Sak 1: ?pning
Oppm?te:
- Ingar Pettersen, Prosjektdirekt?r og leder av plangruppa
- Jan Gunnar Bj?lie, Instituttleder, Institutt for medisinske basalfag
Ellen Johanne Caesar, Assisterende ?konomidirekt?r, ¨C meldt forfall- Morten D?hlen, Instituttleder, Institutt for informatikk
Gudleik Grimstad, Fakultetsdirekt?r, Det samfunnsvitenskapelige fakultet, ¨C meldt forfall- Jon Nornes, Representant for tjenestemannsorganisasjonene (m?tte i stedet for Adelheid Huuse som har g?tt inn i IHR-sekretariatet)
- Lars Oftedal, IT-direkt?r
- Odd Erik Pedersen, IT-seksjonen ved Det juridiske fakultet
Torkel Vederhus, Studentparlamentet, ¨C m?tte ikke- Adelheid Huuse, IHR-sekretariatet
- Bj?rn Ness, USIT, referent
Referat fra forrige m?te:
Det er ikke kommet kommentar til utkastet til referat fra m?te i plangruppa 4. juni 2012 ved kommentarfristens utl?p. Referatet godkjent.
Sak 2: Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet
H?ringsfristen p? IHR-notatene som ble sendt enhetene f?r sommerferien, gikk ut 28. september 2012. Til m?tet var h?ringssvarene til ¡°Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet¡± fra IHR-plangruppe for administrativ IT lagt tilgjengelig for IT-ledernettverket. P? m?tet ble IHR-sekretariatetets utkast til styredokument m/vedtaksforslag delt ut.
IP redegjorde for bakgrunn, behandling av h?ringsuttalelsene og arbeidet med styredokumentet:
- Seks innstillinger fra fire ulike IHR-plangrupper har v?rt p? h?ring:
- Fordeling av roller og ansvar i UiOs administrasjon ¨C alternative muligheter for organisering
- Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet
- Standardisering og systemst?tte for ? oppn? kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagsl?nn
- Tre h?ringer p? studieomr?det:
- Lokalopptak
- Studentmobilitet, inn- og utreisende studenter
- Innpassing og godkjenning
- Generelt om h?ringene:
- Roller og ansvar er den saken flest er interessert i, tett fulgt av organisering og standardisering av IT-virksomheten
- Gjennomg?ende stor oppslutning om hovedlinjene p? alle omr?dene
- Spesifikt om organisering og standardisering av IT-virksomheten:
- Stor enighet om hovedlinjene, kun ett fakultet skiller seg ut
- Styredokumentets forslag til vedtak inneholder sju punkter:
- Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet skal f?lge innstillingen fra IHR-plangruppe for administrativ IT med unntak noen spesielle saker som m? utredes n?rmere
- To modeller for organisering av IT p? fakultetene, samt at alle fakulteter skal ha ett formalisert kontaktpunkt inn mot USIT
- Modell for prioritering og styring av IT-tiltak som ikke faller inn under kategorien administrativ IT
- Strategi for universitetets IT-virksomhet, arkitektur og integrasjonsrammeverk og tjenestekatalog innen 31. desember 2012
- Organisering av IT-st?tte til forskning og undervisning
- Bedre kommunikasjon og samhandling mellom USIT og resten av universitetet
- Tidsplan for implementering og rapportering til universitetsstyret
P? m?tet kom det mange innspill og kommentarer fra plangruppa til utkastet til styredokument. Spesielt var plangruppa opptatt av forhold knyttet organisering av IT-st?tte for forskning og undervisning og hvordan IT-virksomheten kan legges opp for ? st?tte og fremme virksomheten p? disse omr?dene, samt mekanismer for prioritering og styring av tiltak p? omr?det.
Oppsummert s? var plangruppa godt forn?yd med h?ringssvarene og den oppslutningen om hovedlinjene i innstillingen som disse representerer.
Sak 3: Avrunding av plangruppas arbeid
IHR-plangruppe for administrativ IT ble opprettet p? m?tet i universitetsstyret 21. juni 2012 og fikk sitt mandat av universitetsdirekt?ren 5. oktober 2012. IP oppsummerte plangruppas arbeid:
- Arbeidet med innstillingen om ¡°Administrative IT-systemer¡± og vedtaket at denne i universitetsstyret 27. januar 2012 har lagt grunnlaget for bedre styring og prioritering p? dette omr?det, blant annet gjennom etableringen av ¡°Strategisk koordineringsgruppe for administrativ IT¡±
- Oppf?lgingen av ¡°IHR-relaterte IT-saker¡± (¡®quick wins¡¯) ble avsluttet med en rapport om dette p? m?tet i universitetsstyret 19. juni 2012
- SUAIT ¨C sp?rreunders?kelsen om administrativ IT ble gjennomf?rt v?ren 2012 og f?lges opp av Strategisk koordineringsgruppe
- Plangruppa overtok rollen som styringsgruppe for ¡°Lokal-sentral IT¡±-prosjektet og f?rte dette fram til innstillingen om ¡°Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet¡± som alts? er til behandling p? m?tet i universitetsstyret 23. oktober 2012
Plangruppa oppsummerte at den har levert i henhold til mandatet.
Oppf?lging:
Plangruppa anbefaler at universitetsdirekt?ren nedlegger plangruppa og overlater videre oppf?lging til linja.