Aktivitet 6: Tildele nye verdier og tilganger til ansatte i ny organisasjon

Oppgave

Enhetene har ansvar for at ansattdataene tilh?rende ny organisasjon blir meldt inn gjennom excelarkene som er lagt inn i enhetens Vortexmappe under aktivitet 4.

Data som m? vurderes og ajourf?res

1. Budsjettdisponeringsmyndighet

For tilganger som krever endring av budsjettdisponeringsmyndighet m? det sendes inn nye BDM skjemaer:
S?ke om budsjettdisponeringsmyndighet

2. SAP-informasjon

Det m? sendes inn nye brukerskjemaer hvis det gjelder tilgang til nye roller for eksisterende brukere, eller tilgang til brukere som ikke har tilgang fra f?r.

Brukerinnmeldingsskjema for SAP

N?dvendig informasjon som legges inn i excelarket i vortexmappen (dette m? gjennomg?r, behov for endring):

• Konteringsinformasjon for l?nn og reise
• Konteringsinformasjon for EK-tjenester (trekk for mobil og breb?nd mm.)
• Konteringsinformasjon for B-tillegg
• Personer p? timel?nn og e-bilag
• Oversikt over personer med flere stillinger
• Gjesteroller knyttet i SAP
• Roller og oppgaver:
  • Attestanter: Oversikt over attestantpoolene ved enheten
  • Assistenter: Oversikt over assistenter ved enheten, inkludert hvem de er for
  • BDM-roller (I SAP er alle BDM¡¯er ogs? ledere - denne informasjonen b?r derfor innhentes sammen med informasjonen om lederne)

3. ?konomisysteminformasjon

Det m? sendes inn nye brukerskjemaer hvis det gjelder tilgang til nye roller for eksisterende brukere, eller tilgang til brukere som ikke har tilgang fra f?r.

Anbefalt fremgangsm?te:

1. Ta ut oversikt over eksisterende brukertilganger for enheten i Tableau ?konomirapporter. Velg rapportene:
   • Rapport under testing
2. Lag en tilsvarende oversikt over brukertilganger i ny struktur til eget bruk.
3. S?k om brukertilganger i Unit4.

Viktig ? v?re oppmerksom p?:

• Det vil v?re en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle kostnadsstedene kan avsluttes s? raskt som mulig og det skapes minst mulig "st?y" for brukerne. I denne perioden skal enhetene
  1. ikke utfakturere p? gamle kostnadssteder
  2. fullf?re mest mulig i Unit4 p? gamle kostnadssteder
  3. "t?mme" gamle kostnadssteder fram mot nytt?r s? langt det er mulig
  4. s?rge for at alle bestillinger i Unit4 har minimum status Bestilt, det vil si at de er sendt til leverand?r.

3. ePhorte-informasjon

• Ansattes roller og autorisering
  Enheten ved leder, eller den leder delegerer til, godkjenner/evt. endrer eSaks forslag til roller og tilgangskoder i ny organisasjonsstruktur p? excelskjema ephorte-roller-tilganger i enhetens Vortexmappe (ble lagt inn under aktivitet 3). Les mer om roller i ePhorte.
• Personalmapper
  En omorganisering kan v?re en gylden anledning til ? velge en mer hensiktsmessig organiseringen av personalmappene i ePhorte.