?rshjul for utvekslingsarbeidet ved UV
?rshjulet viser hvem de ulike studieadministrative oppgavene ved UV-fakultetet ang?r. Det er satt opp egne frister eller tidsspenn for UV i forbindelse med lokale arbeidsprosesser, og de fleste er knyttet til UiOs felles frister. Viktige frister for studenter og utvekslingsinstitusjoner er tatt med for ? vise hvilke datoer vi arbeider frem mot.
|
Dato/periode |
Hva |
Ang?r |
|---|---|---|
|
2. januar |
Frist for ? s?ke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden p?begynnes kommende h?stsemester.
|
Utreisende studenter |
| Januar |
Velkomstuken: mottak og oppf?lging av innreisende utvekslingsstudenter i v?rsemesteret. Velkomstm?te p? UV. |
Fakultetskoordinator, evt studiedekan, UV studieinfo Faddergrupper |
| Januar | Velkomstuken: fortsettelse av emnep?meldinger for innreisende | UV-studieinfo, institutt |
| Fortsetter fra november- 15. februar |
Promotering og info utreise for s?kerkull 15/2, jamf?r plan i UV-INT-nettverket.
|
Instituttene f?lger opp egne programstud med infm?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| Januar - 15.februar | Veiledning og oppf?lging av studenter/s?kere til utveksling det p?f?lgende semester | Institutt |
|
Januar-februar |
Emneavklaring for potensielle UT-utvekslingsstudenter neste h?st |
Institutt |
| Januar - uke 3 | Infom?ter p? UV | Instituttene f?lger opp egne programstud med infm?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| Siste uke i jan/febr | Infom?ter p? de andre fakultetene, hovedsakelig relevant for lektorpr. | Andre fakultet |
| 15. februar | S?knadsfrist for utveksling i h?stsemesteret | Studenter, utreisende |
| Februar | Kvalitetssikre FS-registreringer i anledning DBH-rapportering av inn- og utreisende utvekslingsstudenter for forrige h?stsemester, | Fakultetskoordinator, institutt |
| Medio februar | Sjekke at emnetilbud p? engelsk for neste semester er oppdatert p? emneoversikten p? nett | ISP, IPED og CEMO |
| Medio februar for p?f?lgende semester. Ellers l?pende. | Alle UV-emner som skal tilbys innreisende m? knyttes til UVUTV ( for BA-niv?) eller UVUTVMAS ( for MA-niv?), som studieprogram i emne samlebilde. Se instruks for hvordan oppdatere UTV-emnekombinasjoner dersom studenter skal kunne velge emner i utdanningsplanen | Institutt |
| Siste halvdel av februar |
Behandle utvekslingsopptaket for utreisende studenter i h?stsemesteret Berkeleys?kere behandles av ISP Opptaket ferdigstilles senest innen ca ¨¦n uke etter s?knadsfristen, og studentene f?r kun noen dagers svarfrist. Se studentenes dokumentarkiv i FS for tilbud p? e-post. |
Avtaleeiere |
| Februar - medio mars | Kontakt med avtalepartnere om nominasjon/opptak av utreisende studenter |
Avtaleeiere |
| Februar- mars | Oppdatere UVs tre?rsplan over emnetilbud for innreisende utvekslingsstudenter. Fakultetskoordinator presenterer planen i STUV hvert semester (april/oktober) | Fakultetskoordinator, IPED, ISP, CEMO |
| Februar-mai |
Saksbehandling av endelig godkjenning/innpass for utvekslingsstudenter i forrige h?stsemester |
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| Februar-mai | Faglig vurdering av oversendte s?knader om endelig godkjenning/innpass for utveksling i h?stsemesteret. | Institutt |
| Medio mars |
Fakultetskoordinator, med relevante instituttrepresentanter
|
|
| Medio mars | Evaluering av promo/info-opplegg for s?kerkull-15/2. Planlegge promo/infoopplegg for neste s?kerkull-5/9: infom?ter i april-mai (dag og tid, struktur og innhold) + tentativ plan for h?stsemesteret. | Fakultetskoordinator og institutt |
| Mars - juni | Eventuell kontakt med avtalepartnere for oppdatering av innhold i avtalen | Fakultetskoordinator. Berkeleyavtalen administres av ISP, Obirin-avtalen administeres av IPED |
| 1. april | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter som skal utenfor EU/E?S i h?stsemesteret | Studenter, utreisende |
| 15. april | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter som skal p? utveksling i Europa | Studenter, utreisende |
| 15. april |
Anbefalt nomineringsfrist av innreisende studenter (ogs? praksis) for utvekslingspartnere. Absolutt nomineringsfrist for partnere og s?knadsfrist for nominerte studenter er 1. mai p? UiOs onlineskjema. |
Utvekslingsinstitusjoner |
| Medio april |
STUV-m?te: Semestervis oppdatering av utveksling p? UV: Status for utveksling, emnetilbud p? engelsk og avtaleportef?lje |
Nettverket diskuterer dette + evt pkt til diskusjon i forkant |
| april- juni |
Behandle s?knader om forh?ndsgodkjenning
|
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| april-juni | Faglig vurdering av oversendte s?knader om forh?ndsgodkjenning der det er aktuelt | UVs institutter, andre aktuelle fakultet og institutt |
| April - juni |
Info og oppf?lging av semesterets innreisende studenter om signering av dokumenter, transcript etc. |
Fakultetskoordinator, UV-studieinfo |
| april-mai |
Infom?te(r) osv for aktuelle s?kerkull til 15. september-fristen. Se arbeidsdokumenter p? TEAMS |
Fakultetskoordinator og institutt |
| 1.mai |
S?knadsfrist om opptak til UiO i h?stsemesteret for innreisende utvekslingsstudenter |
Nominerte innreisende studenter, ogs? nominerte praksisstudenter |
|
Start siste uke i april/f?rste uke i mai
Medio mai: UV-frist
30. mai - UiO-frist
|
Emneavklaring for innreisende studenter i kommende v?rsemester, knyttet til emneopptaket 1. runde
Emneavklaringsperiode
Frist for emneavklaring for alle fakulteter |
UV fakultetskoordinator, i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med UV- instituttene
Institutter
Fakultetskoordinatorer p? alle fakulteter |
| Mai?: F?lger de sentrale frister UiO dato |
Kvalitetssikring av studieprogramsider - studier i utlandet Arbeidsstue ved behov for samkj?ring av profil og oppdatering av innhold |
Institutt, i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med fakultetskoordinator |
| Juni F?lger de sentrale frister UiO dato | Kvalitetssikring av UVs fakultetssider om utveksling | Fakultetskoordinator, ved behov i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med institutt og studiewebredakt?r |
| 1. mai | Nye avtaledokument og kvalitetssikringsskjema for avtaler som skal v?re s?kbare til 15. september samme ?r sendes til fakultetskoordinator | Institutt |
| 1. mai - 15. mai | Fakultetskoordinator, eventuelt i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med institutt | |
| Slutten av mai | Frist for ? kvalitetssikre s?knadsalternativ i S?knadsweb i forbindelse med s?knadsfrist 15. september | Fakultetskoordinator |
| Mai - september |
Emneendringer etter vedtak om forh?ndsgodkjenning - utreisende i h?stsemesteret. |
Institutt |
| 1. juni - 15. september | S?knadsweb ?pner for s?knad om utveksling i v?rsemesteret i p?f?lgende ?r | Studenter, utreisende |
|
1. juni
|
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler for kommende s?knadsrunde: Kvalitetssikring av nettsider |
Avtaleeier. Nettsidene oppdateres hovedsakelig av fakultetskoordinator. Berkeley-avtalen oppdateres av ISP |
| Begynnelsen av juni |
Studentweb ?pner for emnep?melding/s?knad 1. runde for innreisende studenter i h?stsemesteret |
Alle studenter |
| Medio juni - fram til torsdag i mottaksuken h?stsemesteret | Alle studenter, UV-studieinfo, institutt | |
| Juni medio | Avtaledag | Fakultetskoordinator |
| Juni medio | Oppdatert interninstruks om utveksling til UV studieinfo | Fakultetskoordinator, i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med UV studieinfo og institutt |
| Juni medio |
Ha klart promo/infoopplegg for aug-okt periode for s?kerkull 15/9. |
Fakultetskoordinator, institutt
|
| Juni medio | Eventuell promotering av utveksling i forbindelse med s?knad 15/9: info ut til aktuelle s?kerkull p? studieprogram | Instituttene f?lger opp egne programstud med infom?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| Juli | ||
| August |
Saksbehandling av endelig godkjenning/innpass for utvekslingsstudenter i forrige v?rsemester |
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| 1. august |
Frist for ? s?ke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden p?begynnes kommende v?rsemester. NB! S?knadsfrist UiO er 15. august! |
Utreisende studenter |
| August-oktober | Faglig vurdering av oversendte s?knader om endelig godkjenning/innpass for utveksling i v?rsemesteret. Gjelder kun s?knader der studenters endelige emnepakke ikke er klarert tidligere. | Institutt |
| August |
Velkomstuken: mottak og oppf?lging av innreisende utvekslingsstudenter i v?rsemesteret. Velkomstm?te p? UV. |
Fakultetskoordinator, evt studiedekan, eksamenskontoret, UV studieinfo og faddere |
| August | Velkomstuken: fortsettelse av emnep?meldinger for innreisende | UV-studieinfo, institutt |
| Fortsetter fra april og fram til 15.august |
Promotering og info om utreise for s?kerkull 15/9, jamf?r plan lagt i utvekslingsnettverket. |
Instituttene f?lger opp egne programstud med infom?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
|
August-september |
Emneavklaring for potensielle utvekslingsstudenter neste v?rsemester |
Institutt |
| August - 15.september |
Promotering av utveksling i forbindelse med s?knad om utreise 15/9.
|
Institutt |
| August - 15.september | Veiledning og oppf?lging av potensielle utreisende studenter |
Institutt. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| August, 3. eller 4 uke | Infom?ter p? UV |
Institutt. Fakultetskoordinator bist?r ved behov |
| M?nedsskiftet aug/sept |
Promotering & infom?ter p? de andre fakultetene. Relevant s?rlig for lektorprogr. |
Andre fakultet |
| 15. september | S?knadsfrist utveksling i v?rsemesteret | Studenter, utreisende |
| Medio september | Sjekke at nettoversikten over UV-emner p? engelsk samsvarer med oppsatt emnetilbudet for v?rsemesteret (tre?rsplanen? | IPED og ISP |
| september for p?f?lgende semester. Ellers l?pende. | Alle UV-emner som skal tilbys innreisende m? knyttes til UVUTV ( for BA-niv?) eller UVUTVMAS ( for MA-niv?), som studieprogram i emne samlebilde. Se instruks for hvordan oppdatere UTV-emnekombinasjoner dersom studenter skal kunne velge emner i utdanningsplanen | IPED og ISP |
| Medio september | Sikre at engelskspr?klige BA-emner p? UV ikke har undervisningskollisjon i p?f?lgende v?rsemester | ISP og IPED |
| Siste halvdel av september |
Behandle utvekslingsopptaket for utreisende studenter i h?stsemesteret Berkeleys?kere vurderes av ISP, som gir tilbakemelding om utfallet p? epost til fakultetskoordinator, som oppdaterer FS. Opptaket ferdigstilles innen ca ¨¦n uke etter s?knadsfristen, og studentene f?r kun noen dagers svarfrist. Se studentenes dokumentarkiv i FS for tilbud p? e-post. |
Fakultetskoordinator. I Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med aktuelle institutt der det er relevant. |
| September - medio oktober | Kontakt med avtalepartnere om nominasjon/opptak av utreisende studenter |
Fakultetskoordinator Berkeleyavtalen eies, driftes og administreres av ISP |
| September -oktober | Semestervis gjennomgang av tre?rsplanen i STUV for emneportef?ljen for innreisende studenter. | Fakultetskoordinator, institutt |
| 1. oktober |
Anbefalt nomineringsfrist av innreisende studenter (ogs? praksis) for utvekslingspartnere. Absolutt nomineringsfrist for partnere og s?knadsfrist for nominerte studenter er 15. oktober p? UiOs onlineskjema. |
Parterinstitusjoner |
| Oktober | STUV-m?te | Fak.koordinator, nettverket diskuterer evt innspill til punkter vi ?nsker ? ta opp i STUV |
| Oktober | Kvalitetssikre FS-registreringer i anledning DBH-rapportering av inn- og utreisende utvekslingsstudenter for forrige v?rsemester. | Fakultetskoordinator, institutt |
| Oktober - desember | Eventuell kontakt med avtalepartnere for oppdatering av innhold i avtalen | Fakultetskoordinator. Berkeleyavtalen administreres av ISP, |
| Medio oktober |
Fakultetskoordinator, med relevante instituttrepresentanter |
|
| 15. oktober ca | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter som skal utenfor EU/E?S i h?stsemesteret | Studenter, utreisende |
| 15. oktober -november |
Behandle s?knader om forh?ndsgodkjenning
|
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
| 15. oktober-desember | Faglig vurdering av oversendte s?knader om forh?ndsgodkjenning der det er aktuelt | Instituttene |
| 15. oktober |
S?knadsfrist om opptak til UiO for innreisende utvekslingsstudenter
|
Nominerte innreisende studenter, ogs? nominerte praksisstudenter |
| Medio oktober - medio november |
Gjennomgang av UVs avtaleportef?lje. Revidering av anbefalte utvekslingsavtaler p? lektorprogrammet, og ISP og IPEDs studieprogrammer. Frist 15. november |
Fakultetskoordiantor og internasjonale koordinatorer |
| Medio oktober | Planlegge promo/infoopplegg for neste s?kerkull-15/2. vt infom?ter i november + tentativ plan for v?rsemesteret. | Instituttene f?lger opp egne programstud med infm?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
| 1. november ca | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter i v?rsemesteret som skal p? utveksling i Europa | Studenter, utreisende |
|
Start siste uke i oktober/f?rste uke i november
Medio november: UV-frist
30. november - UiO-frist
|
Emneavklaring for innreisende studenter i kommende v?rsemester, knyttet til emneopptaket 1. runde
Emneavklaringsperiode
Frist for emneavklaring for alle fakulteter |
UV fakultetskoordinator, i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med UV- instituttene
Institutter
Fakultetskoordinatorer p? alle fakulteter |
| 1. november | Nye avtaledokument og kvalitetssikringsskjema for nytegnete utvekslingsavtaler som skal v?re s?kbare til 15. februar samme ?r sendes til fakultetskoordinator | Institutt |
| 1. november - 15. november |
Forlenget og nye utvekslingsavtaler registreres i FS, og nye avtalesider opprettes og publiseres |
Fakultetskoordinator, eventuelt i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med institutt |
|
2. november |
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler for kommende s?knadsrunde: Kvalitetssikring av nettsider |
Avtaleeier. Nettsidene oppdateres hovedsakelig av fakultetskoordinator. Berkeley-avtalen oppdateres av ISP, Oberlin av IPED |
| november | Frist for ? kvalitetssikre s?knadsalternativ i S?knadsweb i forbindelse med s?knadsfrist 15. februar | Fakultetskoordinator |
| november |
Frist for kvalitetssikring av studieprogramsider - studier i utlandet |
|
| November - desember | Eventuelle infom?te(r) for aktuelle s?kerkull 15/2 til utveksling neste h?stsemester. |
Institutt Planlegging/diskusjon i nettverksm?te UV-INT. |
| November-desember |
Info og oppf?lging av semesterets innreisende i h?stsemesteret studenter om signering av dokumenter, transcript etc. |
Fakultetskoordinator, UV-studieinfo |
| 1. desember | S?knadsweb ?pner for s?knad om utveksling i h?stsemesteret i p?f?lgende ?r | Studenter, utreisende |
| Begynnelsen av desember |
Studentweb ?pner for emnep?melding/s?knad 1. runde for innreisende studenter i v?rsemesteret |
Alle studenter |
| Medio desember - fram til torsdag i mottaksuken v?rsemesteret | Alle studenter | |
| Desember | Avtaledag | Fakultetskoordinator |
| Desember medio | Oppdatert interninstruks om utveksling til UV studieinfo | Fakultetskoordinator, i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med UV studieinfo og institutt |
| Desember medio |
Ha klart promo/infoopplegg for jan-mars periode for s?kerkull 15/2.
Oppf?lgning i UV-INT-nettverk |
Instituttene har ansvar for planlegging og gjennomf?ring av infom?ter & veiledning av egne programstudenter
Fakultetskoordinator f?lger opp i UV-INT-nettverk
|
| Desember, medio | Promotering av utveksling: i forbindelse med s?knad 15/2 - info ut til aktuelle s?kerkull 15/2 p? studieprogram | Instituttene |