Dokumentet er i Erasmusrammeverket en forh?ndsgodkjenning av emner, og form?let er ? gi studenten trygghet om emnene han/hun tar i utlandet vil bli godkjent og telle mot studentens grad.
Ikke alle institusjoner UiO Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@et med har tatt i bruk OLA. Det kan derfor v?re n?dvendig ? fylle ut papiravtaler. Papirversjonen henter studenter her.
Relevant nettinfo: ekstern, internt og til kontaktpersoner
Info til studenter
UVs veiledning til utreisende studenter om OLA
UiOs info til utreisende om Erasmusutveksling
Information about admission for Erasmus Students to UiO and LA/OLA
Interninfo
UiOs interninfo for studieadm om OLA for utreisende studenter
Veiledninger i Erasmus Dashboard for studieadministrativ
Kontaktpersoner
O.L.A kontaktpersoner for INNreisende studenter p? UiO
P?logging i EWP (Erasmus Without Papers) dashboard
P?logging i Erasmus dashboard for UV studieinfo og fakutetssekretariatet:
brukernavn: uv-studieinfo@uv.uio.no
passord: HelgaEngs1
Innreisende studenter - UV studieinfo
Innreisende studenter sender sin OLA til UV-studieinfo@uv.uio.no for signering i Erasmus dashboard. Vi signerer ikke Learning Agreements f?r etter at studentene har s?kt/meldt seg opp til emner i studentweb i juni/desember.
Vi har ingen deadline for n?r OLA/LA m? senest v?re signert.
Innreisende studenter i framtidig semester, bes vente til da.
UV studieinfo FAQ innreisende for LA papir, for OLA f?lges veiledningen nendefor
E-post via dashboard fra innreisende utvekslingsstudent for signering av OLA
N?r innreisende student har fylt ut sin OLA , sendes den til signering hos koordinator p? hjemuniversitetet, f?r den videresendes til signering hos oss. Den sendes fra adresse "Online Learning Agreement" <no-reply@learning-agreement.eu> i OLA dashboard. Den kommer i rt-k?en for studieinfo eller uv-international.
I subjectfeltet st?r info om hva og hvem det gjelder, f.eks:
Learning Agreement (for student Maria Mirisi) - confirmation request
Klikk p? lenken nederst i e-posten for ? komme til Erasmus dashboardet.
Finne frem til en innreisende student uten lenke fra en e-post:
Logg p? dashboard
S?k etter student via filteret: Incoming - filters - clear all - navn
OLA - GENERAL INFO
-
Sjekk studentstatus p? UV i fs opp mot info i OLA:
Programstudent - student samlebilde - studieprogram: UVUTV = UV bachelorniv?, UVUTVMAS = UV master. Dersom studenten tilh?rer et annet fakultet videresendes OLA: Kontaktpunkt for innreisende p? UiO - Sjekk at utvekslingsemesteret stemmer med FS
- Sjekk studentens kontaktinfo opp mot FS
-
Er riktig kontaktadresse p? UiO oppf?rt i studentens OLA?
-
E-post: uv-studieinfo@uv.uio.no
-
Det er helt greit dersom fakultet ikke er oppf?rt, eller at mitt navn st?r, siden mange partnerinstitusjoner ikke f?r oppdatert slikt i etterkant i OLA-dokumentet.
-
-
Er Erasmus ID-kode: N-OSLO-01 oppf?rt?
OLA - COURSES
Vi signerer p? OLA etter at studentene er oppmeldt/har s?kt opptak til emner, det vil si f.o.m. 1. opptaksrunde i studentweb i juni/desember. N?r OLA er signert av alle parter under Courses er det ikke lenger mulig ? gj?re endringer under Courses.
Sjekk f?lgende:
-
at emneoppmelding/s?knad i fs samsvarer med info i OLA under Table A - Study programme at the Receiving institution.
-
at emnene som er skrevet i OLA, og som ikke er s?kt p? i studentweb, tilbys semesteret de er p? UiO
-
Ikke signerer p? mer enn 40 ECTS/studiepoeng oppmeldte ECTS med innvilget opptak, om de da ikke faktisk skal ta mer. Grunn:
-
det skal v?re samsvar mellom reelt opptak til emner og det som st?r i OLA/LA. Det gjelder ogs? for emner som er s?kt p?.
-
Det er begrenset antall plasser p? emner, og vi ?nsker ikke at studenter skal ha emneopptak de ikke ?nsker ? benytte seg av n?r andre studenter venter p? plasser.
-
Undervisningen starter uken etter velkomstuken, og emneopptaket forventes ? v?re ferdig til da.
-
Dersom OLA er ok - sign¨¦r p? siden for Courses
Dersom ting ser ok i studentens OLA: Sign¨¦r elektronisk p? siden for Courses. Bruk dine initialer + UV student information center, og klikk p? "Confirm".
Dersom OLA ikke er ok - Decline og begrunn
Dersom noe m? rettes opp: Gi tilbakemelding til student i feltet " Fill in reason for declining". Klikk p? "Declining".
OLA - CHANGES
Vi signerer under Changes i OLA tidligst f.o.m. f?rste undervisningsuke, for ? v?re mest mulig sikre p? det ikke blir flere endringer. N?r OLA er signert av alle parter under Changes er det ikke lenger mulig ? gj?re endringer.
Sjekk emneendringer i OLA-dokumentet opp mot endringer i fs.
- Dersom samsvar mellom FS og OLA: Sign¨¦r elektronisk, og klikk p? "Confirm".
- Dersom manglende samsvar mellom FS og OLA: Gi tilbakemelding til student i feltet " Fill in reason for declining". Klikk p? "Declining".
- Dersom det ikke er endringer i emnepakken/studenten ikke har f?rt opp emner som det er endret til, skal vi heller ikke signere i feltet under Changes during the mobility.
Sp?rsm?l om registrering av karakterer i OLA/LA
Karakterer skal ikke skrives inn i Learning Agreement.
Studenter bestiller egen karakterutskrift p? vanlig m?te.
Feilmeldinger og mulige l?sninger
Sjekk Erasmus EWP (Erasmus without papers) Dashboard?s FAQs , eventuelt via helpdesk-funksjonens hjelpesider: ESCI Service Desk - Jira Service Management (atlassian.net)
Sp?r ellers Cecilie eller Vibeke dersom dere st?r fast, og meld inn dersom dere finner l?sninger p? problemer som ikke st?r i FAQ?n:
Utreisende studenter - fakultetssekretariatet
Saksbehandler i fakultetssekretariatet oppretter, f?lger opp og signerer OLA for utreisende studenter p? UVs Erasmusavtaler.
1 - Utfylling av CSV-fil
Saksbehandler forh?ndsutfyller OLA-dokumentene via en CSV-fil, slik at alle ERASMUS-dokumentene opprettes samtidig n?r filen lastes opp i OLA dashboard.
EWP dahboard - ressursside og veiledning for opprettelse av OLA-dokumenter
- Opprett fil. Et blankt excelark med CSV-filformat ligger i Erasmus Dashboard veiledningen (OLA upload template file). Eventuelt ta utgangspunkt i et exelark
- Lagre fil som CSV-fil p? fellesomr?de: U:\uvsek\studie\godkjenning_utenlandsk_utdanning, i relevant ?rsmappe for utreisende studenter.
- Fyll filen n?yaktig slikt det er vist i template file eksemplet og veiledningen, ellers vil ikke opplastningen fungere.
Relevant informasjon om studenter og utvekslingssteder etc
- Oversikt over alle utvekslingsstudenter et gitt semester/godkjenningsstatus: U:\uvsek\studie\godkjenning_utenlandsk_utdanning\2023 UTREISENDE STUDENTER
- UVs Erasmusavtaler
- FS-veiledning: Hvordan finne fram til kontaktadresse og annen relevant avtaleinfo for hver enkelt utvekslingsavtale . S?k etter EKSTERNT STED jamf?r veiledningen.
- FS-veiledning: Utvekslingspersonbilde - informasjon om studentens utvekslingsopphold
- FS- veiledning: Oversikt over alle utvekslingsstudenter
- Studentenes veiledning for kontaktpunkt for OLA p? UiO/UV-fakultetet:
- Etternavn: UV, Fornavn: International
- E-post: international@uv.uio.no
- Signeringfeltet for sending institution
Det du legger inn i filen skal samsvare med UVs veiledning om OLA til utreisende studenter p? UV.
2 - Revidering av informasjon i filen
Etter du har fylt ut filen, laster du opp en preview fra EWP dashboard, under "Upload", jamf?r oppskriften How to upload prefilled OLAs.
Du vil se en forh?ndsvisning av informasjonen til hver enkelt student sin OLA. Hvis noe ikke stemmer m? du endre csv-filen F?R du laster opp filen p? nytt i dashboard.
Common errors: se veiledningen i dashboard
3 - Opplasting av filen for opprettelse av studentenes OLA
Klikk ?upload? fra EWP dashboard for ? laste opp filen og opprette OLA for alle studentene.
4 - E-postutsendinger b?de via OLA dashboard og FS
Studentene vil motta e-postvarsel til de angitte adressene som inviterer dem til ? redigere og signere OLA-dokumentet deres p? plattformen.
I tillegg sender vi ogs? ut en e-post til studentene via FS om at OLA-en er sendt til de, og hvor de kan finne veiledning ( se e-post-mal under steg 5).
FS-veiledning om hvordan sende ut e-post til flere og til enkeltperson
Avsender for e-post: uv-studieinfo@uv.uio.no
Eventulet deg ogs? deg selv opp som cc p? f?rste e-post
Bruk FS-rapport 270.001 for ? sende ut e-post til UVs studieprogramstudenter p? Erasmus-utveksling via UV-avtaler. Bildet nedenfor viser hvilke felt som skal fylles ut:
5 - E-postmal til studenter om OLA
E-post: uv-studieinfo@uv.uio.no
Tema: Din Online Learning Agreement er n? tilgjengelig
Hei,
Du f?r denne e-posten fordi du skal p? utvekslingsopphold som Erasmusstudent via det Utdanningsvitenskapelige fakultet.
Din Online Learning Agreement (OLA) har blitt sendt til din student e-postadressen fra no-reply@learning-agreement.eu.
OLA er delvis forh?ndsutfylt av oss. Du skal fylle inn emner under "Courses", f?r du signerer.
Emnene du legger inn i dokumentet f?r utvekslingsoppholdet skal v?re de samme som de du har f?tt forh?ndsgodkjent i vedtaksbrevet, eller f?tt godkjent som endret emnepakke.
Det skal kun eksistere ¨¦n versjon av OLA, og endringer i dokumentet kan kun gj?res ¨¦n gang.
Dersom du ender opp med andre emner enn de planlagte og foh?ndsgodkjente, skal ogs? del 2 med "Changes" fylles ut. Det gj?r du eventuelt etter studiestart ved utvekslingsstedet. UV vil sende deg informasjon om det ved semesterstart.
Informasjon og veiledning om utfylling:
https://www.uv.uio.no/studier/utland/learning-agreement-erasmus%2B.html
Frist for utfylling og signering: xxxxxx
Eventuelle sp?rsm?l ved utfylling eller signering kan sendes til:
uv-studieinfo@uv.uio.no
Vennlig hilsen
UV studieinfo
uv-studieinfo@uv.uio.no
6 - F?r sommerferie/juleferie - sjekk av dokument og signering sending institution
For ? f? forh?ndsgodkjenning m? eksterne emner kunne godkjennes som en del av graden, og det er ogs? kravet for ? reise som Erasmusstudent og f? stipend. Informasjon i studentens Learning agreement m? derfor samsvare med det som er forh?ndsgodkjent.
Etter at studenten har fylt ut resten av OLA-en og signert er det derfor saksbehandlers tur til ? se over.
Dobbeltsjekk at:
- Emnene som skal tas ved utvekslingsstedet stemmer overens med emner i vedtaksbrevet for forh?ndsgodkjenning
- At emnene som skal erstattes i studieprogrammet ved UiO er lagt inn i Table B, og at de stemmer overens med vedtaksbrevet
- Emnene tilsvarer 30 studiepoeng/et fulltidssemester ved UiO
Dersom OLA er ok - sign¨¦r p? siden for courses
Dersom ting ser ok i studentens OLA signerer du elektronisk p? siden for Courses. Bruk dine initialer, og sign¨¦r p? vegne av Sending Institution, og klikk p? "Confirm".
Deretter g?r avtaledokumentet automatisk videre til vertsuniversitetet for signering.
Dersom OLA ikke er ok - decline og begrunn
Dersom noe m? rettes opp: Gi tilbakemelding til student i feltet " Fill in reason for declining" p? hva som m? rettes opp. Klikk p? "Declining".
Deretter g?r avtaledokumentet automatisk tilbake til studenten for revidering.
N?r dokumentet er signert av alle tre parter under del 1, Courses
Dokumentet kan ikke lenger endres.
Oppdater exelarket med OLA-status p? fellesomr?det: U:\uvsek\studie\godkjenning_utenlandsk_utdanning\2023 UTREISENDE STUDENTER:
- Ferdig signert av student og sending institution: F
- Mangler, uansett hva: Skriv i stikkordsform,dat¨¦r
7 - F?r sommerferie/juleferie - e-post om emneendringer
E-post ut via FS om OLA, emneendringer og kontaktpunkt for dette. Se FS-oppskrift under steg 4.
E-postmal til studenter om OLA og emneendringer
E-post: uv-studieinfo@uv.uio.no
Tema: Online Learning Agreement og emneendringer
Hei
Denne e-posten g?r til alle studenter som skal p? Erasmus-utveksling via UVs utvekslingsavtaler.
Dersom du ikke har f?tt eller f?r opptak til noen eller alle de forh?ndsgodkjente emnene oppgitt i vedtaksbrevet for forh?ndsgodkjenning, og m? du velge deg andre emner slik at du f?r en ny emnepakke tilsvarende minimum 30 studiepoeng.
Ny emner ved utvekslingsstedet m? vurderes p? UiO. Kontaktpunkt for sp?rsm?l om emneendringer:
https://www.uv.uio.no/studier/utland/etter-soknadsfristen.html
Du kan oppdatere din OLA n?r:
- du har f?tt avklart av saksbehandler p? UiO ny emnepakke ved utvekslingsstedet
- du har f?tt opptak til alle emnene ved utvekslingsstedet, og du er i gang med studiene
Det skal kun eksistere ¨¦n versjon av OLA. Endringer kan kun gj?res ¨¦n gang, og skal derfor forbeholdes endring av oppsatte emner. Det gj?r du eventuelt etter studiestart ved utvekslingsstedet. V?r derfor n?ye med utfyllingen f?r du signerer.
Endringer skal v?re *avklart og godkjent innen 5 uker* etter at mobiliteten har startet.
Informasjon og veiledning om utfylling av OLA:
https://www.uv.uio.no/studier/utland/learning-agreement-erasmus%2B.html
Eventuelle sp?rsm?l ved utfylling eller signering kan sendes til uv-studieinfo@uv.uio.no
Vennlig hilsen
UV studieinfo
uv-studieinfo@uv.uio.no
8 - Etter sommerferie/juleferie - e-post om emneendringer
Send ut ny e-post til studentene, en variant av punkt 7.
Tema: Online Learning Agreement, emneendringer og signering
Sett gjerne en frist, men som samsvarer med info under punkt 7.
9 - Etter sommerferie/juleferie - sjekk av endringer og signering i feltet Changes i OLA
Studenter som tar forh?ndsgodkjente emner og ikke har endret emnepakke, trenger ingen signaturer i Changes-delen i OLA.
For studenter med endret emnepakke:
- Saksbehandler sjekker i FS student samlebilde, under MRK, om det ligger merknader vedr?rende endret emnepakke p? utveksling. Eventuelt sjekk ogs? denne opp mot studentens vedtaksbrev om forh?ndsgodkjenning i ephorte.
- Det er kun side "Changes" i OLA som studenten fyller ut ved endringer.
- OLA-endringer kan godkjennes n?r studenten har fylt ut Table A bis (og eventuelt Table B bis) dersom endringer ogs? gjelder emnegodkjenningen ved studieprogrammet ved UiO), og hun/han har signert dokumentet p? nytt i felt under Table C bis.
Siden det kun skal eksistere ¨¦n OLA/LA og endringer skal v?re *avklart og godkjent innen 5 uker* etter at mobiliteten har startet, m? vi v?re n?ye p? at vi ikke signerer p? endringer i OLA/LA f?r etter studiestart.
Sjekk eventuelt avtalesidene for semesterkalender.
Studenter som har endret emnepakke, og ikke har f?tt faglig avklart emneendring i l?pet av utvekslingssemesteret, kan ikke f? signert Changes i OLA. Ny faglig vurdering tas i forbindelse med s?knad om endelig innpass og godkjenning.
Studenter som oppretter flere versjoner av OLA
Det er kun den opprinnelige versjonen opprettet av UVs saksbehandler i fakultetssekretariatet som er gyldig for studenter p? UV-avtaler. Dersom en student selv oppretter ¨¦n eller flere OLA ? er, skal ikke disse brukes - selv om studenten har f?tt signatur fra utvekslingsstedet.
Dersom studenten ikke finner den opprinnelige OLA sendt til han/hun fra saksbehandler, m? saksbehandler laste ned PDF-versjonen av den fra dashboard, og sende p? e-post til studenten.
10 - Arkivering av Learning agreement
Erasmus-studenter m? laste opp PDF-versjon av sin OLA i s?knaden om godkjenning og innpass av ekstern utdanning.
UiO vil imidlertid at vi arkiverer alle Learning agreement p? f?lgende m?te per januar -23):
- En ferdig utfylt og godkjent LA skannes eller importeres som inng?ende brev og gis tittelen "Learning Agreement + periode + navn p? studenten" (Eksempel: Learning Agreement 2016/2017 Ole Olsen")
- En godkjent LA som er klar for arkivering m? ha:
- En LA uten endringer: alle gr? felt utfylt og 3 underskrifter p? side 1
- En LA med endringer: alle gr? felt utfylt, 3 underskrifter p? side 1, endringer i Table A bis (og eventuelt Table B bis) og 2 underskrifter p? side 2
Feilmeldinger og mulige l?sninger
Sjekk Erasmus EWP (Erasmus without papers) Dashboard?s FAQs , eventuelt via helpdesk-funksjonens hjelpesider: ESCI Service Desk - Jira Service Management (atlassian.net)
Problemer i 2021-22, gammel versjon av dashboard (f?r febr. -23)
Etter jeg laster opp CSV filen s? st?r Dashboardet fast og laster opp.
Filen din har mest sannsynlig blitt lastet opp korrekt. Kryss deg ut av nettleseren etter 20 minutter og logg inn p? dahsboardet p? nytt. Pr?v ? s?ke opp studentene under Mobilities (OLA 3.0) ¨C Outgoing students. Hvis du ikke finner de m? du laste opp CSV filen p? nytt.
There was an error creating the Receiving Contact Person
Sjekk at det ikke er store bokstaver i e-posten, og sjekk at det ikke er skjulte mellomrom p? starten av navn/e-post hvis du har limt det inn fra et annet dokument
Jeg f?r ikke formatert dato riktig
Man m? h?yreklikke+ formatere som tekst, og s? skrive datoer inn p? formatet DD/MM/YYYY. (Mal-filen som ligger i dashboardet stiller seg automatisk tilbake til formatet DD.MM.YYYY- alts? med punktum mellom, n?r man lukker filen.
Receiving institution kode er feil
Dobbeltsjekk koden i FS hvis du er usikker. S?rg for at koden er riktig og ikke mangler noen deler (for eksempel sifrene p? slutten eller landsbokstavene i begynnelsen, mellomrommet etter landsbokstavene n?dvendig). Det er ogs? mulig at noen ekstra mellomrom gj?r koden umulig ? lese.
Studenten melder at de ikke f?r opp OLA sin n?r de logger inn hos Erasmus
Det er dessverre ingen m?te ? sende OLA-en p? nytt fra v?r side. Hvis de ikke finner den n?r de logger inn har det enten skjedd en feil eller l?rerstedet de skal til bruker ikke Erasmus dashboard. Man kan i disse tilfeller heller lage papirversjon av LA-en og spare tid p? feils?king.
"The Higher Education Institution you selected is using a different platform to exchange Online Learning Agreements. We kindly ask you to contact your mobility coordinator to check which other IT tool you should use instead."
Hvis studentene f?r denne beskjeden fra Erasmus s? m? man lage papirversjon isteden.