? ta tak i

Plangruppene hadde til sammen identifisert 23 hovedprosesser de mener det er aktuelt for IHR ? se n?rmere p?. Med hovedprosesser menes overordnede administrative oppgaver som ber?rer flere deler av organisasjonen.

Utvalgte prosesser

Det er ikke mulig ? starte arbeidet med alle prosessene samtidig, og direkt?rnettverket mener det er viktig ? prioritere:

• Ekstern finansiering og prosjektstyring
• Bilagsl?nn
• Lokalt opptak
• Studentmobilitet
• Rekruttering og HR
• Systemansvar for Ph.d-utdanningen
• UiOs nettsted
• Innkj?pomr?det

Mye tid til rapportering og oppf?lging

Ekstern finansiering og behov for styringsverkt?y henger n?ye sammen. Forskere forteller at de bruker mye tid p? administrativ oppf?lging og rapportering. Det er stor forskjell den p? st?tten de f?r til dette arbeidet, og det f?res mye skyggeregnskap.

Kvalitet p? bilagsl?nn m? gjennomg?s

UiO sliter med mye manuelt arbeid og feilkilder i behandlingen av bilagsl?nn. En gjennomgang og standardisering av rutinene er n?dvendig.

Ulik kompetanse ved opptak

Arbeidet med lokalt opptak av studenter b?r ogs? prioriteres i h?st. Det er ulik kompetanse p? omr?det ved enhetene, og arbeidet er organisert slik at det er relativt stor s?rbarhet ved enkelte enheter.

Gjennomg? rutiner

Plangruppene ?nsker ogs? at IHR prioriterer rutinene knyttet til studentmobilitet. Det vil si studentenes mulighet til ? studere p? tvers av institusjonelle grenser. I dag m? studentene levere inn s?knader flere steder, og det er ulik kompetanse p? enhetene for ? vurdere disse s?knadene. M?let er ? tilby s? god service til studentene som mulig.

Organisatoriske utfordringer

Seminardeltakerne dr?ftet ogs? hvilke organisatoriske utfordringer IHR st?r overfor i denne prosessen. UiO har en oppstykket styringslinje og en kultur for omkamper. Institusjonens gjennomf?ringskraft n?r endringer ikke er p?tvunget ble dratt frem som en utfordring. I tillegg m? prosjektet dr?fte hvor grensen skal g? mellom standardisering og lokal tilpasning.

Suksesskriterier

En avgj?rende faktor for at IHR skal lykkes, vil v?re at vi har gode nok prosesser f?r gjennomf?ringen. Forankring og eierskap er viktig, og roller og ansvar m? klargj?res var et klart budskap.

Veien videre

Seminaret markerte starten p? arbeidet med et notat som skal legges frem for Universitetsstyret 21. juni. Notatet skal anbefale hvilke omr?der IHR skal ta tak i. Notatet skal dr?ftes i mange fora, blant annet skal den behandles grundig i Ressursgruppen for IHR.

Bred h?ring

Et utkast til styrenotat vil foreligge i slutten av mai.

¨C Utkastet legges p? nettet, slik at ansatte kan komme med innspill. I tillegg vil vi dr?fte utkastet i utvalgte fora med vitenskapelig ansatte og studenter, forteller universitetsdirekt?ren.

¨C De tiltakene som ikke blir prioritert f?rstkommende h?st, vil vi ta tak i senere. Internt handlingsrom, som prosjekt, avsluttes f?rst ved utgangen av 2013, sier Bj?rneboe.