Roller i ePhorte

Oversikt

• Brukerne m? ha minst ¨¦n rolle i ePhorte, og denne rollen m? v?re knyttet til enheten hvor rollen skal benyttes.
• Det vanligste er ? ha rolle p? det stedet hvor brukeren er ansatt og har sitt daglige virke. Noen brukere har imidlertid behov for ? ha roller ved andre enheter.
• Alle ansatte blir automatisk tildelt rolle som saksbehandler ved enheten de er ansatt ved. De ?vrige rollene m? legges inn manuelt i ePhorte av Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak).
• De vanligste rollene er:
  • Saksbehandler ¨C rollen er tilstrekkelig for vanlig saksbehandling
  • Leder ¨C rollen gir brukeren mulighet til ? fordele saker og godkjenne dokumenter
  • Arkivansvarlig ¨C rollen er forbeholdt de arkivansvarlige p? delarkivene
  • Arkivar ¨C for arkivarer / arkivansatte
  • Stedfortreder - for dem som skal fungere i leders sted

Autorisering

• Tilgangsstyring er en grunnleggende sikkerhetsfunksjon i ePhorte. Denne m? fungere tilfredsstillende for at det skal v?re tilr?delig ? registrere og lagre sensitiv informasjon i arkivbasen.
• Tilgangskoder og aktiv skjerming: For ? skjerme taushetsbelagt informasjon p?f?res tilgangskoder p? saker, journalposter og enkeltdokumenter. Bruk av tilgangskoder og aktiv skjerming av taushetsbelagt informasjon styrer hva som skal vises p? offentlig journal og hva ulike brukere skal f? lov til ? lese og s?ke etter internt p? UiO.
• Ansvar: Det er linjeleders ansvar ? s?rge for at enhetens saksbehandlere er korrekt autorisert i forhold til saker, opplysninger og dokumenter de har behov for ? ha tilgang til.
• Autoriseringsniv?er: Brukere kan autoriseres for tilgangskoder p? tre niv?er:
  1. Egne saker: Bruker gis leserettigheter til egne saker og dokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. Det vil si de saker, journalposter og dokumenter hvor vedkommende selv er registrert som saksansvarlig, saksbehandler eller intern mottaker eller kopimottaker p? journalpost
  2. Egen enhet: Dersom en bruker autoriseres med en tilgangskode innenfor en eller flere administrative enheter, gis vedkommende fulle leserettigheter til de saker og journalposter som tilh?rer disse, inkludert underliggende enheter.
  3. Hele UiO

Gjeldende tilgangskoder

• OF ¨C Unntatt etter offentleglova
• PV ¨C Personalsaker
• PO ¨C Personers ?konomiske forhold
• PD ¨C Disiplin?rsaker personal
• SV ¨C Studentsaker
• SD ¨C Disiplin?rsaker student
• ST ¨C Tilrettelegging student
• FO ¨C Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ssaker
• AI ¨C Anskaffelse innkj?p

Oppgaver ved organisasjonsendringer

Ved organisasjonendringer m? leder ved enhet fylle ut et excell-ark med riktige roller og autoriseringer p? sine brukere. eSak legger skjemaet i Voretex-mappa til enheten. Enheten skal ha dette ferdig utfylt innen utgangen av november.

Opplysninger som m? v?re med:

1. Navn p? bruker
2. Brukernavn
3. Rolletype med arkivsted
4. Autorisering(er) p? korrekt niv?
5. Opplysninger om brukeren skal v?re stedfortreder for en leder og hvilken leder dette er.