Rutinebeskrivelse
Viktigheten av ? gjennomf?re varemottak
Varemottak er en forutsettning for automatisk matching av faktura. Registreres faktura inn i systemet uten at varemottak er gjennomf?rt, settes den i ventemodus i 7 dager. Gjennomf?res varemottaket innen 7 dager vil den sendes p? vanlig flyt.
Blir fakturaen liggende i ventemodus i mer enn 7 dager vil dette generere oppgaven ?manglende varemottak?. Da m? du s?rge for at varemottak gj?res. Se vare- og tjenestemottak.
Automatisk matching av faktura
Normalt vil en innkj?psfaktura g? til automatisk matching og utbetaling. Systemet vil p? ulike m?ter pr?ve ? matche innkj?psordren mot fakturaen:
1. Linjematch
Linjematch- hvor artikkelnr fra faktura matches med artikkelnr fra innkj?psordren.
Dersom det ikke er match p? artikkelnr g?r fakturaen videre til sum match.
Gjennomf?res linjematchen vil fakturaen g? videre til kontroll av toleransegrense. Dersom toleransegrense er overskredet sendes faktura til deg som innkj?per for priskontroll.
2. Sum match
Dersom fakturaen ikke matcher som sum match sendes den videre til avviksbehandling. Systemet vil f?rst pr?ve p? en automatisk avviksh?ndtering innenfor gjeldende toleransegrense. Hvis det ikke er mulig vil den sende faktura til deg som innkj?per for manuell avviksh?ndtering.
Behandle manuelt avvik
Du vil f? oppgaven manuell avviksh?ndtering opp i din oppgaveliste.
Om det ikke er mulig ? gjennomf?re avviksh?ndteringen m? den returneres til ?VA sentralt.
Attestasjonskontroll av innkj?psfaktura
- Se: BOTT-rutine Fakturabehandling av innkj?psfaktura - aktivitet 14 (pdf)
- Veiledning: Attestere faktura i Unit4 ERP (df?-video)