Kvalitetssikring - sjekkliste for arkivarer

Arkivarens rolle

• Arkivaren har en viktig rolle i ? holde databasen ryddig og oversiktlig. Dette inneb?rer at vi m? ha rutiner for ? sikre at informasjon i ePhorte er autentisk og troverdig som dokumentasjon for aktiviteter og oppgaver ved UiO. Samtidig skal arkivaren ogs? hjelpe til slik at ePhorte fungerer som saksbehandlingsverkt?y. Kvalitetssikringsrutinene skal ogs? v?re til hjelp i ? veilede ledere og saksbehandlere.
• N?r arkivaren retter opp feil eller gj?r vesentlige endringer i en sak eller journalpost, m? derfor dette gj?res i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med saksbehandlerne slik at de:
  1. blir bevisste p? hvordan saker og journalposter skal registreres
  2. er oppmerksomme p? endringer som er gjort i deres saker og journalposter
• N?r arkivaren kontrollerer oppgavene lederne skal utf?re i ePhorte, m? ogs? de f? tilbakemelding, slik at:
  1. journalposter ikke blir liggende ufordelt
  2. restanser blir fulgt opp
• Se ogs? Arbeidsliste for arkivarer

Daglige oppgaver

1. Journalf?ring

Journalf?ring er en hovedoppgave for arkivet. Vi har en lovp?lagt journalf?ringsplikt, og dette arbeidet skal utf?res fortl?pende. ? la journalposter bli liggende lenge uten ? bli journalf?rt er i realiteten ? praktisere utsatt innsyn uten hjemmel.

Til journalf?ring er:

• Utg?ende brev med status E.
• Inng?ende med status M og S
• Notater med status status F
• Y med status F

• Er journalposten i riktig sak?
• Er journalposten unntatt offentlighet? 
  • Er det korrekt tilgangskode?  
  • Er tekst i tittel eventuelt skjermet?
  • Avsender/mottaker skjermes?
• Er dokumenttypen riktig? NB: v?r forsiktig med endring og sjekk at eventuell restanse blir korrekt. Kontakt alltid saksbehandler f?r endring av dokumenttype.
• Zip filer m? pakkes ut og journalf?res som enkeltdokumenter.
• Er dokumentdatoen riktig?
  • Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
  • Dokument uten dato?: huk av i feltet "udatert" 
• Er avsender/mottaker riktig?
  • Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
• Skriveregler og rettskrivning:
  • Dersom det finnes saksbehandlingsrutiner for journalposttypen, sjekk i rutinene hva tittel normalt skal v?re.
  • Er tittelen meningsb?rende?
  • Forkortelser b?r unng?s.
  • Rett stavefeil.
• Journaldato settes automatisk. Arkivaren skal bare redigere denne ved journalf?ring av journalposter med status S. Disse f?r automatisk importdato som journaldato, og den endres ikke ved journalf?ring. Derfor m? journaldato i disse tilfellene settes manuelt til dagens dato.

2. Saker opprettet av saksbehandler

Se tilsvarende menypunkt p? arbeidsliste for arkivarer.

Sjekkliste for kvalitetskontroll:

• Finnes saken fra f?r?
• Er saken feilopprettet, og skulle ikke v?rt opprettet?
• B?r saken deles i flere saker?
• Skal det settes kryssreferanse(r) p? saken?
  • Merknad med henvisning til AJPROD
  • Lenke
  • Jevnf?ring
• Skriveregler og rettskrivning:
  • Dersom det finnes saksbehandlingsrutiner for sakstypen, sjekk i rutinene hva tittel normalt skal v?re.
  • Er tittelen meningsb?rende?
  • Forkortelser b?r unng?s.
  • Rett stavefeil.
• Er saken unntatt offentlighet?
  • Er tekst i tittel eventuelt skjermet?
  • Er det korrekt tilgangskode?
• Er arkivdel korrekt?
• Er saken klassert, og er klassering i s? fall korrekt? Klassering p?f?res hvis den mangler.

Til slutt endres status for saken til B - Under behandling for ? fjerne den fra s?ket i arbeidslisten.

3. Ufordelte journalposter

Se tilsvarende menypunkt p? arbeidsliste for arkivarer.

Dette s?ket m? kontrolleres daglig selv om det er lederne ved UiO som har ansvaret for fordeling. Arkivet m? f?lge opp i de tilfellene fordeling ikke skjer.

4. Ufordelte til godkjenner

Se tilsvarende menypunkt p? arbeidsliste for arkivarer.

Dette s?ket m? kontrolleres daglig for ? fange opp feil.

Oppgaver som m? utf?res med jevne mellomrom

Saker til avslutning

Se tilsvarende menypunkt p? arbeidsliste for arkivarer.

Journalposter med status:

• A - avsluttet
  Benyttes ikke ved UiO. Journalposter skal journalf?res eller utg?.
• R - registrert
  Rydding i basen av eldre journalposter som ikke er ferdigstilt og journalposter som opprettes ved en feil.
  Er saksbehandler oppmerksom p? at alle brukere har lesetilgang til journalposter i R som ikke er p?f?rt tilgangskode og hjemmel?
• G - godkjenning
  Det b?r kontrolleres at journalposter som er sendt p? godkjenning ikke blir liggende.
  i ePhorte er det teknisk mulig ? sende journalposter p? godkjenning til personer som ikke har lederrolle. Disse journalpostene blir ikke godkjent, fordi man ikke f?r tilgang til godkjenningsmenyen uten lederrolle, og de fanges ikke opp i arkivars?kene.
• U - utg?tt
  Alle brukere kan s?ke opp journalposter med status U. Det m? derfor kontrolleres og eventuelt p?f?res tilgangskode og hjemmel dersom utg?tte journalposter inneholder sensitiv informasjon.

Saker i feil arkivdel

Eksempel: s?k p? arkivkode 221 + arkivdel SAK UIO (personalmapper skal ligge i PERS UIO).

Saker uten klassering

Se tilsvarende menypunkt p? arbeidsliste for arkivarer.

Saker uten journalposter

Se tilsvarende menypunkt p? arbeidsliste for arkivarer.

Offentlig journal

Kvalitetssikres f?r publisering. Form?let er at det ikke offentliggj?res sensitiv informasjon.

F?lgende skal kontrolleres av minst to i hvert av dokumentasjonsforvaltningsteamene:

• Korrektur av titler
• Fjerne forkortelser som normalt ikke er kjent
• Kontroll av tilgangskode.
• Kontroll av opplysninger i titler som b?r skjermes
• Kontroll av om avsender/mottaker b?r skjermes

Restanseliste

Kvartalsvis oppf?lging.

Leder har ansvar for ? f?lge opp restanser, men arkivet har ogs? som oppgave ? f?lge opp saksbehandlingen og bist? med restanseoppf?lging.