Referat fra m?te i arbeidsgruppen for organisasjons- og beslutningsstruktur 03. juni.2015

Arild Underdals presentasjon knyttet til ulike punkter p? dagsorden gj?res elektronisk tilgjengelig http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/strategic-advisory-board/

Agenda

1. Presentasjonsrunde ¨C arbeidsgruppens medlemmer og sekretariatet

2. Gjennomgang av SAB-rapportens omtale av ?governance? og av arbeidsgruppens mandat

Arild Underdal innledet med ? vise til at SAB i forhold til ?governance? er s?rlig opptatt av to hovedkomponenter, henholdsvis organisasjonsstruktur og beslutningsprosess. Videre fokuseres det p? to hoveddimensjoner/typiske m?nstre knyttet til maktfordeling, nemlig grad av henholdsvis sentralisering/desentralisering og grad av kollektiv beslutningsmyndighet.  SAB peker p? at ¡°A decentralized university governance structure is characterized by complicated and slow decision-making and implementation processes, all the more so when coupled with abundant arenas for collective decision-making. On the other hand, the combination of a decentralized governance structure and collective decision-making often leads to high levels of legitimacy and commitment. Thus a more centralized university governance structure offers the opportunity of more efficient decision-making and implementation processes, but runs the risk of decreasing commitment and weakening legitimacy¡± (s 18).

Et noe forenklet utgangspunkt er at h?y grad av desentralisering og kollektiv beslutningsmyndighet gir stor legitimitet, i det minste internt, mens gjennomf?ringskraft ?ker med mer sentraliserte og mindre kompliserte beslutningsprosesser.

Som det fremg?r av mandatet, skal arbeidsgruppen foreta en selvstendig vurdering av behov for endringer eller presiseringer n?r det gjelder roller, myndighet og ansvar p? ulike niv?er, for tre n?rmere spesifiserte form?l. Videre skal gruppen vurdere om de behov som springer ut av dette tilsier:

• ?Endringer i noen deler av UiOs organisasjons- og styringsstruktur
• At institusjonen b?r s?ke om ?kt autonomi p? noen omr?der eller kan/b?r utnytte sitt eksisterende handlingsrom p? en annen m?te enn tidligere
• At det b?r gj?res endringer i beslutningsarenaer som sikrer de faglig ansatte medbestemmelse i ? forme sine fags utvikling
• At UiO b?r definere rammer og vilk?r for den enkelte vitenskapelige ansatte annerledes enn i dag ¨C innenfor de avtaler og lover som regulerer betingelsene i dag?

Arbeidsgruppens utgangspunkt er ambisjoner og m?l nedfelt i Strategi 2020 og anbefalinger gitt av SAB. Samtidig skal de innspill fra arbeidsgruppene 1, 2 og 3, for henholdsvis utdanningskvalitet, forskningskvalitet og tverrfaglighet som har konsekvenser for ?governance? inng? i vurderingsgrunnlaget. Det kan ogs? v?re aktuelt ? se p? andre aspekter enn rent strukturelle, eksempelvis utfordringer knyttet til kultur, og da eventuelt i samspill med en eller flere av de ?vrige arbeidsgruppene.

Arbeidsgruppen skal foreta en samlet gjennomgang av dagens organisasjons- og styringsstruktur, dvs m? se utfordringer i en helhetlig sammenheng, eksempelvis vurdere forhold mellom delegering p? enkeltomr?der opp mot UiOs behov for sentral, koordinert styring.

3. Forel?pig gjennomgang av rapportene fra de tre andre arbeidsgruppene

I fase 1 har de tre arbeidsgruppene for utdanningskvalitet, forskningskvalitet  og tverrfaglighet levert innspill til prioritering av tiltak for 2015 og 2016 (?rsplan). De fremmet totalt 15 tiltaksforslag, hvorav noen har relevans for struktur mens andre er mer knyttet til l?ringsarenaer, kulturbyggende tiltak, ledelse o.a.

Et kjernesp?rsm?l for alle de tre omr?dene er behov for mekanismer som sikrer samhandling mellom de ?verste tre niv?er ved UiO, og det vil trolig bli et sentralt punkt i vurderingene som skal gj?res av arbeidsgruppe 4. Blant tiltaksforslagene m? arbeidsgruppen for ?vrig gj?re selektive valg av hvilke som skal inng? i grunnlaget for gruppens videre vurderinger,  slik at arbeidet ikke blir for bredt anlagt.

Underdal presenterte sin forel?pige tolkning av hvordan de viktigste tiltakene som foresl?s i rapportene fra arbeidsgruppene 1, 2 og 3, knytter seg til f?lgende tre ulike aspekter ved styring:
 

• Overordnet (strategisk) styring
• Operativ ledelse
• Organisering

Han la frem en skjematisk fremstilling av hvordan hver av arbeidsgruppenes 15 tiltaksforslag har relevans for de tre respektive aspektene, men tok forbehold om at dette var en tentativ tolkning som er ?pen for justering.

Innen 5. juni 2015 vil arbeidsgruppene 1, 2 og 3 levere skriftlige forslag til arbeidsgruppe 4 om tiltak med relevans for organisasjons- og styringsstruktur. (Forel?pig muntlig presentasjon ble gitt i fellesm?te mellom arbeidsgruppene i etterkant av det konstituerende m?tet 3. juni)

4. Arbeidsorganisering og en forel?pig tidsplan

Universitetsstyret er styringsgruppe for oppf?lging av SAB-rapporten, og beslutninger om tiltak skal fattes i innev?rende styreperiode, enten h?sten 2016 eller v?ren 2017.

F?rste milep?l i prosessen for arbeidsgruppe 4 er universitetsstyrets m?te 20. oktober 2015, med presentasjon og dr?fting av gruppens forel?pige konklusjoner. Gruppens sluttrapport skal fremlegges i f?rste kvartal 2016.

Arbeidsgruppe 4 er bredt sammensatt, med 15 faste medlemmer. St?rrelsen gj?r det aktuelt ? organisere deler av arbeidet/saksforberedelsen med medlemmene inndelt i undergrupper, for ? f? optimal utnyttelse av kompetanse p? ulike omr?der.

UiO-ledelsen ?nsker en ?pen prosess, og som ledd i det vil aktuelt, bearbeidet materiale bli gjort l?pende tilgjengelig p? nettet. Arbeidsgruppen legger dessuten opp til bred involvering av interessegrupper som skal bidra til ? belyse problemstillinger, dilemmaer og valgalternativer.  Representanter for f?lgende grupper vil i den forbindelse bli invitert til m?ter med arbeidsgruppen:

• forskningsmilj?er som utmerker seg ved ? ha oppn?dd status som SFF, SFI, mottaker av prestisjetunge EU-bevilgninger e.l.
• yngre forskere i etableringsfasen
• studenter og lokale ledere av studieprogrammer
• eksterne brukerpartnere
• LOS (sentraladministrasjonen), s?rlig enheter hvis funksjon har karakter av overgripende koordinering / tilsyn / prioritering

Det vil for ?vrig bli vurdert ? innhente erfaringer fra andre institusjoner.

F?lgende forel?pige m?teplan er fastsatt for arbeidsgruppen, med forbehold om at det kan bli noen justeringer i denne underveis:

5. Forberedelse av agenda til h?stens f?rste m?te

Det var enighet om at det forberedes f?lgende innspill fra ulike medlemmer til arbeidsgruppens m?te 18. august 2015:

• Arild Underdal kontakter ?se Gornitzka og ber henne presentere en oversikt over styring og ledelse ved ulike europeiske universiteter, og aktuell forskning p? omr?det
• Marianne Anden?s lager et kort notat som skisserer et mulig opplegg for en eventuell surveyunders?kelse knyttet til bruk av styrer p? ulike niv?er
• Arne Bugge Amundsen, Hans Petter Graver og Morten D?hlen forbereder felles innspill knyttet til mekanismer for samhandling mellom UiOs tre niv?er; blant annet hvilke omr?der har behov for slike mekanismer, hva slags mekanismer har vi, hva fungerer/fungerer ikke.[1]
• Unni Olsbye og Kjetil Task¨¦n forbereder felles innspill om forholdet mellom ?ordin?re? enheter i UiOs struktur (fakulteter, institutter) og ulike typer sentre, prim?rt forskningsinitierte, samt hvordan slike satsinger preger omgivelsene (bl.a arbeidstakere som ikke er del av satsingene).
• Hilde Haugsgjerd forbereder innspill om hvordan UiO ses p? fra potensielle eksterne Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartnere.

Underdal informerte arbeidsgruppen om at han i forkant av dette m?tet hadde hatt en Skype-samtale med Anne Maria Eikeset (p.t. Princeton) som hadde svart positivt p? en foresp?rsel om ? lede forberedelsene av gruppens dr?fting av utfordringer og tiltak for yngre forskere i etableringsfasen. Temaet vil komme opp i et av septemberm?tene.