Om prosjektrammeverket og prosjektorganisering

Innledning

Digdirs prosjektmodell bygger p? prosjektmetodikken PRINCE2? (PRojects IN Controlled Environments). PRINCE2? er utviklet med utgangspunkt i beste praksis i organisering og planlegging av prosjekter, effektiv gjennomf?ring, og gevinstrealisering og l?ring underveis og i etterkant. Les mer om Digdirs prosjektveiviser.

UiOs tilpasning av rammeverket er prim?rt rettet mot sm? og mellomstore prosjekter. Store, komplekse administrative prosjekter med en betydelig IT-utviklingskomponent skal gjennomf?res i tr?d med fullversjon av prosjektmodellen og rammeverket til Digdir, og med ekstern st?tte til prosjektleder- og QA-funksjoner.

Hva er et prosjekt?

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon som er etablert med den hensikt ? levere ett eller flere definerte resultater/produkter innenfor en gitt tidsramme.

En oppgave b?r alts? organiseres som et prosjekt n?r:

1. Det er en engangsoppgave
2. Arbeidet skal lede fram til et bestemt resultat/konkrete produkter
3. ? l?se oppgaven og oppn? det definerte resultatet krever forskjellige typer ressurser
4. Oppgaven er begrenset i tid ¨C resultatet skal oppn?s/produktene skal leveres innen en gitt frist
5. Oppgaven har et visst omfang i tid og en viss kompleksitet
   • OBS: Mange elementer i prosjektmodellen med tilh?rende roller, faser og maler kan med fordel ogs? brukes til god og effektiv gjennomf?ring av mindre men "prosjektaktige" utviklingsoppgaver, og dette gir nyttig ?ving og l?ring til st?rre prosjekter.

Flere kjennetegn ved prosjektorganisering:

• En midlertidig organisering med en start og en slutt

• En organisering satt sammen av tverrfaglig kompetanse, p? tvers av organisatoriske enheter

  • Det er behov for ressurser fra flere ulike deler av linjeorganisasjonen (og utenfor)

  • M? f? tilgang p? de rette personene til rett tid, og disse m? bygge et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@

• Arbeidet inneb?rer en grad av usikkerhet -  skal l?se en ny og ukjent oppgave, og/eller navigere nye og ukjente omgivelser

• En organisering som skal gjennomf?re eller bidra til en forandring i menneskers arbeids- eller livssituasjon. Dette betyr et behov for bred forankring gjennom hele arbeidsprosessen.

Prinsipper for beste praksis, og hva kan tilpasses?

UiOs rammeverk tar utgangspunkt i de samme sju prinsippene for god prosjektstyring og -gjennomf?ring som Digdir legger til grunn for sin modell:

1. Kontinuerlig strategisk forankring
2. L?re av erfaring
3. Definerte roller og ansvar
4. Styre i faser
5. Avviksledelse (styre gjennom "toleranser")
6. Fokus p? prosjektets produkter (leveranser)
7. Tilpasning til prosjektomgivelsene (men i tr?d med de sju prinsippene)

Til punkt 7: Hvert prosjekt, inkludert omgivelsene rundt prosjektet, er unikt. Samtidig er det er nyttig for en organisasjon ? etablere et rimelig felles "prosjektspr?k" og et kjent og velpr?vd m?nster for prosjektarbeid, slik at det er mulig ? prioritere og koordinere mellom prosjekter samt jobbe systematisk med l?ring og modning som prosjektorganisasjon.

UiOs tilpasning av Digdirs rammeverk inneb?rer allerede en forenkling myntet p? sm? og mellomstore prosjekter. Det enkelte prosjekt kan likevel ha behov for ? gj?re ytterligere forenklinger (eks. sl? sammen mandat og prosjektbeskrivelse i veldig sm? prosjekter) eller legge til flere elementer (eks. tekniske spesifikasjoner og testplaner). Det er uansett viktig at prosjekteier, prosjektleder og andre n?kkelroller i og rundt prosjektet er samstemte om hvilke tilpasninger de velger ? gj?re og hvorfor.

Kort om styring i faser med beslutningspunkter

Et sentralt prinsipp i rammeverket er ? styre prosjekter gjennom definerte faser og beslutningspunkter som markerer overgangen fra en fase til neste. Dette gir ledelsen bedre styring og mulighet for kontroll med ressursinvesteringen, leveranser og effekter (gevinster) gjennom hele prosjektet. For ? skape en fornuftig planleggingshorisont, legges det en overordnet plan for hele prosjektet, samt detaljerte planer for hver fase.

I lengre prosjekter er det ofte ogs? n?dvendig ? dele gjennomf?ringsfasen i prosjektet i flere runder. En oppdeling i flere gjennomf?ringsfaser inneb?rer at oppstarten av hver ny runde markeres av et nytt beslutningspunkt 3 (BP3). Omfanget av hver av disse gjennomf?ringsfasene er da avgrenset av leveransene som tilh?rer denne fasen. Dette kan enten erstatte eller kombineres med en inndeling i milepeler, avhengig av omfang og kompleksitet i prosjektet.

N?kkelroller og ansvar i prosjekt

Oppdragsgiver (bestiller)

Den overordnede ledelsen som finansierer og tildeler prosjektoppdraget, vanligvis virksomhetsledelsen p? UiO- eller fakultetsniv?. Oppdragsgiver i virksomhetsledelsen oppnevner prosjekteier, senest ved BP2, med delegert mandat og myndighet til ? iverksette og styre prosjektet frem til BP5.

Prosjekteier

Personen som blir utpekt som overordnet ansvarlig for at prosjektet n?r sine m?l. Prosjekteieren oppnevnes av virksomhetsledelsen, senest ved BP2, og blir dermed gitt mandat og myndighet til ? iverksette og styre prosjektet frem til BP5. Prosjekteieren er den viktigste beslutningstakeren og skal ha et aktivt forhold til prosjektmodellen. Ofte er det avdelingsdirekt?r i avdelingen som har relevant fagansvar som blir prosjekteier, men hvem det er best ? oppnevne i denne rollen vil avhenge av prosjektet. Prosjekteier utnevner og er leder av styringsgruppen (prosjektstyret), representerer oppdragsgiver og er ansvarlig for prosjektbeskrivelsen. Prosjekteier skal:

• sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter ?beste praksis?
• f?lge opp prosjektets fremdrift og resultater, st?tte prosjektleder og prosjektteamet i deres gjennomf?ring av prosjektet
• bidra til ? sikre hensiktsmessig overf?ring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen.

Prosjekteierens gode samspill med prosjektlederen (prosjektveiviseren.no) er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjekteieren m? derfor bidra til en tett og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, h?ndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppst?tte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.

Gevinstansvarlig og Prosjekteier kan v?re samme person, men trenger ikke v?re det. Dersom prosjekteier ikke har oppnevnt andre gevinstansvarlige sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.

Prosjektleder

Personen som f?r delegert myndighet og ansvar til ? lede prosjektet og levere de n?dvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier og styringsgruppen. I BP1 (beslutte videre utredning av id¨¦/mandat) blir det utpekt en leder av utredningsarbeidet i konseptfasen. I BP2 (beslutte prosjektplanlegging) blir det utpekt en prosjektleder.  Det kan v?re samme person som leder de to f?rste fasene som ogs? blir prosjektleder for resten av prosjektet.

Ansvaret til prosjektlederen best?r i stor grad i ? planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overv?ke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til ? bidra til ? oppn? prosjektets m?l innenfor definerte krav og forventninger. Godt samspill mellom prosjektleder og prosjekteier er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjektlederen m? derfor bidra aktivt til en l?pende og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, h?ndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppst?tte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.

Styringsgruppe

Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe for ? styrke eierrollen med representasjon fra prosjektets hovedinteresser og st?tte prosjekteier i ut?velsen av eieransvaret. Dette er god praksis i de fleste prosjekter, og s?rlig i mellomstore og store prosjekter.

Eierstyring i et prosjekt handler om innsiktsfull balanse mellom hovedinteressene forretning (virksomhet), bruker, og leverand?r. Dersom en prosjekteier ikke utnevner en styringsgruppe, m? prosjekteierrollen alene ivareta balansen mellom disse interessene. Dersom det utnevnes en styringsgruppe b?r denne ikke v?re for stor, men best? av egnede representanter som med tilstrekkelig autoritet, troverdighet og tilgjengelighet kan ivareta hver av prosjektets hovedinteresser p? en god m?te.

Styringsgruppen til et prosjekt er r?det prosjekteieren omgir seg med i ut?velse av sin rolle. Derfor vil forpliktelser og ansvar som tillegges en styringsgruppe delvis overlappe med ansvaret som ligger til prosjekteierrollen. En styringsgruppes ansvar kan beskrives som f?lger:

• Overordnet ansvarlig for prosjektets suksess eller fiasko
• Fremskaffe ressurser og andre virkemidler og s?rge for at dette forblir disponibelt for prosjektet jf. de planer som vedtas
• Gi synlig og vedvarende st?tte til prosjektleder
• Gi enhetlig rettledning til prosjektet etter f?rst ? utarbeide et mest mulig sammenfallende syn p? hvilke r?d dette skal inneb?re i hvert tilfelle
• Sammen og hver for seg bidra til integrering mellom prosjektet og funksjonelle enheter i de ber?rte virksomhetsorganisasjoner/enheter (jamf?r gevinstrealisering)
• Sikre effektiv beslutningstaking, herunder ogs? etablere forst?else for prosjektmodellen og ansvar som liggert til hvert av beslutningspunktene der
• Sikre effektiv kommunikasjon b?de innenfor gruppen, mot prosjektet og ut mot eksterne interessenter

Gevinstansvarlig

Har ansvar for at definerte gevinster blir realisert. Skal normalt v?re en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere gevinstene, eventuelt flere gevinstansvarlige i ulike deler av linjeorganisasjonen som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Gevinstansvarlig oppnevnes senest ved oppstarten av planleggingsfasen (BP2) og m? v?re aktivt involvert gjennom prosjektets planlegging av gevinstrealiseringen, samt vedlikehold av planen gjennom prosjektets videre faser. Gevinstansvarlig og prosjekteier kan v?re samme person, men trenger ikke v?re det. Det er prosjekteier som har ansvaret for at det oppnevnes en eller flere gevinstansvarlige. Dersom prosjekteier ikke har s?rget for dette sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.