M?te 19. april 2012

Agenda

1. V-sak: Godkjenning av referat fra forrige m?te
2. D-sak: Oppsummering  etter intervjuer med prosjektledere, ?konomikonsulenter og instituttledere (krever innlogging) 
   D-sak: Belysning av regnskapsprinsipper, ?konomimodell og rapporteringsstruktur, rapport fra ?PA
3. D-sak: Videre plan for arbeidet med ?konomistyring av den eksternfinansierte virksomheten
   Saksdokument: Sammendrag av intervju og forslag til tiltak fra ?PA
4. Eventuelt

Til stede:

Plangruppen, og IHR-sekretariatet.
Forfall: Hanne Haavind og Trude Abelsen

Referat:

1. Godkjenning av referat fra forrige m?te

Referatet ble godkjent

2. Oppsummering etter intervjuer med prosjektledere, ?konomikonsulenter og instituttledere

Arne presenterte en oppsummering av intervjuene s? langt. Det gjenst?r tre referanseintervjuer, p? HF, SV og TF. Det er behov for stor oppmerksomhet mot problemene hva gjelder ?knomistyring.

• ?konomistyring er hovedutfordringen
  • Totalkostnadsf?ring skaper forvirring
  • Overheadh?ndtering skaper uklarheter
  • For komplekse rapporter
  • Identifikasjon av l?nnsposteringer
  • Refusjoner h?ndteres ikke korrekt
  • Mangelfull detaljering av l?nnsposteringene i rapportene
  • Stort omfang av feilposteringer knyttet til l?nn
  • Skiller ikke basis og prosjekt?konomi
  • Krevende prosess for ? legge inn prosjekter i ?konomisystemet (NFR og EU fungerer)
  • Rapportene stemmer ikke med virkeligheten
     
• Utstrakt bruk av skyggeregnskaper skaper avstemmingsproblemer

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sadministrasjon

• Uklar rolledeling mellom FA og fakultetene
• FA tilbyr lite bistand med unntak av EU-kontoret
  • Hva skal de tilby
  • Hva kan de tilby
• Malverk er mangelfullt, og ikke tilpasset oppdragsprosjekter
• Innledende faser er kritiske ¨C feil som beg?s her f?lger med hele veien

Intervjuobjektene foresl?r forbedringer:

• Etablering av en nettside per prosjekt
  • Kontrakter
  • Rapporter
  • Budsjett
  • ?konomirapporter
  • Og mye mer
• En nettside med generisk informasjon om prosjektgjennomf?ring
  • Sjekklister
  • Maler
  • Eksemplarisk praksis

Fra diskusjonen:
Representativititet ¨C er det tilstrekkelig med disse intervjuene for ? kunne konkludere med hva som er hovedutfordringene?

2. Belysning av regnskapsprinsipper, ?konomimodell og rapporteringsstruktur

Marianne gav en oversikt over de viktigste problemene knyttet til ?konomistyringen av den eksternfinansierte virksomheten  og ?PAs forslag til endringer.

Fra diskusjonen:
Er prioriteringen riktig? Notatet kom s?pass seint at planguppens medlemmer ikke har f?tt tid til ? diskutere dette internt hos sine. Diskusjonen tas derfor i plangruppen p?nytt om 14 dager, dvs. den 3. mai. Som en forberedelse til den diskusjonen m? den enkelte m?tedeltaker forankre sine synspunkter p? sitt eget fakultet/institutt.
Leiesteder trenger avklaring, blant annet risikoh?ndtering og standardiserte leiesatser.  Egenandeler m? synliggj?res
Avklaring av nasjonale prinsipper for leiestedsh?ndtering kan komme f?r sommeren. Arbeid i regi av UHR.

Diskusjon om kostnadsniv?et for leiesteder

• trenger materiale for hvordan leiestedskostnadene skal beregnes
• nasjonal styring, slik at vi ikke utkonkurrere hverandre

Bedre rapporter

• rapportene m? tilpasses den m?lgruppen de har
• pdf rapporter som distribueres via epost vs. interaktive rapporter ¨C behovene er forskjellige for de forskjellige m?lgruppene

Prioritering

• Gj?re endringer i ?konomisystemet f?rst
• Lage rapportene etterp?
• Pilotering p? en til to enheter
• Oppl?ring, dimensjonering

Leiesteder h?ndteres etter at rapportene er fikset

Ny diskusjon om prioritering 3. mai.

P? lengere sikt:
Styret sier at eksternfinansiert virksomhet skal vokse, til 40-50 % av bruttomsetningen ved UiO.
Regnskapsf?ring av den eksternfinansierte virksomheten m? vurderes basert p? regnskapsprinsippet.
Dette dreier seg ogs? om verkt?y.

• Rapportverkt?y
• portal for prosjekter (sharepoint pilot)
• ?konomi ¨C prosjektmodul kan v?re aktuell som en utvidelse av OF.

Styring ut over ?konomistyring m? behandles. CRIStin lager f?ringer gjennom prosjektmodulen som utvikles der, og dette skjer n?. Vi handle raskt om vi skal kunne f? innflytelse p? denne prosessen.

Vi trenger ? f? tegnet opp det totale systemlandskapet knyttet til den eksternfinansierte virksomheten p? en bedre m?te. Det er nasjonale f?ringer p? flere av de kritiske systemene, som BOT og CRIStin.

3. Videre plan for arbeidet med ?konomistyring av den eksternfinansierte virksomheten

Marianne gav en oversikt over de viktigste problemene knyttet til ?konomistyringen av den eksternfinansierte virksomheten  og ?PAs forslag til endringer. Lysarkene fins her. 

Fra diskusjonen:
Leiesteder
Bruk av leiesteder i en eller annen form er n?dvendig p? grunn av overgangen hos Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sr?det fra investeringstilskudd til leiebelastning for tyngre vitenskapelig utstyr. Den organisasjonsmessige plasseringen m? vurderes. Fakultetsniv?et kan v?re aktuelt.

Det er vanskelig ? gjennomf?re en enhetlig leieberegning.  Det vil v?re problemer med lav utnyttelse av enkelte leieobjekter, vi har i en del tilfeller et ganske tynt erfaringsgrunnlag og kan derfor komme til ? feilkalkulere enhetskostnadene. Teknisk driftspersonell m? v?re med i leieberegningen. Det kan v?re aktuelt ? innf?re leiesteder fra 1.1.2013, men ikke tidligere. Vi mister n? inntekter i en del forskningsprosjekter fordi vi ikke har ordningen p? plass.

Om rapportutformingen
Riksantikvaren p?legger KHM en annen type rapportering enn hva resten av UiO bruker. Det ble reist sp?rsm?l om det nye rapportregimet vil h?ndtere dette uten omfattende bearbeiding av informasjonen fra standardrapportene. ?PA tar dette med i det videre arbeidet.

4. Eventuelt

Det var ingen saker under eventuelt.