Tilrettelegging ordin?r eksamen

Steg-for-steg-veiledning for tilrettelegging ved MN-fakultetet

Behandle s?knader i ephorte

1. I ePhorte klikk p? s?knaden du ?nsker ? behandle. Vurder s?knad og dokumentasjon og behandle deretter.
2. Send svarbrev til studenten via ePhorte: Klikk deg ut i journalposten til studenten - deretter klikk p? mappesymbolet til nyeste s?knad og velg "Besvar/Avskriv" - "Svar med utg?ende post"
3. Det vil n? dukke opp et nytt vindu i ePhorte. Gj?r f?rst n?dvendige endringer i "Innhold"- feltet, dvs. endre til "Svar p? s?knad tilrettelegging eksamen XXX XXX". Fjern ID. Deretter klikk i den tomme boksen under "Person" p? raden hvor navnet til studenten st?r. N? kan du skrive inn personnummeret til studenten under "Kortnavn". N?r du er ferdig klikk et annet sted i vinduet.
4. Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@n til studenten vil automatisk bli fylt inn. Dobbeltsjekk gjerne med "Student samlebilde" i FS at adressen er riktig.
5. Klikk p? "Lagre og nytt dokument" ?verst i vinduet. Det vil n? dukke opp et nytt vindu: Velg "Brev fra UiO". Word vil n? ?pne seg og du vil f? opp en brevmal med studentens postinfo. Deretter kopier og lim inn vedtaksmal (dette finner du p? (O:)- disken), husk ? gj?re n?dvendige endringer.
6. N?r du er ferdig ? redigere i Word, m? du trykke p? "Tilbake til ephorte" ?verst til venstre p? verkt?ylinjen. Det vil n? dukke opp et nytt vindu.
7. I dette vinduet m? du klikke p? "Til godkjenning" og deretter s?ke opp saksbehandler som skal godkjenne dokumentet. Klikk "Utf?r" - Du vil n? kunne se saken under "Sendt til godkjenning" under "Mine saker og dokumenter".
8. N?r dokumentet har blitt godkjent m? det ekspederes slik at brevet sendes ut til studenten. Klikk p? "Utg?ende brev til ekspedering" under "Mine saker og dokumenter".
9. Klikk p? mappesymbolet p? studentens journalpost under "Utg?ende brev til ekspedering" og "Ekspeder" - "Ekspeder elektronisk".
10. I vinduet som dukker opp sjekk at det st?r "Generell digital forsendelse" under feltet "Fors.m?te." Deretter klikk "Ekspeder"- feltet helt til h?yre skal n? bli gr?nt. Til slutt klikk "Lukk".

Registere tilrettelegging i FS

1. For ? registrere innvilget tilrettelegging sl? opp studenten i "Student vurdering samlebilde" i FS. En enklere m?te ? gj?re dette p? er ? kopiere studentnummeret fra ePhorte til FS.
2. Du vil n? f? opp en liste over alle emner studenten er oppmeldt til. P? emner med skoleeksamen markert med eksempelvis H?ST klikk p? et vilk?rlig felt inne i emnetfeltet og deretter klikk "Registrer eks.tilpasning" oppe i h?yre hj?rne. OBS: Husk ? velge riktig niv?, dersom emnet har et toppniv? (HS) skal du ikke registrere eks.tilp her, det m? gj?res p? underniv?et (HS-S). Hvis emnet har midveiseksamen m? du registrere eks.tilp p? to underniv?er (en for midtveis og en for avsluttende)
3. N?r du har gjort dette p? alle emnene med skoleeksamen/kort hjemmeeksamen klikk p? fanen "Eks.tilp". Her vil du f? opp oversikten over alle vurderingsenhetene du har registrert eks. tilp. p?. "Innvilget" m? alltid settes til "J". P? "Ekstra eksamenstid - timer" setter du den totale lengde tilleggstid p? eksamen. Mengden tilleggstid m? ogs? skrives i "Merknad", slik at studenten ser det i Studweb. Klikk ut av n?v?rende felt for ? lagre endringer. OBS: Hviletid skal ikke legges inn som tilleggstid, dette legges inn under "Romutstyr for eks.tilpasning" (mengden hviletid m? skrives inn i "Merknad"). Andre typer tilretteleggingsbehov registreres under "Romutstyr for eks. tilpasning": Klikk CTRL-N inne i feltet for ? opprette en ny rad og velg type tilrettelegging fra nedtrekksmenyen. Dette kan v?re for eksempel "Eget rom" og eller "Lingdys". Klikk ut av feltet for ? lagre endringer.

Legge inn rom i TP og FS

1. Bruk rapport 530.001 "Spesialtilpasninger for vurdering" for ? lage oversikt over alle kandidater med enerom eller mindre sal. Oversikt m? tas ut etter at alle nye tilretteleggingss?kander er behandlet samt at studenter med permanent tilrettelegging er blitt registrert i eks.tilp. Bruk f?lgende filter for ? hente ut oversikten til rapporten.

   Filter for FS530.001: ( romutstyr like ('%EGET ROM%')) or  (romutstyr like ('%MINDRE SAL%')) and  (vurdkombkode not = ('OBL1')) and (vurdkombkode = ('S') or vurdkombkode like ('%-S%')) and tilptype ='E' and  status_innvilget ='J' (vurdkombkode like ('%-%')) or (vurdkombkode = ('S')) or (vurdkombkode = ('M')) or (vurdkombkode = ('H')) or (vurdkombkode = ('H1')) or (vurdkombkode = ('H2')) or (emnekode ='IN2030') and tilptype ='P' and  status_innvilget ='E'

    

2. Alle plasser med mindre sal eller enerom m? n? bookes i TP. S?k opp aktuelt emne under "Timeplanlegging eksamen". Under "Valgte rom" klikk blyantsymbolet ved siden en av de ordin?re salene som allerede er reservert. Deretter trekk fra det totale antallet studenter ved emnet som har f?tt innvilget mindre sal eller enerom (en slik oversikt f?r du via FS-rapport "FS530.001 Spesialtilpasninger for vurdering"). Under "Romvalg" velg "Omr?de" "Silurveien". Under "Velg rom" velg aktuelt rom og antallet plasser som skal reserveres. Klikk "Lagre" for ? oppdatere endringer".
3. Studenter som skal ha enerom eller mindre sal m? ogs? romplasseres i FS. S?k opp aktuelle studenter i "Student vurdering samlebilde". Deretter klikk fanen "Eks.tilp" og velg "Eksamensrom (bygning-rom)" p? alle vurderingsenhetene med skoleeksamen. I f?rste nedtrekksmeny s?k opp Silurveien (kode AN36) og velg riktig rom i neste nedtrekksmeny (du vil kun kunne velge rom som er reservert for emnet i TP). Klikk ut av feltet for ? lagre endringen og det skal n? dukke opp en gr?nn hake p? linjen med "Eksamensrom".

Slette enerom og mindre sal hvor kandidater ikke er oppmeldt lenger

1. Ca. den 23 oktober / 23 mars skal ansvarlig for tilrettelegging ta en gjennomgang av antall oppmeldte kandidater med enerom/mindre sal og slette rom som ikke lenger er i bruk i TP. Ved ? gj?re dette innen utgangen av 23 okt/mars vil vi ha ryddet opp i totalantallet brukte rom f?r Silurveien gj?r bestilling av vakter for enerom/mindre sal. 

Ressurskrevende tilrettelegging - gj?r sjekk 15.sept/feb (midtveis) og 15.okt/mars (hovedperiode) opp mot frist S2

1. Lingdys. Inspera-eksamener er OK. Penn/papir: send minnepinne til S2. Filtrer ut I Excel (fra rapport) og sett opp plan. M? avtales med John/f?lges opp.
2. Lese-/skrivehjelp. M? fikses tidlig. 
3. Kontrastark og annet spesialutstyr.
4. Ekstern gjennomf?ring av eksamen. For eksempel for studenter som soner i fengsel under eksamen. Informasjon om gjennomf?ring m? sendes til lokalt ansvarlig person (feks ved skoleavdelingen i fengselet). (legge inn epostmal) Husk ? slette romplassering for slike kandidater 7 virkedager f?r eksamen.
5. Innvilget tilleggstid over vanlig sats/kombinert tilleggstid og hviletid? Silurveien m? f? beskjed om disse kandidatene, og f?lgende rutine m? gjennomf?res:
   1. Kandidater som sitter i ordin?r sal og har inntil 1 time utvidet tid m? flyttes til mindre sal 4C dersom de har eksamen p? formiddagen og det er et kveldsskift i samme sal. Det er ikke behov for ? gj?re noen endringer for kandidater som har inntil 1 time utvidet tid p? kveldsskiftet i ordin?r sal. Det samme gjelder dersom de allerede er plassert p? enerom eller sal 4C, uavhengig om det er formiddagsskift eller kveldsskift.
   2. Hvis en kandidat har mer enn 1 time utvidet tid (inkl hviletid) og de er plassert p? enerom p? formiddagen p? en dag med kveldsskift trenger vi ? f? beskjed. Dette er fordi at n?r man booker enerom i TP s? booker man kun rommet for ordin?r eksamenstid og det blir ikke tatt h?yde for eventuell ekstra tid. Det vil derfor fortsatt v?re mulig for et annet fakultetet ? booke enerommet p? kveldsskiftet, selv om det egentlig ikke er ledig.
6. Praktisk eksamen/OSKE:
   1. Ekstra tid innvilges ikke som et tiltak p? praktisk eksamen/OSKE, fordi dette kan f?re til en faglig fordel for studenten.
   2. Det kan innvilges valg av plassering i pulje, studenten kan f? mulighet til ? starte tidlig eller sent p? eksamensdagen.
   3. Ved dysleksi kan opplesing av eksamenstekst innvilges.
   4. Innvilgelse av tilrettelegging m? avklares med eksamensansvarlige ved instituttet.

Kvalitetssikring av innvilget tilrettelegging

Ta ut liste, FS-rapporten "Spesialtilpasninger for vurdering", over kandidater med mindre sal/eget rom f?r fristen for romplassering 1. mars/1. oktober. Sjekk at alle registrert med denne tilretteleggingen er romplassert.

1 uke f?r midtveis og etter trekkfristen for eksamen: G? igjennom alle emner for perioden, i FS-rapporten "Spesialtilpasninger for vurdering", og sjekk at studenter med registrert langvarig (P) tilrettelegging er registrert med eksamenstilpasning (E) i FS.

Registrere langvarig tilrettelegging

Viktig: Ta ut liste over all registrert tilrettelegging til utsatt eksamen