Fellesl?sninger betyr at to eller flere fakulteter, museer eller Universitetsbiblioteket deler administrative funksjoner. Det kan ogs? bety Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ om administrative prosesser mellom fakultetsniv?et og sentralt niv? der dette er mest hensiktsmessig.
Gevinster
Vi skal velge ut fellesl?sninger med et tydelig gevinstpotensial for fakulteter, museer og Universitetsbiblioteket:
- Effektivisere administrative arbeidsprosesser
- Svare ut ?kt behov for spesialisering av funksjoner
- Bidra til mer robuste administrative tjenester
Enhetene skal v?re f?rende i arbeidet med ? identifisere og prioritere egnede omr?der, i tillegg til ? definere og sette m?l for prosjektene som etableres etter konseptfasen.
Konseptfase
Fase 1: Definisjon, prinsipper og kriterier
Tidsperiode: august til oktober 2018
Hovedleveranse: Utarbeide prinsipper for fellesl?sninger og kriterier for prioritering av forslag.
Fase 2: Gjennomgang av administrative omr?der
Tidsperiode: september til desember 2018
Hovedleveranse:
- Utrede omr?dene forskerst?tte, HR/personal, innkj?p og kommunikasjon. Studieadministrasjon var ogs? et prioritert omr?de, men ble satt p? vent i p?vente av p?g?ende kartleggingsarbeid i prosjektet UiO:Saksbehandling og arkiv.
- Innhente forslag til fellesl?sninger fra relevante administrative nettverk. Forslagene vurderes opp mot kriteriene og prioriteres.
- Beslutte hvilke forslag som g?r videre til fase 3.
Fase 3: Analysere, vurdere og prioritere forslag
Tidsperiode: januar til april 2019
Hovedleveranse: Analysere de prioriterte forslagene og forberede et beslutningsgrunnlag med gevinstberegning, usikkerhetsanalyse og overordnet tidsplan. P? bakgrunn av dette vedtas etablering av konkrete fellesl?sningsprosjekter.
Bakgrunn
Universitetsstyret ba i juni 2017 om en prosess for effektivisering av administrative prosesser ved det enkelte fakultet og mellom fakultetene.
Gjennom flere seminarer h?sten 2017 og vinteren 2018 jobbet direkt?rnettverket frem forslag til m?l og prosess for administrativ forbedring. Forslaget fra direkt?rnettverket og p?g?ende digitaliseringsprosesser l? til grunn for universitetsstyrets vedtak i mars 2018 om ? etablere Program for administrativ forbedring og digitalisering med fellesl?sninger som et av prosjektene.
Mandat for konseptfasen (pdf)