Organisering av personalmapper i ePhorte

Organisasjonsstrukturen

• Niv?ene i organisasjonen er viktige med hensyn til hva brukere f?r tilgang til ? se av dokumenter i ePhorte.
• Om de administrative niv?ene legges hierarkisk vil brukere som er autorisert for egen enhet f? tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter p? underliggende enheter.
• Brukerne vil ikke f? tilgang til saker, journalposter og dokumenter p? niv?er over egen enhet, eller p? enheter som er sideordnet.

Plassering av personalmapper

• Noen steder er alle personalmappene samlet p? avdelingsniv? eller tilsvarende enhet.
• Ledere kan da f? innsyn i sine medarbeideres mapper enten ved ?
  • f? tilgangskoden PV for hele avdelingen og dermed tilgang til mapper for ansatte de ikke er ledere for
  • eller at personalkonsulentene setter ledere som kopimottakere p? journalposter de skal se
  • eller personalkonsulenten sender kopi av journalposten ufordelt til enheten og leder m? fordele til seg selv.

Personopplysningsloven

• Personopplysningsloven (lovdata.no)
• Plassering av personalmappene skal ivareta beskyttelsen av det som artikkel 9 av loven definerer som sensitive opplysninger. Dette er opplysninger om:
  1. rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religi?s oppfatning
  2. at en person har v?rt mistenkt, siktet, tiltalt eller d?mt for en straffbar handling,
  3. helseforhold
  4. seksuelle forhold
  5. medlemskap i fagforeninger

Anbefalt plassering

• Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) anbefaler at personalmappene plasseres p? niv?et hvor personalansvaret ligger; avdeling, gruppe etc. Alts? ikke samle personalmapper p? en enhet eller p? niv?er opp i organisasjonen.
• Fordeler med en slik plassering
  • N?rmeste leder eier sakene og f?r tilgang til mappene til sine medarbeidere, men ikke mappene til ansatte vedkommende ikke er leder for.
  • Brukerne ikke f?r tilgang til mer dokumentasjon enn n?dvendig.
  • Man slipper tungvinte work-arounds for ? f? tilgang til dokumentasjonen.
• Ulempen med slik plassering er at personalkonsulentene m? ha saksbehandlerroller p? alle enhetene hvor personalmappene blir lagt.