Utviklings?nsker med begrunnelser 2020

?nske 1/2020 Autocomplete i nedtrekksmenyer

?nske fra MN-fakultetet 9. desember 2019 i RT#3678589. Sendt Unit 8.1.2020 i RT#373146.

Problemstilling

"I student samlebilde registrerer vi masterstudenters veiledere i "Veiledn"-fanen manuelt. En student kan ha flere veildere s? det blir mange klikk og registreringer til sammen (ifi har 246 aktive studenter p? 2019-kullet som skal registreres med veileder). 
F?r ? finne frem riktig internveileder m? vi scrolle gjennom en lang liste. Om listen hadde beveget seg nedover alfabetisk n?r vi skrev inn den f?rste bokstaven i etternavnet til veileder, ville det gjort jobben noe enklere for oss. H?per jeg har klart ? forklare behovet. Kan det meldes videre?"

Vurdering i studieavdelingen

Omskrive ?nsket slik:

Autocomplete i nedtrekksmenyer

Begrunnelse

I enkelte av nedtrekksmenyene i bilder i FS-klienten, har vi bare mulighet til ? skrive tall eller ? velge blant lange lister med tall + navn, mens det ikke finnes nedtrekksmeny eller felter for ? s?ke p? navn. Vi savner mulighet i sistnevnte felter ? kunne skrive inn begynnelen p? et ord/navn, og at dess flere bokstaver vi skriver, s? f?res man til n?rmere den kombinasjon av tall og navn vi ?nsker ? registrere. 
Jeg tror mangelen omfatter felter som kombinerer f?dselsnummer + etternavn, fornavn. De konkrete bildene vi i f?rste omgang savner denne autocomplete-funksjonaliteten for er

• i vurderingsmodulen, bildet Kommisjon med sensor, underbildet der kommisjons-medlemmene skal velges inn manuelt. Se vedlagte illustrasjon 'nedtrekk-mangel-alfabet-komm-sensor.PNG' 
• 
• i Student samlebilde, arkfanen Veiledn, feltene for Veileder intern skal velges inn manuelt. Se vedlagte illustrasjon nedtrekk-mangel-alfabet-veil.PNG.
• 

Beskrivelse av problemstilling

I de to over nevnte eksemplene m? vi i noen tilfeller scrolle gjennom en lang liste med f?dselsnummer og navn. Man skal jo ofte legge til flere personer, og det blir mange klikk og registreringer til sammen. Det er vanligere ? huske en persons navn enn deres f?dselsnummer.

L?sningsforslag

Mulighet til ogs? ? begynne ? skrive navnet, og s? komme til et mer og mer fornuftig sted p? en lang liste dess flere bokstaver man skriver inn. Et bilde som har en ok funksjonalitet som likner er Person/student: Feltene for statsborger i, se illustrasjon:

Kost-/nyttevurdering

Gj?re det enklere ? registere manuelt

?nske 2/2020 Navn i STORE BOKSTAVER

?nsket av studieavdelingen 10.1.2020. Opprinnelig sendt Unit som feilmelding i Unit-RT#372362 27.12.2019. Sendt Unit 17.01.2020 i Unit RT#373941.

Status

29.1.2020: FS planleggingsgruppe st?ttet at det innf?res for retting av bare sm? eller bare store bokstaver. Saken er satt p? ?nskelisten. Unit Jira-sak FS-944

15.2.2020: L?st i FS8.2.5 (flis05) [ca. mars 2020]: Ved nyregistrering av person der etternavn eller fornavn kun inneholder sm? eller kun inneholder storebokstaver, s? settes stor forbokstav i alle navn.

En egen jobb vil ved oppgradering til FS8.3 gj?re en slik oppdatering for eksisterende personer.

Begrunnelse

N?r s?kere registrerer seg i S?knadsweb, hender det rett som det er at de bare bruker STORE BOKSTAVER i navnet sitt. N?r utvekslingsstudenter blir registrert i nominasjonsweb, bruker nominator ofte STORE BOKSTAVER p? etternavnet.

Frem til n? har dette bare v?rt et irritasjonsmoment. Men n? som alt skal henge sammen med alt, er det blitt en feilkilde i systemer som f?r data fra FS. Postmaster ved UiO skriver for eksempel: "Brukeren nnnn er registrert med navnet ?NNNN NNNNN Nnnnn [from FS]?.
Dette ble oppdaget pga. forskjell i navn mellom Cerebrum og Exchange, i Exchange kan ikke navnet ha dette formatet. F?r dere rettet opp?"

Beskrivelse

Vi ?nsker oss derfor at slike ukurante skrivem?ter rettes i FS, helst i samme ?yeblikk som de registreres eller lagres, og uansett om dataene kommer fra S?knadsweb, nominasjonsweb, eller EVUweb. Utfordringen er at det finnes ufattelig mange regler og unntak, s? 100% korrekt er neppe mulig ? f? det. Vi tror derfor at det b?r v?re mulig for en saksbehandler ? overstyre automatikk p? en eller annen m?te.

L?sningsforslag

Vi tror at InitCap (fornavn) og IntiCap (etternavn) ved lagring vil l?se mye, men ogs? skape nye feil.

Vi foresl?r derfor at InitCap bare skal sl? til i de tilfeller hvor

• personen ikke har norsk f?dselsnummer eller Dnr (vask mot folkeregisteret fikser eventuelle feil)
• alle bokstavene i fornavn og/eller etternavn er store eller sm?. (Da overlever McDonald, van der Helden, dessuten kan vi holde styr p? curiosa som italienske adelige personer: "di Canossa" er av italiensk adelsslekt, mens "Di Canossa" er en vanlig borger.)

Til info for interesserte: Eksempler p? hvordan InitCap virker en med etternavnet A.D.K.: 
select initcap ('A.D.K.'), initcap('A-D-K'),initcap('A D K'), initcap('ADK'), initcap('adk') from dual;A.D.K.    A-D-K    A D K    Adk    Adk

Omfang

Det er litt over 9000 personer i UiOs produksjonsdatabase n? med slike ukurante skrivem?ter. Alle er nok ikke feil. For eksempel kommer navn med lengde ¨¦n bokstav med her. Vi har sett p? hvilke land personene kommer fra. De fleste kommer fra land i Afrika og Asia. Vi tror ikke det er s?re regler der.

 

?nske 3/2020 ?nske om mulighet for ? kunne ta ut tilbud-/vente-/avslagsliste for emne(-klone-)par samtidig.

?nsket av MN 24.1.2020 i RT#3738664. Sendt Unit 22.7.2020 i deres RT#399063, se mer nederst i denne saken.

Vi fremmer med dette ?nske om at mulighet for ? ta ut fellesliste for p?meldte/ tilbud-/ vente-/avslagsliste p? emneniv?, utvides til mulighet for ? velge emneklonepar, det slikt er registrert i FS, gjerne med mulighet for en slags filte som kan filtre ut studenter som ikke er innvilget, eller tilbudsstatus kan hukes bort. Og med en merknad for den enkelte student om hvilket emne de er p?. (Dette siste kommer allerede i dag n?r man kj?rer felles undervisningsopptak.)

(Dersom dagens rapporter utvides slik at man kan angi flere emner (ikke hele enheten / fakultetet), vil oppfylle samme behov.)

Innspill fra Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

SADM tolker behovet slik: UiO har et utall emner som deler p? undervisning i st?rre eller mindre grad. Noen er helt samkj?rt (eksempel BIOS5113/BIOS9113 2020 V?R).
Her f?r saksbehandler god oversikt allerede i rutinen FS462.001 undervisningsopptak ved at emnekoden p? det samkj?rte emnet listes ut ved siden av s?keren.

For emner som ikke er like tett knyttet sammen er det vanskeligere ? f? oversikt.
Dersom det var mulig ? utvide funksjonaliteten til rapportene FS470.001-004 med funksjonalitet (a la FS220.001 Emnetabell) slik at rapporten kunne kj?res for flere emner samtidig og emnekoden var p?f?rt ved siden av hver enkelt s?ker ville livet bli enklere for saksbehandleren v?re.

Endrinings?nske sendt Unit 22.07.2020 i deres RT#399063 Samkj?rt undervisning - oversikt

Problemstilling

UiO har et utall emner som i st?rre eller mindre grad deler p? undervisningen. S?ledes skal antall tilgjengelige plasser p? undervisningen fordeles broderlig, mellom to eller flere emner, dvs. samkj?ring. Ett av emnene blir definert til ? v?re et s?kalt sjefsemne og derfra blir kapasiteten i undervisningsopptaket talt opp. Sjefsemnet blir satt inn i rammen samkj?rt p? det/de andre emnene. Et eksempel er paret BIOS5113 og BIOS9113 2020 V?R, der BIOS5113 er sjefsemnet, se vedlagte illustrasjon 'fs-undakt-samkjore-opptak-master-er-sjef.PNG'.

Behov

N?r det kommer til studentene, har vi behov for ? holde oversikt over hvem som er p? hvilket emne f?r vi lagrer data om undervisningsopptaket, slik at vi kan gj?re endringer i bakgrunnsdata dersom vi ser behov for det. Vi har ogs? behov for ? holde oversikt i etterkant og se statusen p? den enkelte student og de emnene som h?rer sammen hvordan det st?r til med tanke p? p?meldte/tilbud-/vente-/avslagsliste.

I rutinen FS462.001 Undervisningsopptak f?r saksbehandler oversikt ved at emnekoden p? det samkj?rte ikke-sjefsemnet listes ut ved siden av s?keren, se vedlagte illustrasjon 'fs-462-001-samkjort-visning.PNG'.

I rapportene under FS470.001-004 Tilbud/vente/avslagsliste/oppm?teliste, derimot, ser vi ikke hvilke emner som har samkj?rt undervisningsopptak med andre emner, som alts? h?rer sammen, og da f?r vi ikke et helhetsoversikt over status for slike samkj?rte emnepar eller emnetrioer.

L?sningsforslag 
Rapportene FS470.001-004: Tilbud/vente/avslagsliste/oppm?teliste f?r funksjonalitet slik at rapporten kan kj?res for flere emner samtidig uten at det gjelder hele instituttet og at emnekoden blir p?f?rt ved siden av hver enkelt student.

?nske 4/2020 Logging i fanen Person.tilp i bildet [studvurd] 

?nsket av JF 19.2.2020 RT#3773637.

Problemstilling

Vi ?nsker at fanen Person.tilp i bildet [studvurd] skal loggf?res slik som andre bilder i FS, feks Eks.tilp fanen. Slik at vi kan se hvem som har opprettet saken og lagt inn kommentar.

L?sningsforslag

Loggf?re.
Da kan vi h?re med vedkommende saksbehandler hva som er tenkt med kommentaren hvis vi er usikre p? vedtaket.

Hvordan ?nsket er behandlet lokalt

Det er dr?ftet i seksjonen, og sendt inn til fshjelp RT#3772823.

Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

SADM ser behovet og st?tter ?nsket.

 

?nske 5/2020 Tilrettelegging: Forh?ndsverdi Innvilget=J n?r eksamenstilpassingen opprettes via opprett-knappen vurderingsmeldingen

?nsket av MN 3.3.2020 i RT#3789831

Problemstilling

?nsket gjelder for registrering av tilrettelegging av eksamen i FS. I FS er det en funksjon der man kan legge inn forh?ndsverdier n?r det opprettes en ny rad/linje. Dette gj?res via "Profil" p? verkt?ylinja. Ved ? legge inn J som forh?ndsutfylt verdi i feltet "status_innvilget" s? opprettes nye linjer med denne verdien n?r man oppretter den nye linja via "Ny rad" p? verkt?ylinja. Men n?r den nye linja opprettes direkte fra vurderingsmeldingen (arkfanen "Melding") ved ? klikke p? "Registrer eks.tilpasning", s? opprettes ikke tilretteleggingslinja med forh?ndsverdien J. Vi kan ikke se noen grunn til at det skal v?re forskjell p? dette, og vi ?nsker oss derfor at forh?ndsverdien J ogs? blir lagt inn n?r tilretteleggingen opprettes via vurderingsmeldingen.

L?sningsforslag

Vi ber om at det gj?res en endring i FS s?nn at forh?ndsverdien J ogs? blir lagt inn n?r tilretteleggingen opprettes via vurderingsmeldingen. Dette vil f?re til at det gj?res mindre feil ved registrering av tilrettelegging i FS.

Hvordan endrings?nsket er vurdert lokalt

Saken er diskutert i eksamensgruppen ved MN.

Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

SADM ser behovet og st?tter ?nsket.

?nske 6/2020 Skille uttaksdato og innleveringsdato i FS-rapporter

Meldt inn av MF 16.1.2020 i RT#3727375. Sendt Unit 7.4.2020 i RT#382613.

Rapport det gjelder

Eksamensrapporter som 508.002 og 529.002

Opprinnelig RT-id 

Vi trodde dette var en feil da vi mener ? huske at det var skilt mellom uttak og innlevering tidligere. UiO meldte feilen til fs-support 23. januar 2020 (RT#374463).
 
Begrunnelse 

I Eksamensrapporter som 508.002 og 529.002 kommer uttaksdato i samme excel-kolonne som innleveringsdato. Vi mener at uttaksdato (eksamensstart) m? holdes adskilt fra innleveringsdato (eksamensslutt) for at rapportene skal kunne v?re nyttige i eksamensplanlegging og -avvikling.

Beskrivelse av problemstilling 

Fakultetene tar ut rapporter for ? planlegge eksamen og holde oversikt over avviklingen. N?r uttaksdato kommer i samme felt som innleveringsdato, er det vanskelig ? holde oversikt og kontrollere data.

L?sningsforslag 

Uttaksdato vises i eget felt i datagrunnlaget og rapporten og kommer i egen kolonne n?r rapporter hentes ut  i excel. 

Vurdering av konsekvenser

Mer funksjonelle og praktisk nyttige rapporter.

?nske 7/2020 Egenerkl?ring for levert tuberkuloseattest i FS med automatisert prosess.

Se saksbeskrivelse i RT#3798324. ?nsket av UV. Hvordan vurderer s?rlig MED og OD behovet og mulige l?sninger?

?nske 8/2020 Undervisningsmodulen: Mulighet til ? skille mellom termin 1 og senere terminer i rapporter

?nsket av MF 05.06.2020 i RT#3915371

Modul Undervisning

Problemstilling

Flere rappporter i undervisningsmodulen mangler mulighet for ? skille mellom termin 1 og senere terminer. Dette gjelder blant annet 474.001 og 474.003. Vi ?nsker oss denne muligheten. Det vil gj?re rapportene mye mer oversiktlige for de som h?ndterer flerterminsemner med flere gruppesett, slik som i medisinstudiet.

L?sningsforslag 
Mulighet til velge ulike terminer i FS-rapportene 474.001 Deltakerliste for undervisningsparti 
og 474.003 Deltakere - undervisningsparti - med veilederinformasjon. 
Tilsvarende l?sning som i FS451.001 Undervisningsp?meldte studenter.

Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?
Endrings?nsket kommer utfra diskusjon med enkeltbrukere som h?ndterer slike emner.

Vurdering i studieavdelingen

?nsket kom inn kort f?r m?tet i FS-nettverket 8. juni, s? studieavdelingen har ikke vurdert det f?r m?tet i FS-nettverket. Dersom FS-nettverket stiller seg bak ?nsket, vil studieavdelingen ta en vurdering internt f?r en ev. innsending til Unit. 

?nske 9/2020 Studentweb: Gjenta eksamen etter karakteren Best?tt

?nsket av studieavdelingen som f?lge av konsevenser av koronatiltak p? s?rlig JF (RT#3925843) og MN. Sendt Unit 22.06.2020 i deres RT#393170. Se hvordan det har g?tt nederst i denne saken. Problemstilligen var oppe i eksamensnettverket 24.6.2020. Det kom ikke  sp?rsm?l eller kommentarer i m?tet.

Resultat av tidligere behandling 

RT#2275587 fra september 2016 ble avvist. Innspillstekst med begrunnelse for avvisning.

Begrunnelse

Som ett av korona-tiltakene i forbindelse med plutselig overgang til heldigital undervisning og digital eksamen hjemmefra, besluttet to fakulteter pluss enkeltmilj?er p? andre fakulteter raskt ? endre karakterregel p? praktisk talt alle emner fra en karakterskala med bokstavkarakterer til den dikotome skalaen for v?ren 2020, ved karakterregel 38 i FS.

Disse enhetene og fakultetene endrer fra og med h?sten 2020 tilbake til karakterskala med bokstavkarakterer, ved karakterregel 30 i FS.

UiOs retningslinjer anbefaler at fakultene velger enten karakterregel 38 eller 30, selv om vi har noe bruk av 4, 5 og 31 ogs?.

Blant studenter som har f?tt karakteren Best?tt v?ren 2020 er det n? endel som ?nsker ? gjenta eksamen h?sten 2020 og ventelig v?ren 2021 og senere, i den hensikt ? klare ? oppn? en god bokstavkarakter. P? ett av fakultetene som besluttet endringen, er det et sterkt karakterjag, og p? et annet er det beregning av karaktergjennomsnitt for ? sikre seg opptak til master som er beveggrunnen for ? forbedre karakteren. 

Studenter som har oppn?dd karakteren Best?tt med karakterregel 38, og som i Studentweb under Aktive emner pr?ver ? melde seg til gjentakseksamen der karakterregel er endret til 30, blir hindret med tilbakemeldingene:

Undervisning
Du har oppn?dd beste karakter i dette emnet, og kan ikke ta emnet p? nytt.
Eksamen
Du har oppn?dd beste karakter i dette emnet, og kan ikke ta eksamen p? nytt.

Beskrivelse av problemstilling

Omfanget: 
Det gjelder 327 emner p? UiO. Av disse er det 56 emner som hadde karakterregel 38 v?ren 2020 og som g?r h?sten 2020 og har karakterregel 30. Vi tror at mange av de resterende emnene vil g? v?ren 2021 eller noe senere og da vil ha karakterregel 30.
Av den sensuren som har falt for v?ren 2020 er det forel?pig rundt 6000 kandidater som har f?tt karakteren Best?tt (karakterregel 38) og der emner har endrer karakteregel til 30. Mye av sensuren har ikke falt enn?. Vi vet ikke hvor mange av kandidatene som vil ?nske ? gjenta eksamen h?sten 2020 eller senere semester, men at det er langt over en h?ndfull, er helt sikkert.

P? UiO startet vi p?meldinger til undervisning og eksamen h?sten 2020 den 10. juni 2020.

L?sningsforslag

Kan dere endre noe slik at ogs? studenter som har oppn?dd beste karakter i et emne kan melde seg til eksamen p? p? nytt i Studentweb? 
Dersom det er enklest: Begrense til at de som har f?tt karakteren Best?tt med karakterregel 38 kan gjenta eksamen dersom karakterregel er endret til karakterregel 30.

Vurdering av konsekvenser

Av erfaring vet vi at manuelle og individulle registeringer til eksamen ofte medf?rer rot og mangler ett eller annet sted, i tillegg til merarbeidet for student og administrasjon.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

UiO er ikke kjent med lover eller forskrifter som UiO er underlagt som hindrer en student som har oppn?dd beste karakter i ? gjenta eksamen.

Unit har vurdert ?nsket i dialog med studieavdelingen

Alternativ A. Unit kan fjerne UiO fra hele kontrollen, uansett karakterregel og karaktertall. UiO har takket ja til det som en midlertidig l?sning i prod Studentweb fra ettermiddagen 24. juni 2020 og inntil alternativ B kommer p? plass eller andre l?sninger blir vurdert som bedre p? bakgrunn av erfaringer UiO gj?re seg frem til 1. september 2020. Studieavdelingen har sett det som bedre at enkelte studenter som har f?tt karakteren A inntil vidrere kan melde seg til emnet p? nytt selv, for vi tror ikke de vil gj?re det i stor skala, fremfor at alle som har f?tt Best?tt v?ren 2020 ikke selv kan melde seg til eksamen i Studentweb og ha mulighet til ? oppn? bokstavkarakter.

Dersom emnet gis h?sten 2020 (har und. og vurd.enhet):

• Studenter som har studierett f?r melde seg selv til gjentakseksamen.
• P? emner som er ?pne for enkeltemnestudenter (dvs. fra 18. august i 2020), f?r man melde seg til p? nytt, men da med undervisningsmelding (det er det enkeltemneordningen g?r ut p?).
• Studenten m? dekke forkunnskapene, ogs? dersom tidligere eksamensmelding og -resultat har blitt tillatt etter individuell vurdering.

Alternativ B.Unit kan utvide kontrollen til dette for alle:
Hvis det for emnet finnes mer enn 1 aktiv vurdkomb (helhet),
OG
Det finnes ulike karregler blant disse vurdkomb,
OG
Karreglen for studentens protokollf?rte vurdkomb er xxx eller yyy eller ?
S?, utf?res IKKE dagens kontroll p? Beste karakter, slik at studenten slik sett kan melde seg.
Man m? vurdere hvilke karregler skal i s?fall gjlede for alternativ B.
Man m? lage en definisjon p? Aktiv-Vurdkomb.

Oppf?lging i studieavdelingen h?sten 2020 eller v?ren 2021

For ? vurdere behovet for videre sperre mot at studenten selv melder seg til gjentak etter karakteren A eller Best?tt, eller frislipp, vil studieavdelingen i september/oktober 2020 og eller i februar/mars 2021 telle opp: 

• Hvor mange som hadde karakteren A som har meldt seg til gjentakseksamen p? UiO, fordelt p? fakultet? 
• Hvor mange fikk Best?tt med regel 38 v?ren 2020? 
• Hvor mange av dem med med Best?tt (regel 38) v?ren 2020 har meldt seg til gjentakseksamen h?sten 2020?  
• Det var 56 emner som hadde karakterregel 38 v?ren 2020 og som g?r h?sten 2020 og har karakterregel 30. Hvordan ble karakterfordelingen, fakultetsfordelt?

?nske 10/2020 S?knadsweb: endre svar f?r s?knadsfrist

?nsket av Den internasjonale sommerskolen (ISS) 28.05.2020 i RT#3904652. Sendt Unit 23.06.2020 i deres RT#393296. 

Begrunnelse
Kan dere ?pne for at s?kere i S?knadsweb kan endre svaret sitt etter at de har av gitt svar, dersom svarfristen ikke har g?tt ut? Per i dag gj?r vi dette manuelt.

Problemstilling
Sommerskolen ved UiO la i 2020 plutselig om fra fysisk til et heldigitalt tilbud som f?lge av Korona. Vi ?nsket derfor at s?kerne skulle f? velge en gang til, i tilfelle de hadde ombestemt om hva de skulle s?ke p? seg n?r tilbudet ble ganske annerledes. Det var i praksis ikke mulig for dem selv ? endre i S?knadsweb, da det ikke gikk an for dem ? endre svaret sitt etter at det var avgitt.

L?sningsforslag
?pne for at s?kere i S?knadsweb kan endre svaret sitt etter at de har av gitt svar, dersom svarfristen ikke har g?tt ut.

Vurdering av konsekvenser
Sparer administrasjonen for ? gj?re endringen manuelt, samt f?lge opp e-poster fra s?kere med sp?rsm?l om hvordan de kan ombestemme seg.

?nske 11/2020 S?knad samlebilde: Mark?ren i s?kernr.-feltet, ikke f.nr.-feltet

?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 25.06.2020 i RT#393778.

Begrunnelse 
I S?knad samlebilde st?r mark?ren i f?dselsnummerfeltet n?r vi ?pner bildet. Mark?ren flyttes automatisk til f?dselsnummerfeltet hver gang man g?r tilbake i s?kemodus. I S?knad samlebilde NOM st?r mark?ren i s?kernummerfeltet, og vi ?nsker at det blir tilsvarende for S?knad samlebilde.

Problemstilling
Vi bruker tid p? ? flytte mark?ren fra f?dselsnummerfeltet til s?kernummerfeltet n?r vi skal sl? opp en s?knad. Det tar ogs? kortere tid ? sl? opp p? reg.nr enn f?dselsnummer, seks siffer i stedet for 11.
For de st?rste opptakene ved UiO tas det ut digitale lister (excel) med s?kernummer, slik at s?knadene kan bli fordelt p? saksbehandlerne. Hver s?knad som skal behandles sl?s opp i S?knad samlebilde med s?kernummer. Det er flere tusen s?kere som behandles, og sammenlagt g?r det derfor med mye tid til ? flytte mark?ren fra f?dselsnummer- til s?kernummerfeltet hver gang vi sl?r opp en ny s?ker.

L?sningsforslag
Mark?ren i S?knad samlebilde flyttes til s?kernummerfeltet i S?knad samlebilde, ikke f?dselsnummerfeltet som i dag. Tilsvarende S?knad samlebilde NOM.

Vurdering av konsekvenser
Det vil sannsynligvis bli ?kt bruk av s?kernummer i opptakene og vi m? tildele et eget s?kernummerintervall til de ulike opptakene. Mindre opptak som ikke benytter s?kernummer vil m?tte flytte mark?ren til f?dselsnummerfeltet.

Vurdering av juridiske forhold 
Man skal bare bruke f?dselsnummer dersom det er helt n?dvendig. Ved ? flytte mark?ren til s?kernummer, oppmuntrer man samtidig til ? ikke ha for vane ? bruke f?dselsnummer n?r det finnes andre og mer praktiske alternativer.

 

?nske 12/2020 Ekstra kolonne i FS933.001 Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@liste kreering

?nsket av studieavdelingen. H?ring hos fakultetene i november 2020, uten innsigelser. Sendt Unit 12.11.2020 i RT#408501, l?st i FS8.2.14.

Begrunnelse 

Foran hver doktorkreering ber rektor om informasjon om nasjonaliteten til doktorandene som skal delta i seremonien. Han ?nsker ? si noe om det internasjonale aspektet ved kandidatmassen i talen sin.

For ? finne informasjon om kandidatenes nasjonalitet i FS, trenger vi ? gj?re utplukk basert p? kreeringsdato. Vi har kun ¨¦n rapport som er basert p? kreeringsdato, rapporten 933.001 Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@liste kreering. Denne inneholder ikke informasjon om statsborgerskap.

Beskrivelse av problemstilling 

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@skonsulentene ved fakultetene er blitt bedt om ? skaffe informasjon om nasjonaliteten til de som skal delta i universitetets kreeringsseremonier. Dette er en manuell og tidkrevende jobb da vi ikke har noen rapporter som har akkurat denne sammenstillingen av data. For ? spare forskningskonsulentene har Seksjon for digitale tjenester v?rt behjelpelig med ? hente ut data fra FS. Dette er tidkrevende ogs? for oss, og m? gjerne gj?res flere ganger da man har behov for oppdateringer.

Vi har vurdert at det ikke er hensiktsmessig ? bruke Tableau fordi Tableau-dataene oppdateres ¨¦n gang i uken, mens det i kreeringsarbeidet er behov for hyppige oppdateringer av dataene.

L?sningsforslag 

Kolonnen landnummer_hjemland legges til i rapporten 933.001

Vurdering av konsekvenser

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@skonsulentene ved fakultetene beh?ver ikke ? sl? opp ¨¦n og ¨¦n kandidat i FS og legge til statsborgerskap manuelt i en Excel-liste. Rektor f?r korrekte tall til talen sin.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Kun aggregerte tall vil bli levert og brukt

?nske 13/2020 FSWS for nytt ?konomisystem under DF?

?nsket av LOS. Sendt Unit 20.11.2020 i RT#408986.

Innspillstekst: FSWS for nytt ?konomisystem under DF?

 

?nske 14/2020 FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter: Utplukk studieniv? og system for begrunnelse og klage

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Rutine 508.001 Oppretting av vurderingsenheter

Tidligere saker til Unit

Sp?rsm?l i RT#405989 "FSPROD: FS508.001 Savner system for begrunnelse og klage".

Begrunnelse 

I forbindelse med kvalitetssjekk av data f?r eksamen, bruker vi FS508.001 b?de som en rutine, men ogs? som en rapport for ? avdekke feil i bakgrunnsdataene. Hvis vi kunne gjort utplukk p? studieniv?, ville b?de rutinekj?ringen og rapporten blitt mer oversiktlig for brukerne.

I tillegg savner vi at de nye feltene system for begrunnelse og klage inkluderes i rutineen og rapporten, nettopp for ? holde oversikt over datakvaliteten.

Beskrivelse av problemstilling 

Vi har eksamenskonsulenter som har ansvar for ulike niv?er, enten bachelor eller master eller ph.d. Rutinen FS508.001 sorterer ikke p? studieniv?. Slik det er n?, m? derfor oppretting av vurderingsenheter gj?res av fakultetskoordinator, for ? f? holdt oversikt. Hvis vi kunne opprettet vurderingsenheter per studieniv?, kunne eksamenskonsulenten som er ansvarlig for emner p? samme studieniv? p? enheten sin og sitter n?rmere infromasjonen fra fagpersonene, ha gjort dette selv.

Siden vurderingsenheter opprettes p? bakgrunn av det som er registrert under vurd.tid, er det ogs? fint ? pr?vekj?re FS508.001 for ? avdekke eventuelle feil i bakgrunnsdata. ? kunne gj?re utplukk p? studieniv?, vil gj?re rapporten mer oversiktlig.

L?sningsforslag 

Rutinen FS508.001 f?r utplukket studieniv? p? samme m?te som FS408.001.

De nye feltene system for begrunnelse og klage inkluderes i rutinen og rapporten, basert p? det som er angitt p? vurderingskombionasjonen.

Vurdering av konsekvenser

Forbedret arbeidsfordeling i organisasjonen

Forbedret mulighet til ? kvalitetssikre data

 

?nsket av SV i RT#4130233 6. november 2020 og RT#3889754 18. mai 2020. Sendt Unit 7.12.2020 i RT#410303.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Rapport FS508.002 Vurderingsenhet

Tidligere sak til Unit

Sp?rsm?l i RT#389315 "FSPROD: Hva styrer Ansv. fagperson i FS508.002?" fra 22. mai 2020.

Begrunnelse 

Vi bruker FS508.002 til kvalitetssjekk av eksamensinformasjon. Vi mangler informasjon om begrunnelses- og klagesystem i rapporten.

Ansvarlig fagperson: Det er kun plass til at ¨¦n fagperson vises selv om flere fagpersoner er registrert, hvem som vises synes noks? vilk?rlig. Vi beh?ver ikke informasjon om fagpersoner i denne sammenhengen, og opplysningen er n?rmest misvisende s? lenge det ofte er flere enn ¨¦n fagperson pr. emne.

Beskrivelse av problemstilling 

Vi bruker FS508.002 til kvalitetssjekk av eksamensinformasjon. Siden det n? er blitt flere felter ? f?lge med p?, trenger vi en rapport for ? kunne sjekke alle relevante data. Vi savner informasjon om begrunnelses- og klagesystem i rapporten.

I forkant av eksamen bes de ansvarlige enhetene kontrollere at alle eksamener som skal g? er opprettet, og at det ikke er opprettet noen eksamener som ikke skal g?. Enhetene melder tilbake om at ansvarlig fagperson er feil i de fleste tilfeller. Vi er kjent med at vi p? undervisningsenhet samlebilde og undervisningsaktivitet samlebilde, under Persononrolle kan legge inn et prioritsnummer for ? styre hvilken fagperson som dukker opp i vurderingsmodulens rapport 508.002, men vi syns det er en veldig kr?kkete m?te ? holde orden p?. Hos oss er det ofte ulike FS-brukere som jobber med undervisning og eksamen.

L?sningsforslag 

Legge inn kolonne for begrunnelsessystem og klagesystem i rapport FS508.002 Vurderingsenhet.

Vis-valg for ansvarlig fagperson, slik at vi f?r mulighet ? skjule fagperson.

Vurdering av konsekvenser

Rapporten blir bedre tilpasset datagrunnlaget v?rt. 

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Ingen

 

?nske 16/2019 H?ndtere obligatorisk fremm?te i FS - Fortsettelse 2020: Ny rutine for behandling av oppm?tedata

Ny rutine for behandling av oppm?tedata, sendt Unit 24.11.2020, Unit RT#409251.
L?st i februar 2021 i FS-versjon FS8.3.0r2, ny rutine FS475.001. Se presentasjon av FS-rutine 475.001 Behandling av oppm?te fra FS Brukerforum mars 2021.

Opprinnelig ?nsket av MF i RT#3588116 og RT#3588103, se ?nske 16/2019 H?ndtere obligatorisk fremm?te i FS

?nske om ny rutine for behandling av oppm?tedata behandlet i FS-m?te 5. oktober 2020, sak 7 supplert med innspill fra MF i RT#4093053

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Vi ?nsker oss en ny rutine som behandler registrerte oppm?tedata, FS xxx.xxx Behandling av oppm?tedata. Vi er usikre p? om rapporten b?r ligge under undervisningsmodulen eller vurderingsmodulen og ber Unit velge hensiktsmessig kode og plassering.

Bakgrunn

Unit (Ceres) hadde en h?ring i 2017 om behov for ny funksjonalitet ved obligatorisk oppm?te p? undervisning, med svarfrist 2. mars 2017. UiO sendte da f?lgende h?ringssvar: /for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/fs-nettverket/endringsonsker/hxring-obligatorisk-oppmote.html H?ringen munnet ut i Ceres-rapporten: https://www.fellesstudentsystem.no/aktiviteter/plangruppemoter/2017/2017-06-13-14/fs-17-015-4-2--oppsummering-av-horingssvar-om-behov-for-ny-funksjonalitet-i-fs---obligatorisk-oppmote.pdf.

Planleggingsgruppen mente i sak 13 p? m?tet i juni 2017 at ?Planleggingsgruppen ber Ekspertgruppen for Undervisning komme med n?rmere spesifikasjon av funksjonaliteten. Konsekvenser for Vurderingsmodulen m? belyses og tas med i l?sningsforslaget.?   

Begrunnelse 

Vi ?nsker ? kunne bruke registrerte oppm?tedata til ? automatisere saksbehandling som i dag gj?res manuelt. Det er d?rlig bruk av personalressurser at saksbehandlere m? registrere godkjent/ikke-godkjent oblig for oppm?te, n?r data om oppm?te allerede er registrert. Arbeidsfeltet har vesentlig grad av redigitalisering, det m? v?re mulig ? gjenbruke data som allerede finnes i FS.

Beskrivelse av problemstilling

Det samles allerede i dag inn mye oppm?tedata ved institusjonene. Men saksbehandlere kan ikke nyttiggj?re seg av de registrerte oppm?tedataene p? en enkel m?te. Det er et behov for ? bruke disse dataene til ? fatte vedtak om:

• Godkjent obligatorisk aktivitet
• M?ttstatus p? undervisingsmelding
• Flytte studenter fra en vurderingsordning til en annen
• Flytte studenter fra ett undervisningsparti til ett annet

Det er i tillegg en problemstilling av verken Fagpersonweb eller Studentweb p? en enkel og lettfattelig m?te viser fagpersoner og studenter hvorvidt oppm?tet er p? vei til, eller er blitt godkjent, men vi forst?r at utviklingskapasiteten her er lav, og v?r prioritering er at registrerte data faktisk kan bli brukt til ? fatte automatiserte vedtak for ? spare administrasjonen for un?dige tastetrykk n?r data allerede finnes i FS.

L?sningsforslag

Vi foresl?r ? opprette en ny rutine, FS xxx.xxx Behandling av oppm?tedata som l?ser problemstillingen n?r det gjelder den interne forretningslogikken i FS. ?nsket spesifikasjon er visualisert:

Rapporten m? ha tre forskjellige valg for utplukk:

1. Oppm?te registrert p? undervisningsenhetsniv?

a. N?dvendige datafelt her er institusjonsnummer, emnekode, versjonskode, ?rstall, termin og terminnummer.

                   2. Oppm?te registrert p? undervisningsaktivitet

                a. N?dvendige datafelt er de samme som over, i tillegg til                                        aktivitetskode/partinummer.

3. Oppm?te registrert p? timeplanforekomst

a. N?dvendige datafelt de samme som foreg?ende, i tillegg til undplanl?penummer. (Oppm?te p? timeplanforekomst kan ogs? komme fra TP, dersom man f?r integrasjon p? dette feltet.) Det nye feltet for ? registrere om en timeplanrad har obligatorisk oppm?te, er viktig i denne sammenhengen, men oppm?te skal ogs? kunne registreres uten at oppm?te n?dvendigvis er obligatorisk.

b. Det m? v?re mulig ? legge inn flere undervisningsplannummer, for eksempel med kommaseparering.

c. Oppm?te p? timeplanforekomst ? ogs? kunne ta hensyn til eventuelle registrerte referanser.

   Oppm?tedataene m? kunne behandles etter tre forskjellige regler:

1. Ved minst x antall oppm?ter pr enhet, aktivitet eller timeplanrad(er), s? skal en gitt obligatorisk aktivitet markeres som ?godkjent? i studentens vurderingsmelding (fylle ut feltet ?godkjennes n?? i sensregoblig-bildet). Dersom det finnes godkjent oblig fra tidligere semester, s? er det ?nskelig at det forekommer som en merknad i rapportdelen av rutinen. Rutinen skal kun markere godkjent oblig, ikke at noe ikke er godkjent, slik at bildet sensregoblig og sletterutinen 515.001 kan brukes til videre saksbehandling som normalt.
2. Hvis timeplanradnr x (eller x,y,z..) er registrert med godkjent oppm?te for student, s? skal status p? studentens undervisningsmelding oppdateres til J i m?tt. Da kan saksbehandler etterp? bruke rutinen 515.002 for ? rydde unna studenter som ikke har J i m?tt p? sin undervisningsmelding.
3. Ved mindre enn x oppm?te pr enhet, aktivitet eller timeplanrad(er), skal studentens vurderingsmelding flyttes fra opprinnelige vurderingsordning (vurderingskombinasjon) til en angitt annen vurderingskombinasjon. (OBS ¨C tilretteleggingsvedtak for eksamen m? f?lge med, men b?r ideelt sett, settes til ubehandlet fordi en saksbehandler m? se p? saken p? nytt)
   
   Det m? komme opp merknad i rapportdelen dersom en student mangler vurderingsmelding, for da f?r man ikke registrert godkjent oblig. aktivitet, eller flyttet vurderingsmelding (som ikke finnes) til ny ordning.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

Vesentlig innsparing av tid for saksbehandlere ved institusjonene.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Automatisert saksbehandling p? allerede registrerte data, vil f?re til likebehandling og forutsigbare vedtak for studentene.

 

?nske 17/2020 Endre p? MNs 120-poengsregel

?nsket av MN 1. desember i RT#4166292. Sendt Unit 17. desember 2020 i RT#410897.

Beskrivelse

I Studentweb er det funksjonalitet for MNs 120-studiepoengsregel, som sier at studenter med 120 studiepoeng eller mer ikke beh?ver ? oppfylle forkunnskapskrav i form av emner.  Denne er hardkodet, og benyttes kun av Det Matematisk-naturvitenskaplige fakultet (MN) ved UiO.

Gjeldende FS-spesifiksjon for dette skal if?lge Unit RT #331772 st? i Jira-sak STWJS-2314.

Etter avklaringer med MN ?nsker vi n? ? f? endret hvordan de 120 studiepoengene skal beregnes.

L?sningsforslag

K?-studiepoengene beregnes slik:

• Eksternstudier som er Godkjenningssak med Godkjsaktypekode <> 'FORH?ND'
  og Godkjsakstatuskode = 'BEHANDLET' teller med i summeringen
  (Studiepoeng er angitt som Vektingstall_totalt i Godkjsak_Omfang for saken).
• Sum av SP f?rt i Protokollen p? resultater for emner med
  Status_tellende_i_grad = J og Studienivakode <= 300 (uansett stedkode)

?nske 18/2020 Ledetekster undervisningsmodulen

?nsket av MED og st?ttet av SADM da vi opplever gejntatte brukerfeil. Sendt Unit 18.12.2020 i deres RT#410981.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Undervisningsenhet og undervisningsaktivitet

Begrunnelse

Bedre ledetekster i undervisningsmodulen for ? minimere brukerfeil

Beskrivelse av problemstilling

V?re brukere sliter litt med ? forst? begrepene ?felles undervisning? p? undervisingsenheten, og ?samkj?rt undervisning? p? undervisningsaktivitet. Dette leder til registreringsfeil, og feil bruk av feltene

 N?r det kommer til ?felles undervisning? p? undervisningsenhet, s? legger mange brukere referansentil ledende undervisningsenhet feil vei (peker mot f?lger og ikke mot leder)

 N?r det gjelder ?samkj?res med? s? er det sv?rt f? brukere som forst?r hva som menes med dette. De tror ofte det dreier seg om en form for felles undervisning, hvor leder/f?lger-forholdet kan legges p? aktivitetsniv?. Dette stemmer ikke. Ved UiO l?ser vi delvis felles undervisning med TP, og ?samkj?res med?, dreier seg jo om at aktiviteter deler undervisningskapasitet, ikke felles undervisning.

L?sningsforslag

Vi foresl?r ? endre ledeteksten ?Felles undervisning? p? undervisningsenheten. Vi ser at det er lagt inn forslag til ny ledetekst i den nye modulen ved ? legge til ?Felles undervisning med (sjef)?, men vi tenker at det ville bli enda bedre dersom lede teksten ble endret til ?F?lger undervisningen til?.

   Vi foresl?r ? endre ledeteksten ?samkj?res med? p? undervisningsenheten til for eksempel ?Felles undervisningsopptak?, eller, for ? unng? ? angi at man tilsynelatende m? ha S?KNAD/undervisningsopptak for ? kunne sette opp felles undervisningskapasitet mellom undervisningsaktiviteter, ?Deler undervisningsplasser med?.

  Ideelt sett hadde vi ?nsket oss at ledetekstene b?de i undervisningsenhet og undervisningsaktivitet blir endret allerede i eksisterende modul, men dersom lansering av ny undervisningsmodul er n?rt forest?ende, s? forst?r vi at endring i eksisterende modul ikke blir prioritert.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

F?rre brukerfeil, bedre datakvalitet