Bekrefte/registrere varemottak i l?sningen

Rutinebeskrivelse: BOTT-rutine: Vare- og tjenestemottak (pdf)

Registrering av vare- eller tjenestemottak

Fagrekvirent eller innkj?per som opprettet innkj?psforesp?rselen vil i hovedsak v?re den som skal utf?re varemottak i systemet. Unntaket er n?r det er lagt inn en annen varemottaker ved opprettelse av innkj?psforesp?rselen.

Kommunikasjon mellom behovshaver og de ulike rollene er viktig.

Hvordan du skal registrere varen eller tjenesten avhenger av om du skal registrere helt eller delvis mottak. Se bott-rutine for vare- og tjenestemottak - aktivitet 4 (pdf)

• Brukerveiledning for varemottak i Unit4 ERP (df?-video) om registrering av varemottak, varemottak p? bel?psartikler og varemottak med behandling av innkj?psfaktura.

Viktig: Registrerer mottak s? snart som mulig

Det er viktig at du registrerer mottak s? snart som mulig for ? sikre automatisk matching av faktura. Hvis varemottak ikke er gjort f?r faktura blir registrert, vil det genereres en oppgave om manglende varemottak som sendes til den som opprettet innkj?psforesp?rselen eller er angitt som varemottaker.

Fakturabekrefter bekrefter leveransen i henhold til faktura.

Fakturabekrefter mottar oppgaver via ?Informer? fra ?Manglende varemottak? for ? vurdere innholdet i mottatt faktura opp mot leveransen. Du kan legge inn kommentarer i loggen og oppgaven kvitteres ut.

Varemottak av produkter som skal anleggsregistreres

Hvis innkj?psordren er kontert mot en konto som krever anleggsregistrering, m? obligatoriske felter med *fylles ut, eksempelvis serienummer/servicetag, f?r registrering av mottak kan fullf?res.

Feltet ?Anlegg status? er r?dt for linjer som krever anleggsregistrering. Innkj?per/fagrekvirent/varemottaker klikker p? Anlegg under kontering for valgt linje og legger inn n?dvendig informasjon.

Obligatoriske felter er merket med *. Andre felter kan korrigeres ved behov.

N?r anleggsinformasjon er lagt inn, velger innkj?per/fagrekvirent/varemottaker OK. Er det flere linjer som krever anleggsregistrering, gjentar innkj?per/fagrekvirent/varemottaker prosessen inntil alle r?de felter p? innkj?psordren bli gr?nne.

• Brukerveiledning: Anskaffelse av anlegg ved innkj?psordre i Unit4 ERP (df?-video) om opprette rekvisisjon, komplettering av anleggsinfo, godkjenne/avvise rekvisisjon, registrere varemottak n?r vare mottas f?r faktura, registrere varemottak n?r faktura mottas f?r vare.

Dellevering av innkj?psordrer som skal anleggsregistreres

Det er ikke mulig ? utf?re delmottak p? en enkelt linje. Men hvis det er bestilt flere varelinjer, er det mulig ? motta kun en eller flere av varelinjene. Systemet vil imidlertid kreve at det legges inn noe i de obligatoriske feltene knyttet til anleggsregistrering ved varemottak.

Pass p? at du legger inn antall mottatt kun for varelinje(r) som du skal registrere mottak av. Deretter m? du inn ? fullf?re anleggsregistreringen og legge inn serienummer og eventuelt service tag p? alle varelinjene for ? f? r?de felter endret til gr?nn.

I feltene for serienummer og eventuelt service tag for varelinjer som ikke er mottatt kan du legge inn dummy verdier (tilfeldige tall). Disse m? du s? huske ? oppdatere n?r varene ankommer, ellers vil varemottaket g? videre med dummy verdier. Du vil ved neste dellevering ikke f? hjelp til ? huske dette av systemet da feltene allerede er gr?nne.

H?ndtering av feil eller mangler ved leveransen

Varemottaker/behovshaver melder eventuelle avvik til innkj?per/fagrekvirent?.

Innkj?per/fagrekvirent avklarer hvem som f?lger opp avviket mot leverand?ren.  

Innkj?per eller fagrekvirent h?ndterer reklamasjoner og oppf?lging av mangelfulle leveranser for innkj?p, i samr?d med behovshaver, varemottaker/leveransebekrefter, fagrekvirent, eller anskaffelsesr?dgiver der bel?pet tilsier det? og s?rger for ny leveranse eller kreditnota.

Husk: Meld fra til anskaffelsesr?dgiver ved feil/mangler p? kj?p knyttet til avtaler, slik at de kan samle opp avviksmeldinger og f?lge opp leverand?ren.

E-l?ringskurs

Egenl?ring for fagbrukere i UNIT4 ERP - Behov til betaling (BtB)