Opprette utg?ende brev - journalpost

• Hent frem saken hvor du vil skrive et nytt utg?ende brev. Hvis du skal svare p? et innkommet brev, se egen veiledning.
• Hent frem nedtrekksmenyen ved ? klikke p? journalpostikonet p? journalpostfanen i saken og velg Ny utg?ende.

• Du f?r da opp registreringsbildet hvor du skal fylle inn informasjon om brevet du skal skrive.

• Felt til utfylling (NB! Felt merket med stjerne * m? fylles ut for ? komme videre):
  • Status: Er automatisk satt til R-Reservert n?r du oppretter en ny journalpost.
  • Journaldato: Tildeles automatisk dagen journalposten opprettes. Dette er en midlertidig dato og endelig journaldato vil bli den dagen arkivet journalf?rer journalposten.
  • Dokumentdato: Tildeles automatisk den dagen journalposten opprettes. Kan redigeres dersom det g?r lang tid f?r dokumentet ferdigstilles, men du kan ikke sette dato frem i tid.
  • Innhold: Tittel p? journalposten. Skal v?re dekkende for brevets innhold. Tips: Dersom du vil bruke deler av sakstittelen som tittel p? journalposten; h?yreklikk p? innholdsfeltet og velg Kopier sakstittel.
  • Tilgangskode: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentlighet. Klikk p? forst?rrelsesglasset for ? f? opp alle tilgangskoder med hjemmel. Skjerm ogs? de deler av tittelen som ev. inneholder sensitiv informasjon. Se egne brukerveiledninger for tilgangskoder og for skjerming dersom du er usikker.
    OBS!
    Bruk tilgangskode AR for ? skjerme dokumentet ditt for innsyn under arbeid (n?r journalposten har status R).
    N?r journalposten f?r status F for ferdig, vil tilgangskoden AR ikke lenger skjerme for innsyn fra andre brukere ved UiO.
  • Mottaker(e):
    Personer med norsk f?dselsnummer/D-nummer hentes inn fra Folkeregisteret:
    klikk p? forst?rrelsesglasset til h?yre for Kortnavn.

    

    Du f?r opp en dialogboks hvor Folkeregisteret st?r i adresseregisterfeltet. Fyll inn fullt navn og postnummer, eller s?k p? f?dselsnummer (11 siffer) i feltet Kortnavn i denne dialogboksen.

    Klikk p? S?k.

    Klikk p? navnet du f?r som s?keresultat, og navn, f?dselsnummer og adresse legger seg inn i feltene i fanen Mottakere. Kontroller at b?de gateadresse, postnummer og poststed hentes inn.

    

    Dersom du bare s?ker p? navnet til mottaker vil poststed ikke alltid f?lge med adressen inn i ePhorte. Det vil f?re til feil i forsendelsen.

    N?r du klikker p? Lagre eller Lagre og nytt dokument vil de fem siste sifrene i f?dselsnummeret bli sladdet i journalpostopplysningene, p? fanen Avsender/Mottaker, og det er ikke mulig ? finne det fullstendige f?dselsnummeret igjen i ePhorte.

    

  • Dersom mottaker er en virksomhet som er registrert i adresseregisteret i ePhorte kan du s?ke frem adressen ved ? klikke p? forst?rrelsesglasset, og du f?r frem dette s?kebildet:
  • 
     
  • Folkeregisteret er automatisk valgt i feltet Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@register. Klikk p? nedtrekksmenyen i feltet og velg ePhorte i stedet.
  • Skriv inn hele Kortnavn eller Navn og klikk S?k.
  • Vet/husker du ikke hele kortnavnet/navnet, bruk trunkeringstegnet * som vist under.
  • Klikk p? riktig navn eller kortnavn og du kommer tilbake til registreringsbildet.

• Unng? ? klikke p? S?k uten ? ha skrevet inn noen s?kekriterier. ePhorte m? da s?ke gjennom hele registeret sitt, og resultatet kan bli at datamaskinen henger.

• Skal brevet til en adressegruppe? Se egen veiledning.
• Finner du ikke adressen i adresseregisteret? Skriv den inn manuelt:
  
  
  
   
• Husk ? huke av U.off. om mottakernavnet skal skjermes.  NB!  man m? velge tilgangskode og hjemmel f?r man huker av for u.off. for at skjermingen av avsender/mottaker skal bli st?ende.
• N?r all informasjon er lagt inn i registreringsbildet klikk Lagre og nytt dokument.
• Du f?r da opp et bilde der du kan velge mal (utvalget varierer etter enhet du jobber ved).

• Velg riktig mal, klikk OK og du kommer inn i Word. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet.
• N?r du er ferdig med dokumentet klikker du p? Return to ePhorte.

• Du f?r da opp et sp?rsm?l om du vil lagre dokumentet. Klikk Yes.
• Det kommer s? opp en boks der du f?r ulike valg:
  
  
   
• Hvis du er ferdig med dokumentet haker du av for Marker dokument som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F - ferdig.
  • Dokumentet er n? ferdigstilt (status F) og det har f?tt et dokumentnummer.
  • Klikk Utf?r.
• Skal dokumentet p? godkjenning?
  • Se egen veiledning for enkel godkjenning eller egen veiledning for sekvensiell godkjenning.
• Er du ikke helt ferdig med dokumentet?
  • Klikk bare p? Utf?r.
  • Dokumentet vil fremdeles ha status R-registrert.
  • Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenys?ket Under arbeid.

Brevet er n? klart for ? ekspederes elektronisk.

Dersom brevet h?rer til unntakene fra elektronisk ekspedering m? du manuelt sette status p? journalposten til E slik at det blir journalf?rt (se egen veiledning).