Hvilke endringer kommer egentlig?
Fra 1.5.2021 skal UiO over p? nye l?sninger innenfor omr?dene l?nnsutbetalinger, bestillinger, fakturah?ndtering, prosjektadministrasjon for eksternt finansierte prosjekter og ?konomisystem. Dette betyr at det blir endringer innenfor systemer, arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser p? disse omr?dene. For en oversikt over hvilke systemer som skal skiftes ut, se her.
Blir noen av arbeidsoppgavene samlet p? ett av universitetene?
Nei, alle universitetene skal fortsatt v?re ansvarlig for utf?relsen av arbeidsoppgavene som er tillagt hvert universitet.
Mister vi arbeidsoppgaver?
Avhengig av hvordan vi i dag utf?rer v?re arbeidsprosesser og avhengig av hvordan de nye systemene vil v?re, kan det hende at noen oppgaver forsvinner og noen oppgaver kommer til. Omfanget av dette vil avdekkes etter hvert som vi f?r mer informasjon og oppl?ring i de nye systemene.
Hvordan foreg?r prosessene med ? ta beslutninger om nye prosesser og rutiner?
Det er etablert s?kalte faggrupper hvor alle universitetene stiller med en fagressurs hver innenfor de ber?rte arbeidsprosessene. Faggruppene jobber med ? etablere felles praksis, l?sninger og tjenester. Alle faggruppene har som m?l ? finne de beste, fremtidsrettede l?sningene for alle fire universitet. For ? se hvem fra UiO som deltar i de ulike faggruppene, se her.
Vil det kj?res piloter p? en eller flere enheter f?r innf?ring p? hele UiO?
Nei, det legges ikke opp til piloter. Hele UiO skal over p? de nye l?sningene fra 1.5.2021. Imidlertid er DF? ansvarlig for grundig testing av alle systemer f?r vi skal ta dem i bruk.
Vil ¡®e-ompen¡¯ leve videre?
Nei, ¡®e-ompen¡¯ slik vi kjenner den i dag vil ikke leve videre. Imidlertid vil det lages en ny l?sning for ? ivareta funksjonaliteten fra ¡®e-ompen¡¯ slik at vi fortsatt skal kunne h?ndtere frikj?p, internhandel og ompostering elektronisk.
Vil Kuben bli borte?
Det er ingen planer om ? fjerne Kuben.
Tiltakskoder blir ikke lenger et segment i kontostrengen, hvordan h?ndteres enhetenes behov for tiltakskoder?
Vi jobber med ? f? p? plass en struktur for ? ivareta behovene p? sentralt og lokalt. Ny ?konomimodell har st?rre muligheter for styring og analyse enn dagens ?konomimodell. Hvordan strukturen konkret blir vet vi ikke p? n?v?rende tidspunkt. ?konomilederne har tidligere gitt uttrykk for at de ?nsker en st?rre standardisering, da strukturen vi har i dag ikke gir tilstrekkelig styringsinformasjon. Vi pr?ver derfor n? ? lage en struktur som gir bedre grunnlag for aktivitetsstyring og st?rre mulighet for analyse.
Vil de nye systemene kunne integreres mot kassasystem?
N?r det gjelder integrasjon mot kassasystem finnes ikke denne integrasjonen i dag, og den vil nok derfor ikke v?re p? plass fra 1.5.2021.
Den er i lista over integrasjoner, og vi vil vite mer tidlig i 2020 i forhold til hvordan den blir prioritert.
Hva menes med at vi i framtiden skal budsjettere p? et mer overordnet niv? enn vi gj?r i dag?
?rsbudsjettet vil fortsatt v?re detaljert, mens i langtidsbudsjettet ?nsker vi ? budsjettere p? et mer overordnet niv?. For eksempel vil man ikke budsjettere hver enkelt ansatt for seg, men se p? hvor mange ansatte man har i en stillingstype i en seksjon for eksempel 5 Seniorkonsulenter.
Ang?ende times- og oppdragskontrakter: hva med tillegg?
Dette er ivaretatt ved at DF? har et eget e-skjema for tillegg.
Hvilke systemer blir nye?
Se oversikt over systemer som kommer eller blir byttet ut
M? alle ansatte registrere timer og reiser p? appen p? mobiltelefon?
Nei. Det vil fortsatt v?re en HR-portal for registrering av timer og reiseregninger p? PC. Muligheten for ? registrere i app p? mobiltelefon er et supplement.
Hvordan henger ny arkivl?sning sammen med disse systemene?
Siden anskaffelse av nytt arkivsystem er forsinket, vil det dessverre ikke v?re noen integrasjon mot arkiv.
Vil Tableau fortsatt v?re rapportverkt?yet til UiO?
Ut fra den informasjon vi sitter med i dag, er det mest sannsynlig at vi vil beholde Tableau som rapportverkt?y.
Vil det v?re rapportl?sninger i UBW (Unit4 Business World)?
Ja, det er rapporteringsl?sninger i UBW (Unit4 Business World), men Tableau best?r og det vil p? et senere tidspunkt bli vurdert hva slags styringsinformasjon som hentes ut fra henholdsvis Tableau og UBW sine rapporteringsl?sninger.
Skal vi fortsatt bruke Adra/Task Manager?
Det er ingen planer om ? slutte med adra/task manager.
Hva er tidsplanen for ny e-handelsl?sning?
Overgangen til nytt bestillings- og fakturasystem skal skje samtidig med resten av endringene; det vil si 1.5.2021.
Blir det mulig ? legge inn frikj?p i nytt prosjektoppf?lgingssystem?
Det blir en egen frikj?psl?sning som knyttes til budsjetteringsmodulen (Planner i UBW). Alt av frikj?p som er budsjettert mellom s?vel basis og prosjekt og interne frikj?p mellom kostnadssteder, vil automatisk fremkomme som frikj?psforslag. Etter foretatt kontroll og godkjenning, utf?res omposteringen regnskapsmessig. BOTT anser dette som en sv?rt god og helhetlig l?sning som sikrer en effektiv og digital dataflyt
Blir det mulig ? splitte l?nn i prosjektstyringsverkt?yet?
Det er mulig ? splitte l?nn i l?nnssystemet (SAP) p? hele kontostrengen, ikke i prosjektstyringsverkt?yet. En styringsmessig fornuftig splitt av l?nn mellom basis og EFV blir f?rst vurdert etter 2022. BOTT er imidlertid av den oppfatning at frikj?psl?sningen som DF? tilbyr er s? god, effektiv og helhetlig at den skal brukes n?r fast ansatte skal frikj?pes fra basis til eksternt finansierte prosjekter
Er det mye nytt vi m? l?re?
Ja, det vil v?re behov for at de fleste av oss som har oppgaver innenfor ?konomi- og l?nnsomr?det vil m?tte endre m?ten vi jobber p?, og verkt?yene vi jobber i. Alle vil f? oppl?ring og tid til ? sette seg inn i de nye oppgavene og systemene. Det er et m?l at overgangen til det nye skal oppleves smidig og positiv, og at vi skal oppleve at vi jobber smartere enn i dag.
Hvordan skal jeg som bruker alle systemene klare ? l?re meg alle de nye systemene?
Alle som blir brukere av de nye systemene skal f? tilstrekkelig oppl?ring. Planleggingen av oppl?ringsl?pet er i gang, men det er for tidlig ? si konkret hvordan oppl?ringen vil legges opp. P? grunn av korona vil det legges opp til mye digital undervisning og e-l?ring. Hvem som skal f? de ulike typer oppl?ring er under planlegging.
Er det noe vi kan begynne med allerede n?, for ? forberede oss p? endringene?
Alle enheter m? selv s?rge for ? rydde i dagens systemer. Jo tidligere man starter ryddingen, jo bedre er det. Hva slags rydding det er snakk om, og hvordan det foreg?r st?r beskrevet i sak under 'Aktuelle saker'
Ett av m?lene er effektivisering. Har UiO noen overordnet plan for frigjort tid/kapasitet?
Det er ikke laget en plan for den frigjorte tiden/kapasiteten. Dette er noe som vil avklares i arbeidet med gevinstrealisering, et arbeid hele organisasjonen vil bli involvert i. Gevinstrealiseringsarbeidet vil foreg? fra h?sten 2020.
Vil arbeidsoppgavene mine bli sentralisert?
Nei, i utgangspunktet er det ikke planlagt ? sentralisere arbeidsoppgaver. Imidlertid kan det hende at vi arbeidet med innf?ring av l?sningene ser at det vil v?re hensiktsmessig ? samle noen typer arbeidsoppgaver, for eksempel for ? sikre effektiv gjennomf?ring eller unng? s?rbarhet.
Skal vi fortsette med dagens drift fram til 1.5.2021?
Ja, i all hovedsak skal vi fortsette med dagens drift fram til 1.5.2021. Imidlertid vil vi m?tte tilpasse driften en periode f?r overgangen 1.5.2021. Et eksempel p? dette kan v?re bestillingsstopp, betalingsstopp el.l. Informasjon om eventuelle tilpasninger vil gis i god tid slik at alle enheter f?r gjennomf?rt dette p? en tilfredsstillende m?te.
Hvordan vil arbeidsdelingen bli mellom UiO og DF??
DF? overtar arbeidsoppgaver i all hovedsak fra Avdeling for adminstrativ st?tte (ADS) og USIT, ikke enhetene. Dette vil bli h?ndtert ved naturlige pensjonsavganger og kompetanseutvikling.
Vil bibliotekssystemet Alma bli integrert?
Ja, dette er planlagt. Imidlertid tror vi ikke det vil v?re p? plass fra start, men at det vil komme etter hvert.