Sak 1: ?pning
Oppm?te:
- Ingar Pettersen, prosjektdirekt?r og leder av plangruppa
- Jan Gunnar Bj?lie, Instituttleder, Institutt for medisinske basalfag
- Ellen Johanne Caesar, Assisterende ?konomidirekt?r
Morten D?hlen, Instituttleder, Institutt for informatikk, ¨C m?tte ikke- Gudleik Grimstad, Fakultetsdirekt?r, Det samfunnsvitenskapelige fakultet
Adelheid Huuse, Representant for tjenestemannsorganisasjonene, ¨C meldt forfall- Lars Oftedal, IT-direkt?r
- Odd Erik Pedersen, IT-seksjonen ved Det juridiske fakultet
Torkel Vederhus, Studentparlamentet, ¨C m?tte ikke- Bj?rn Ness, USIT, referent
Referat fra forrige m?te:
Det var ikke kommet kommentar til utkastet til referat fra m?te i plangruppa 21. mai 2012 ved kommentarfristens utl?p. Referatet godkjent.
Sak 2: Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet
Linda Johnsen, leder av arbeidsgruppa for Lokal-sentral IT deltok under behandlingen av denne saken.
Jf behandlingen av denne saken p? plangruppem?tet 7. mai 2012.
Til m?tet var det utarbeidet nytt utkast datert 30. mai 2012 av notatet ¡°Organisering og styring av universitetets IT-virksomhet¡±. Notatet er utarbeidet p? grunnlag av diskusjonsrapporten ¡°Organisering, koordinering og samhandling i UiOs IT-organisasjon¡± fra USITs ¡°Lokal-sentral¡±-prosjekt. Planen er ? sende notatet p? h?ring ved enhetene f?r behandling i universitetstyret.
IP ledet gjennomgangen av notatet. Plangruppe var samlet i vurderingen av notatet som et godt utgangspunkt for et h?ringsnotat. P? m?tet ble f?lgende kommentert:
- Plangruppa ?nsket en bedre understreking av at universitetet etter gruppas mening har en god og leveringsdyktig IT-organisasjon. M?let n? er ? rydde i noen deler av denne og etablere et tydeligere grunnlag for virksomheten, ikke ? etablere en ny organisasjon
- Videre ?nsket gruppa understreket at den distribuerte IT-organisasjonen og IT-virksomheten skal videref?res. Dette er en styrke ved at det sikrer n?rhet til brukernes og brukermilj?enes behov og gir IT-organisasjonen viktig informasjon om hva som er viktig for framtidig utvikling av tjenester, l?sninger og prosesser
- Plangruppa var enig i tiln?rmingen til standardisering som en beslutning og motivasjonen knyttet til gevinster. Gruppa ?nsket ? f? uttrykt enda tydeligere at standardisering ikke er ensbetydende med sentralisering, tvert i mot s? er standardisering en viktig forutsetning for effektiviteten og produktiviteten i en distribuert virksomhet. Framfor alt er det snakk om ? etablere gode og omforente rammer om en distribuert virksomhet
- Det er ogs? viktig ? f? fram at standardisering ofte betyr ? utforme to sett av spilleregler, ¨C ett sett for den delen av virksomheten som omfattes av en beslutning om standardisering og ett for den delen som ikke omfattes av beslutningen
- Plangruppa ?nsket bedre formulerte tiltak knyttet til utforming av grunnlaget for beslutninger og trakk spesielt fram behovet for en god prosess knyttet utvikling av en strategi for universitetets IT-virksomhet
I tillegg kom noen konkrete endringsforslag til teksten i dokumentet.
Oppf?lging
BN utarbeider en ny utgave av notatet som ivaretar plangruppas kommentarer og innarbeider endringsforslagene som kom opp p? m?tet. Ny utgave av notatet sendes plangruppa til orientering f?r det sendes p? h?ring.
Sak 3: Sluttrapport fra Lokal-sentral
Linda Johnsen, leder av arbeidsgruppa for Lokal-sentral IT deltok under behandlingen av denne saken.
USITs prosjekt ¡°Lokal-sentral¡± ble avsluttet som prosjekt i februar og arbeidet videref?rt som arbeidsgruppe under ¡°IHR-plangruppe for administrativ IT¡±. Med diskusjonsrapporten ¡°Organisering, koordinering og samhandling i UiOs IT-organisasjon¡± og innspillene til plangruppas behandling av notatet ¡°Organisering og styring av universitetets IT-virksomhet¡± har arbeidsgruppa sluttf?rt sitt arbeid og har utarbeidet sluttrapport.
LJ orienterte kort om virksomheten i arbeidsgruppa og arbeidsgruppa anbefaling til plangruppa om:
- ? gjennomf?re den planlagte h?ringsrunden med notatet "Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet"
- ? bringe frem beslutningsmateriale til universitetstyret p? m?tet i oktober 2012
- ? f?lge opp eventuelle andre beslutninger knyttet til endringsforslagene p? relevant linjeniv?
- ? bidra til at Lokal-sentrals detaljerte tiltaksbeskrivelser bringes inn i relevante implementeringsprosesser ved USIT og UiO
IP og plangruppa takket arbeidsgruppa for godt arbeid og gode bidrag til plangruppa.
Oppf?lging
Plangruppa godkjente sluttrapporten fra arbeidsgruppa for lokal-sentral IT. Notatet ¡°Organisering og standardisering av universitetets IT-virkosmhet¡± sendes arbeidsgruppa til orientering n?r det sendes p? h?ring ved grunnenhetene.
Sak 4: Orienteringer og eventuelt
Ingen saker tatt opp under denne saken.
Sak 5: Neste m?te
Neste m?te i plangruppa avholdes 18. juni 2012.