?nske 1/2019 Flere tegn i feltene for "Navn" i vurderingskombinasjon samlebilde
?nsket av Det medisinske fakultet, RT#3242973. Sendt Unit 11.1.2019 (RT#331077)
Modul: Vurderingsmodulen
Beskrivelse av problemstilling
Det medisinske fakultet har behov for ytterligere tegn i feltene for "Navn" i vurderingskombinasjon samlebilde for ? kunne dekke det faglige innholdet i sine eksamener til fremvisning p? karakterutskrifter og vitnem?l. I dag er det plass til 120 tegn, men fakultetet ?nsker at denne ?kes til minst 200.
Et eksempel: Det faglige innholdet i skriftlig eksamen i MED5600 er "Written exam in gynaecolocy / obstetrics, pediatrics, pathology, community medicine, general practice, ethics, pharmacology, behavioral science, biochemistry, genetics, and psychiatry"
Slik det er i dag, s? kan vi ikke skrive dette fullt ut, og er n?dt til ? bruke ustandard forkortelser og triksing for ? f? plass. Dette ser ikke pent ut p? vitnem?let.
Endrings?nsket er basert p? ? kunne legge inn de allerede vedtatte navnene / faginnholdet p? eksamenene i medisinstudiet.
L?sningsforslag
?ke antallet mulige tegn i feltene for "Navn" p? bokm?l, nynorsk og engelsk i vurderingskombinasjon samlebilde fra 120 til minst 200.
Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon
Vi forst?r det som fakultetsadministrasjonen har fors?kt ? finne andre l?sningsalternativet i dialog med det mediske fagmilj?et, uten ? lykkes. Avdeling for studieadministrasjon har gjort fakultetet oppmerksom p? at 200 tegn i vurderingskombinasjonen ikke n?dvendigvis ser s?rlig lekkert ut Studentweb, p? semestersidene, p? karakterutskrift og p? vitnem?l. Men, det gj?r heller ikke dagens forkortelser.
Status 8. oktober 2019
UiO purret Unit p? en l?sning 7.10.2019 og fikk svar 8.10.2019:
Det er en ganske stor jobb, da den vil p?virke mange bilder, rapporter og rutiner, i tillegg til en applikasjonene, EPN, studentweb, fagpersonweb, vitnem?lsportalen, intergrasjoner mot eksamens og undervisningssystemer og muligens andre integrasjoner. S?rlig karakterutskrifter og vitnem?l vil bli ber?rt, da en slik endring vil kreve mye mer plass. Vi m? v?re sikker p? at ikke en slik endring gj?r at noen av applikasjonene kneler.
Har planer om ? f? tatt et m?te i vurderingsgruppen i l?pet av h?sten. Ikke bestemt n?r enn?.
?nske 2/2019 Nytt FS-API. Til BAS-integrasjon: vurderingsdata og tillegg i person-tjenesten
?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 23.01.2019 i deres RT#331993
Begrunnelse
Vi trenger i f?rste omgang vurderingsdata og et par mindre tillegg i person-tjenesten, som skal brukes til BAS-integrasjon.
L?sningsforslag
* Oppsummert ?nsker vi f?lgende:
- Vurderingsenheter med vurderingskombinasjonsinformasjon
- Studentvurderinger
- Mulighet for ? poste til persons l?nenummer
- To nye filter i person-tjenesten
Senere ?nsker vi mer data p? undervisning og post-muligheter for vurdering, se fullstendig spesifikasjon med detaljer p? nettsiden v?r om Nytt FS-API.
?nske 3/2019 Studieniv? i FS408.002 og FS508.002
?nsket av SV i RT#3246987 9. januar 2019. Sendt til Unit 4.2.2019 i deres RT#332955.
Gjelder FS408.002 Undervisningsenhet og FS508.002 Vurderingsenhet
Beskrivelse av problemstilling
Fakultetene v?re holder gjerne orden p? alle undervisningsenhet og vurderingsenhet ved ? fordele kontrollen p? studieniv?.
Fakultetene vil gjerne kunne ta ut Excel-oversikter fra FS408.002 og FS508.002 fordelt p? studieniv? slik at hver medarbeider som skal sjekke "sine" emner lett f?r oversikt. Hos oss er det slik at noen fordeler denne arbeidsoppgaven p? studieniv? innenfor hver stedkode.
L?sningsforslag
Prim?rt, f? et valg for studieniv? i FS408.002 og FS508.002 som blir med dersom man lagrer rapportene i Excel.
Dersom det er kinkig ? f? til i rapportvisningen, at studieniv? blir med ved Excel-lagring.
?nske 4/2019 Resultatutveksling og sletterutiner for ubrukte resultater
?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 20.03.2019 i deres RT#337034
Modul: Person eksternstudium, resultater
Begrunnelse
Mellom FS-institusjonene i Norge har vi mulighet til ? hente inn til UiOs FS eksamensresultater fra alle de andre FS-institusjonene. L?sningen er slik at n?r den brukes, henter den alle personens resultater fra alle FS-institusjonene. Resultatutveksling brukes dersom en person s?ker opptak til studieprogram, enten via Samordna opptak eller via S?knadsweb p? UiO. Resultatutveksling brukes ogs? dersom en student s?ker om ? f? godkjent at utdanning fra andre FS-institusjoner kan inng? i studieprogrammet studenter g?r p? p? UiO eller til ? erstatte forkunnskaper for opptak til emner. Til n? har resultatutveksling v?rt samtykkebasert. Samtykket har v?rt avgitt i Samordna opptaks portal, i S?knadsweb eller i Studentweb.
Samtykket til resultatutveksling blir fjernet i S?knadsweb og Studentweb med FS versjon 8.2 i mars/april 2019. Unit og Avdeling for studieadministrasjon ved UiO har vurdert det slik at samtykke ikke lenger er n?dvendig for behandling av resultater fra universiteter og h?yskoler. Dette betyr at alle som s?ker opptak eller som f?r behandlet en s?knad om godkjenning av utdanning, automatisk f?r resultatene sine oversendt til UiO.
Beskrivelse av problemstilling
Vi mener at det trengs et sletteopplegg som gj?r at resultater som verken har dannet opptaksgrunnlag til UiO og som heller ikke har blitt lagt inn i en utdanningsplan p? UiO eller er brukt i kvalifikasjon rutinemessig blir slettet. Vi foresl?r med dette at vi starter en dialog og diskusjon om hvordan kriteriene for sletting skal v?re.
Det trengs ogs? en sjekk p? om og hvilke eksterne resultater som har blitt brukt til ? dekke forkunnskapskrav for UiO-emner. Her ser vi ikke helt hvordan det er synlig i FS at slik kobling finnes mellom Person eksternstudium og Godkjenningssak samlebilde, fanen Forkunnskapskrav. Ofte vil det eksterne emnet inng? i utdanningsplanen, men det gjelder ikke alltid, og gjelder ikke for enkeltemnestudenter og privatister som ikke har utdanningsplan.
L?sningsforslag
Vi foresl?r eksempelvis en nattjobb i FS som sletter ubrukte eksterne resultater. Vi har ikke n?yaktig klart for oss hva kriteriene b?r v?re, og n?yaktig hva som er lov. En person som etter noen ?r s?ker om nytt opptak eller ny innpassing vil vi hente inn resultater p? nytt for i forbindelse med den nye s?knaden.
For opptak ville nok det beste v?re om resultatene ble slettet ett ?r etter at periode opptak for siste registrerte s?knad var utl?pt, og at det ikke er knyttet til tidspunkt for innhenting av resultater. Siden noen s?kere registrerer s?knader n?rmest fortl?pende kan resultatene v?re hentet inn for lenge siden, da de kan ha hatt kontinuerlig aktive s?knader over tid.
For selvfinansierende masters?kere (SFM-opptak), starter s?keperioden tidlig, og det kan potensielt hentes inn resultater for et opptak allerede i oktober ?ret f?r studiestart. Det er ikke sikkert det er noen krise om disse blir slettet ganske kjapt etter studiestart, men vi vil i s? fall m?tte ha rutiner for ? v?re ekstra kjappe med originaldoksjekk for de som har norsk utdanning. Slettetidspunkt knyttet til periode opptak vil her ogs? l?se den utfordringen, da periode opptak for h?stopptakene normalt er til 1. september.
N?r det gjelder godkjenningssaker tenker vi f.eks. sletting ett ?r etter at en godkjenningssak er satt til BEHANDLET. Men som nevnt over blir det nok noen utfordringer knyttet til ? se hvilke eksterne resultater som har blitt brukt til ? dekke forkunnskapskrav for UiO-emner.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Med personvernforordningen har krav om dataminimering blitt tydeligere. Vi m? ha p? plass sletterutiner for personopplysninger vi ikke har behandlingsgrunnlag for. Vi kan ikke se at vi har behandlingsgrunnlag for ? beholde eksterne resultater som vi ikke har benyttet i opptak eller godkjenningssaker. Resultatutveksling mellom FS-institusjonene ble innf?rt flere ?r f?r personvernforordningen, mens den nye funksjonaliteten i resultatutvekslingen er kommet n? etter at personvernforordningen har tr?dte i kraft i 2018. Med innf?ring av slik ny funksjonalitet m? vi ta stilling til behandlingsgrunnlag og sletterutiner.
?nske 5/2019 FS226.003: Inkludere kullbegrensning
?nsket av SV i RT#3387011. Sendt Unit 09.05.2019 i deres RT#341999.
L?st FS8.2.5 (revisjon 3): FS226.003: Ny kolonne for kullbegrensning. For emner vises ogs? siste undervisningstermin.
Modul: Studieelementer FS226.003 Emnekombinasjoner emne/emnekombinasjoner inng?r i
Begrunnelse
UiO har robuste emner og emnekombinasjoner og gjenbruker dem ?r etter ?r p? ulike studieprogrammer. Etter som ?rene g?r, trenger fakultetene likevel jevnlig ? justere p? innholdet. Da trenger vi kontroll og oversikt n?r emner og emnekombinasjoner i emnekombinasjoner m? justeres og oppdateres.
Beskrivelse av problemstilling
Vi bruker FS226.003 for ? kartlegge hvilke emnekombinasjoner som m? oppdateres n?r emner/ emnekombinasjoner legges ned, samt for ? p?se at jobben er gjort.
Eksempelvis skulle 40-gruppen i demografi (40-DEMO) legges ned. Den m?tte kullbegrenses i mange ulike emnekombinasjoner p? fem ulike fakulteter. Illustrasjon vedlagt ¡®fs226-003-40-demo.PNG¡¯
For ? dobbeltsjekke og p?se at alle kombinasjoner har blitt oppdatert m? vi g? inn igjen p? alle emnekombinasjoner i emnekombinasjon samlebilde og sjekke at det er registrert kullbegrensning. Det hadde v?rt enklere om registrert kullbegrensning kom frem rapport FS226.003.
Vi gj?r tilsvarende for emner - for eksempel ECON1730. Da legges emnet ned i emnekombinasjonen, enten ved kullbegrensning eller ved siste semester. For eksempel i 40-DEMO har vi lagt inn siste semester 2018-H?ST. Hvis emnet hadde v?rt obligatorisk i en emnekombinasjon hadde jeg lagt til kullbegrensning. For ? se at alt er registrert lagt ned hadde det v?rt nyttig ? se det i FS226.003.
L?sningsforslag
Nye kolonner for kullbegrensing i FS226.003 ?Emnekombinasjoner emne/emnekombinasjoner inng?r i?:
- Utplukk Emnekombinasjon: vise data fra "Studenter med startperiode kull" fra Emnekombinasjon samlebilde, fanen Emnekombinasjon. Se illustrasjon i r?d skrift p? vedlegget ¡®fs226-003-40-demo.PNG¡¯
- Utplukk Emne, vise: "Studenter med startperiode kull" og siste semester for emne.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
F?r bedre kontroll p? at studenter f?r riktige utdanningsplaner med riktige valgmuligheter.
?nske 6/2019 Utvidelse av FS-API om emner
?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 21.05.2019 i deres RT#343200
Bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Informasjon om emner p?: https://api.fellesstudentsystem.no/emner/{id}
Resultat av tidligere behandling
Se tidligere sak om nye ?nsker til nytt FSAPI: Unit RT#331993
Begrunnelse
Vi skal begynne ? publisere emnebeskrivelser fra FS og ut p? nettsidene v?re. Da har vi behov for at FS-API tar med flere felter fra FS
Beskrivelse av problemstilling
*https://api.fellesstudentsystem.no/emner/{id} Denne viser litt for lite data om emner i forhold til v?re behov.
L?sningsforslag
1) Vi ?nsker at https://api.fellesstudentsystem.no/emner/{id} ogs? tar med f?lgende data direkte fra emnetabellen:
- studiepoeng
- periode vurdering
- periode undervisning
- fag sortering
- antall fors?k lovlig (eks + und)
2) Vi ?nsker i tillegg at alle data fra f?lgende undertabeller til emne blir tilgjengelig som undertjenester:
- emneoverlapp (VEKTREDREGEL,VEKTREGELEMNE)
- vurderingstermin (VURDKOMBTID)
- undervisningstermin (UNDTERMIN_EMNE)
- infotekst (EMNEINFO)
- infotermin (INFOTERMIN_EMNE)
- spr?k (EMNE_SPRAKVALG)
- forkunnskapskrav (FORKUNNSKAPSKRAV/KRAVELEMENT_FORUTSATT/EMNE_FORUTSATT/LISENS_FORUTSATT)
- emnekjede (EMNESAMLING/EMNE_I_EMNESAMLING)
?nske 7/2019 Utveksling: Endre avtaleid ¨C inkludere eksternt sted
?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 23.5.2019 i RT#343507
Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Funksjonen ?Endring av avtalelid eller fradato i periode for utvekslingspeson [sic!]?
Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling
Unng? manuelle operasjoner. Unng? feilrapportering av eksternt sted.
Gjelder bildet Utvekslingsperson: Bruk av knappen ¡®Endre id / fra-dato¡¯ endrer id i feltet Avtaleid, men ikke data i feltet Eksternt sted.
Eksempel: En utreisende student skal bytte fra avtale-id 409 (Valencia) til avtale 2000 (C¨¢diz). Vi bruker funksjonen under knappen ¡®Endre id / fra-dato¡¯, og legger inn id 2000. I feltet Avtaleid blir ny id rettet til 2000, men eksternt sted blir fremdeles liggende med 13700062 (Valencia), selv etter ? ha hentet inn opplysningene p? nytt. Saksbehandler m? da endre eksternt sted manuelt, til 13700042 (C¨¢diz).
L?sningsforslag
Det hadde v?rt fint om endringsfunksjonen ogs? kunne oppdatere eksternt sted samtidig som endring av avtaleid. Men, det ikke n?dvendigvis entydig hvilken ekstern institusjon det skal endres til, da en utvekslingsavtale kan v?re tilordnet mange institusjoner. Vi foresl?r derfor ? et ekstra endringsfelt for ekstern institusjon i endringsbildet, der man angir ekstern institusjon.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Unng?r manuelle operasjoner i et annet bilde enn der endringen tilsynelatende gj?res, alts? i endringsbildet Endring av avtalelid eller fradato i periode for utvekslingsperson. Da unng?r vi feilrapportering av eksternt sted dersom saksbehandler overser n?dvendigheten av ogs? ? oppdatere eksternt sted manuelt.
?nske 8/2019 FS214.001 Send e-post: Knapp for ¡®Sett som default¡¯
?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 23.5.2019 i RT#343509
Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
FS214.001 Send e-post
Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling
Vi sender sjelden/aldri e-post fra egen e-postadresse, og har faste rutiner for hvilken adressetype som skal benyttes.
Det er tungvint ? m?tte skrive inn avsender-e-postadresse og gj?re valg for adressetype hver gang vi benytter FS214.001.
L?sningsforslag
Knapp for ¡®Sett som default¡¯, tilsvarende som i bildet Meldingsinformasjon.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Vil gj?re utsendelse av eposter fra FS214.001 mer smidig og mindre risiko for ? sende fra/til feil epostadresse.
?nske 9/2019 SW3: Endre veivalg: ikke slette meldinger
?nsket av FS-nettverket i m?te 3. juni 2019, sak 6. Sendt Unit 04.06.2019 i RT#344673
Status 21.02.2023: Funksjonaliteten er ikke endret slik UiO ?nsker.
Tidligere behandling
Saker til Unit i 2016: RT#209143 og RT#2072264 (i gammel RT-instans), FS-m?tet 5.desember 2016
Begrunnelse
Med Studentweb3, som UiO tok i bruk i april 2016, ble det slik at en student som endrer veivalg i utdanningsplanen samtidig f?r slettet undervisnings- og eksamensmeldingene knyttet til det veivalget studenten g?r bort fra. Studenten f?r et varsel om at meldingene vil bli slettet, og velger s?ledes ? gj?re et aktivt valg ved ? klikke "lagre" og gjennomf?re endringen av veivalget. Men, det betyr at samtidig som man endrer veivalg, m? man velge bort alle undervisnings- og eksamensmeldingene knyttet til det gamle veivalget. Studenten kan ikke velge ? beholde noen av meldingene. Fakultetene v?re er ikke forn?yd med den automatiske slettingen.
Beskrivelse av problemstilling
Noen ganger inneb?rer endring av veivalg at studenten skal ta de samme emnene, bare i en annen emnekombinasjon. Det gjelder for eksempel dersom studenten skal endre fra en st?ttegruppe p? 40 studiepoeng og heller vil fordype seg inne samme fagomr?de i en fordypningsgruppe p? 80 studiepoeng i stedet. I slike tilfeller vil flere av emnene v?re de samme, og studenten trenger ? beholde noen eller alle undervisnings- og eksamensmeldingene.
N?r undervisnings- og eksamensmeldinger blir slettet utenfor aktiv semester-registreringsperiode, er det samtidig ikke mulig for studentene ? melde seg til emnene p? nytt for det innev?rende semesteret. Fakultetene v?re har dermed manuelt merarbeid med ? gjenopprette undervisnings- og eksamensmeldinger for studenter som har endret veivalg. Enda mer manuelt merarbeid blir det i de tilfellene studenten f?rst lenge etterp? oppfatter at undervisnings- og eksamensmeldingene er slettet. Ved sletting av eksamensmeldinger, slettes all informasjon knyttet til vurderingsmeldingen, inklusive kandidatnummer og tilrettelegging. Det blir fort feil i manuell gjenoppretting fordi studenten er blitt meldt opp igjen, men da med annet kandidatnummer/ ikke har f?tt kandidatnummer. Den semestervise tilretteleggingen blir fjernet i sin helhet og saksbehandler m? da sjekker s?knadspapirer p? nytt ¨C sum: Mange ansatte m? involveres for ? f? rettet opp i feilen.
L?sningsforslag
Studentene f?r oversikt over hvilke undervisnings- og vurderingsmeldinger som knytter seg til det gamle veivalget og f?r samtidig mulighet til ? angi hvilke undervisnings- og vurderingsmeldinger som skal beholdes dersom man endrer veivalg.
Vi ser at l?sningen kan bli komplisert, samtidig som den skal v?re intuitiv, s? vi ser at ?nsket kan bli vanskelig ? innfri uten ? g? tilbake til Studentweb2 l?sningen der undervisnings- og eksamensmeldinger ikke ble slettet samtidig som man endret veivalg. Studenten m?tte selv g? til oversiketn over undervisnings- og eksamensmeldinger og slette.
Inntil dette endrings?nsket v?rt eventuelt kommer p? plass i Studentweb, ber om at Unit hindrer studenter i ? endre veivalg utenfor aktiv semesterregistreringsperiode. Dette l?sningsforslaget smerter, da vi tenker utdanningsplanen som en digital dialog mellom studieprogrammet og studenten, der studenten ved selvbetjening i Studentweb hele ?ret kan gj?re de valgene som studieprogrammet tillater, dvs. at studenten kan endre retning i studiel?pet hvis ?nskelig og det er mulig i studieprogrammet og planlegge studiel?pet sitt frem i tid alle dager.
?nske 10/2019 Maksgrense for antall emner en student f?r melde seg til per semester?
Sendt Unit 4.6.2019 i RT#344683. Avvist i FS planleggingsgruppe juni 2019. Begrunnelse:
UiO presenterte problemstillingen som et endrings?nske i den nasjonale FS planleggingsgruppe 18. og 19. juni 2019. Ingen andre institusjoner hadde uttalte behov for slik begrensing. ?nsket ble unisont avvist av samtlige m?tedeltakere, unntatt UiB. UiB anerkjente problemet fra ett og annet institutt, uten at det var et uttalt problem for UiB som helhet. Sv?rt f? andre institusjoner har undervisningsopptak. Planleggingsgruppen syntes ikke det var riktig ? prioritere ? finne en god nok FS/Studentweb-l?sning for ¨¦n institusjon n?r det er s? mye annet i FS-sf?ren som er mer prek?rt ? f? l?st.
?nske 11/2019: Emnekombinasjon samlebilde: Felt for siste lovlige semester ? velge inn emnegruppe
?nsket av HF og SV 20.6.2019 i RT#3459672 og RT#3439195. Sendt Unit 9.7.2019 i RT#356327
Problemstilling. Behovet og hvordan det l?ses i dag
HF og SV har en del 40-grupper som utfases og legges ned. Som regel blir ikke slike endringer vedtatt s? lenge f?r de trer i kraft, det er kanskje bare snakk om semesteret f?r. Endringene henger ofte sammen med endringer i emne og/eller programportef?ljer. Ved slike nedlegginger av 40-grupper ?nsker vi ? forhindre at flere studenter velger 40-gruppen, mens de som allerede har valgt 40-gruppen skal f? fullf?re den (med en overgangsordning hvis n?dvendig). I noen tilfeller kan det v?re aktuelt ? flytte studentene over til en ny (og omtrent identisk) emnegruppe, men som regel m? studentene f? fullf?re emnegruppen de startet p?.
N?r vi skal legge ned 40-grupper i FS, sjekker vi f?rst FS226.003 for ? se hvilke programmer/studieretninger som tilbyr 40-gruppen. Deretter sjekker vi FS727.003 og ser hvilke studenter p? disse programmene/studieretningene som har 40-gruppen i sin utdanningsplan. P? bakgrunn av dette legger vi inn kullbegrensning i feltene ?Studenter med startperiode kull? for den aktuelle emnegruppen/emnekombinasjonen i fanen ?Emnekombinasjon? i Emnekombinasjon samlebilde for de programmene som tilbyr 40-gruppen. Hvis det f.eks. bare er studenter med kull 2018-H?ST p? et program som har valgt 40-gruppen, legger vi inn 2018-H?ST ¨C 2018 H?ST.
En slik kullbegrensning medf?rer imidlertid at alle p? kullet/kullene som det er begrenset til f?r opp 40-gruppen i Studentweb og f?r mulighet til ? velge den. Tanken har v?rt at studentene skal se p? nettsiden at 40-gruppen er lagt ned og dermed ikke velge denne 40-gruppen likevel. Det viser seg imidlertid at noen studenter velger slike 40-grupper som utfases likevel. Det er vanskelig og tidkrevende ? skulle f?lge med p? om det er noen nye studenter som velger 40-gruppen etter at den egentlig er lagt ned.
Et alternativ vi har tenkt p? er ? kullbegrense til et kull langt bakover i tid, slik at studenter ikke f?r opp 40-gruppen i Studentweb. Dette vil imidlertid medf?re at 40-gruppen vises med r?d markering i utdanningsplanen i FS for studenter som allerede har denne 40-gruppen i utdanningsplanen siden de g?r p? et kull som faller utenfor kullbegrensningen. En slik markering vil trolig mange saksbehandlere stusse over og tenke at er ugyldig/feil. Vi synes derfor ikke dette alternativet er hensiktsmessig ? bruke.
L?sningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
I tillegg til kullbegrensning ?nsker vi ? kunne registrere det siste semesteret studenter kan velge en 40-gruppe (emnekombinasjonen) i Studentweb. Denne funksjonaliteten finnes i dag p? emneniv? (i fanen ?Emne? i Emnekombinasjon samlebilde).
Vi ?nsker derfor ? f? et ?Siste semester?-felt i fanen ?Emnekombinasjon? i Emnekombinasjon samlebilde, eller en annen l?sning som gj?r at vi kan registrere n?r studentene p? et gitt studieprogram/studieretning skal kunne velge en emnegruppe siste gang.
En slik endring vil medf?re en enklere og mer korrekt FS-registrering av de vedtakene som fattes om nedlegging av emnegrupper. Det vil ogs? bli enklere for studentene ved at de vil kunne se direkte i Studentweb om de kan eller ikke kan velge en 40-gruppe, fordi den enten er valgbar via utdanningsplanen deres eller ikke. Dermed vil vi ikke i s? stor grad v?re avhengige av at studentene f?r med seg n?dvendig informasjon p? programsidene og emnegruppepresentasjonen. I tillegg vil vi spare tid p? ? f?lge med p? om studenter feilaktig har valgt emnegrupper som er under utfasing og skal legges ned.
Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?
Er endrings?nsket behandlet i dialog med enkeltbrukere eller i et st?rre forum?
SV og HF er enige om at det vil v?re nyttig og arbeidsbesparende ? f? en slik endring, og vi melder inn dette ?nsket sammen.
Studieavdelingens vurdering av ?nsket
Studieavdeling har syns dette er et godt begrunnet utviklings?nske, og sender det til Unit.
?nske 12/2019 Synliggj?re p?loggingsalternativene for Studentweb o.l.
?nsket av Houston (RT#3516771) og studieavdelingen, sendt Unit 8.8.2019 (deres RT#362169)
Gjelder p?loggingssiden til Studentweb, pluss S?knadsweb, Fagpersonweb osv.
UiO sendte nok inn noe for mange ?r siden om mer begripelig teksten p? Feide-innloggingsalternativet, men fikk avslag.
Beskrivelse
(S?rlig nye) brukere av Studentweb oppfatter ikke at de har ulike p?loggingsalternativer og hva de inneb?rer.
De ulike p?loggingsalternativene ligger som arkfaner. Det betyr at det ikke er umiddelbart synlig for den som skal logge p? hva de ulike arkfanene inneb?rer. Dette er uheldig, b?de fordi ordvalgene ikke er umiddelbart begripelig for f?rstegangsbrukere, og at de brukerne som m? bruke ID-porten ikke ser denne muligheten. N?r brukere fra flere land etter hvert kan ta i bruk eIDAS, blir det enda viktigere at de ulike brukergruppene oppfatter de ulike p?loggingsalternativene.
L?sningsforslag
1. Lamell?sning
2. Mer begripelig tekst tilpasset den aktuelle applikasjonen
Se bildeforslag i png som illustrerer forslaget bedre enn ord.
?nske 13/2019 Endringslogg fra und.akt. samlebilde om to LMS-felt
?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 20.9.2019 i deres RT#366397
Modul: Undervisningsaktivitet samlebilde og Undervisningsenhet-logg
Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling
N?r vi st?tter fakultetene v?re knyttet til feil i forbindelse med Canvas, trenger vi jevnlig ? kartlegge om ?rsaken til et problem er at bakgrunnsdata i FS nylig er endret, eller om ?rsaken ligger andre steder.
Vi har derfor behov for mer logging av endringer i undervisningsaktivitet samlebilde, feltene for LMS: J/N og LMS Rom-mal.
L?sningsforslag
Hente ut to nye felter til Undervisningsenhet-logg:
- Endringer i LMS: J/N (tabell UNDAKTIVITET, kolonne STATUS_EKSPORT_LMS)
- Endringer i LMS Rom-mal (tabell UNDAKTIVITET, kolonne LMSROMMALKODE)
Kost/nyttevurdering
Raskere ? avdekke hvor ?rsaken til feil eller stopp i LMS-et kan ligge.
?nske 14/2019 Ph.d.: Vise godkjent oppl?ringsdel
?nsket av UV i RT#3587751 27.9.2019
Behovet og hvordan det l?ses i dag
Hver kandidat skal ha et skriv om at oppl?ringsdel phd. er godkjent. Denne skrives i dag i Word.
L?sningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Legge malen i FS og koble den til utdanningsplanen. Konsulentene slipper ? lage dette i word og utdanningsplanen blir mer aktiv brukt.
Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?
I fane-nettverket ved UV.
Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon
Dette burde v?re overfl?dig n? n?r ph.d.-kandidatene har har utdanningsplan i FS og Studentweb. Hvis det er absolutt n?dvendig ? ta ut et skriv, s? kan f.eks. FS-rapport 727.001 dekke behovet.
Videre er prosessen rundt innlevering av avhandling under gjennomgang i BOTT-Sak og arkiv-prosjektet. Dette dokumentkravet, og andre lokale dokumentkrav, er i den forbindelse oppe til vurdering. Studieavdelingen vurderer derfor at det ikke b?r prioriteres ressurser p? dette p? UiO eller hos Unit.
?nske 15/2019 Emner med b?de seminarvariant og selvstudiumsvariant. Sperre vedr. eksamensvariant
?nsket av SV i RT#3588054 27.9.2019
Behovet og hvordan det l?ses i dag
P? SVEXFAC03 er det b?de en seminarvariant og en selvstudiumvariant (seminargruppe 99).
N?r studenter s?ker seg til emnet i Studentweb er det jo slik at de formelt f?rst s?ker om undervisningsplass, f?r svar p? s?knaden, og deretter (hvis positivt svar) melder seg til eksamen.
Hvert semester er det studenter som ?penbart ?nsker ? melde seg til selvstudium, men fordi de trykker feil, eller fordi det ikke er plass p? seminargruppe 99 (selvstudium), melder de seg til undervisning i seminarvarianten og til eksamen i selvstudiumvarianten.
SQL-en som kj?res etter 1.9./1.2. gj?r at studenter med undervisningsmelding i ¨¦n av variantene og eksamensmelding i den andre f?r harmonisert meldingene sine, og siden undervisningsmeldingen da er f?rende kommer studenter og lurer p? hvorfor de n? er meldt til eksamen i seminarvariant, n?r de ?nsker ? ta selvstudiumvarianten.
L?sningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Er det mulig ? lage en sperre i FS/Studentweb, slik at studenter som f?r opptak til undervisning i et seminar ogs? kun kan melde seg til eksamen i seminarvarianten? Og selvsagt ogs? for dem som f?r opptak til undervisning i selvstudium (seminargruppe 99), en sperre slik at de kun kan melde seg til eksamen i selvstudiumvarianten?
Hvis ikke en sperre, er det mulig ? lage en beskjed som dukker opp n?r studenten har f?tt innvilget undervisningsplass, om at hen m? melde seg til eksamen i samme variant?
Dette vil v?re arbeidsbesparende da det er tydeligere for studentene hvilken vurderingsform de er meldt til, og kan minske trykket p? f?rstelinje. Og behovet for ? kj?re en SQL to ganger i ?ret utg?r.
Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?
?nsket er behandlet i dialog med enkeltbrukere siden dette gjelder et f?tall emner.
Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon
Studieavdelingen forst?r behov for mindre manuell h?ndtering av slike emner, men vi er usikre p? om det er hensiktsmessig ? be om en endring p? en utfordring som per i dag omfatter tre emner.
?nske 16/2019 H?ndtere obligatorisk fremm?te i FS
?nsket av MF i RT#3588116 og RT#3588103, sendt inn 27.9.2019
Viderebehandlet i 2020 og sendt Unit 24.11.2020 jf Ny rutine for behandling av oppm?tedata, Unit RT#409251
Behovet og hvordan det l?ses i dag
Vi mangler funksjonalitet i FS for ? h?ndtere de store mengder data som genereres av fremm?teregistrering. Gjennom Fagpersonweb har vi f?tt et godt system for ? registrere fremm?te, men l?sningen kan ikke tas bredt i bruk all den tid man manuelt m? sjekke at studentene faktisk oppfyller kravene til fremm?te. Uten en bedre m?te ? h?ndtere disse blir det vanskelig ? ta ut gevinsten av ? g? over fra papirskjema og oppm?teb?ker til digitale l?sninger. Vi ?nsker oss derfor et system lar oss lagre fremm?teregler, koble sammen fremm?tedata og nevnte regler ved hjelp av rutiner, og som til slutt kan sette at fremm?tet er godkjent.
Forslag til videreutvikling av l?sning for h?ndtering av obligatorisk fremm?te
V?ren 2017 ble det gjennomf?rt en h?ring om hvilke regler for obligatorisk fremm?te som fantes ved utdanningsinstitusjonene. Dette som ledd i at man hadde utviklet l?sningen for registrering av fremm?te via Fagpersonweb, og at en naturlig videreutvikling ville v?re ? implementere rutiner for ? h?ndtere ulike typer av dette i FS. S? vidt vi vet har det ikke skjedd noe utvikling i etterkant av denne h?ringen.
Nettopp mangelen p? verkt?y for ? h?ndtere fremm?tedata forhindrer videre utrulling av noe som er blitt en god l?sning for selve registreringen av tilstedev?relse. Slik l?sningen fremst?r i dag, s? mangler det rutiner eller automatikk som kan h?ndtere den store mengden data som systemet genererer. Vi ?nsker derfor ? komme med et ?nske om og et forslag til hvordan et slikt system kan fungere, slik at systemet kan tas i bruk for fullt.
Systemet m? kunne l?se to ting:
1. Fremm?te f?rste gang p? undervisning -> M?tt ?ja? p? undervisningsmelding.
i. B?r kj?res automatisk og oppdatere feltet ?STATUS_FREMMOTE_UND = J? i tabellen ?UNDERVISNINGSMELDING? for emnet.
2. Fremm?te p? obligatorisk undervisning -> Kunne telle opp, godkjenne eller opprette ?OBLIG? n?r en regel for fremm?te er oppfylt.
i. Vi ?nsker i f?rste omgang at rutinen for dette kj?res manuelt. P? sikt kan man se p? automatisering.
a. Eks Oppm?teregel 1 (M?t minst 3 ganger): MED1100-1-2-P-1-101, MED1100-1-2-P-1-104, MED1100-1-2-P-1-108? MED1100-1-2-P-1-109.
b. Eks Oppm?teregel 2 (Oppm?te p? minst 75% av gangene): MED1100-1-2-KF-1-1, MED1100-1-2-KF-1-7, MED1100-1-2-KF-1-9, MED1100-1-2-KF-1-12, MED1100-1-2-KF-1-15
Og i tillegg ha f?lgende funksjonalitet:
- M? kunne kopieres ved bruk av standardrutinene for kopiering av undervisning (oppretting/kopiering)
- M? fungere for undervisning via ?AKTIVITETKODE_REF? i tabellen ?UNDERVISNINGSTIMEPLAN? slik at alle studenter som har denne ?timen? via felles undervisning ogs? tas med. Applikasjonen tar hensyn til dette i dag.
- M? kunne fungere for enkeltaktiviteter og rekker.
- M? kunne h?ndtere endringer fra timeplansystemet TP. Gjelder blant annet unntak fra rekker og endringer av underviser.
Forslag til h?ndtering av fremm?teregler
[Se illustrasjon fra FS i vedlegg til RT#3588103]
Felt for registrering av ?regelnummer? for fremm?te i underbildet timeplan eller annet egnet sted.
En tabell for ? lagre og vedlikeholde reglene knyttet til ID (her MED1100-1-2-P-1-101). Denne kan lagres for emne og trenger ikke ? ta hensyn til terminnummer.
Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?
Forslaget er utarbeidet av arbeidsgruppen for studieadministrative systemer i helseutdanningene, som er et Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ mellom de medisinske fakultetene ved UiB, NTNU, UiO og UiT. Det er basert p? behov spilt inn fra de som har benyttet fremm?teregistrering i pilotperioden, og er forankret lokalt ved MED f?r innsending hos oss.
Vurdering i studieavdelingen
Studieavdelingen syns ?nsket godt beskriver behovet og gir l?sningsforslag for hva som trengs av automatiserte l?sninger for etterarbeid i FS, etter at oppm?tet er registrert. Studieavdelingen st?tter ?nsket. Vi kan ikke forskuttere noe om hvilke ressurser Unit har til ? prioritere forslaget.
?nske 17/2019 FS158.001 for lokale opptak
?nsket av studieavdelingen, og sendt Unit 29.10.2019 i RT#368646. ?nsket er en oppf?lging og spesifikasjon etter m?tet i nasjonal ekspertgruppe for opptak 5.12.2017, Units RT#260790.
Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
FS158.001 Automatisk behandling av s?knader med godkjent elektronisk vitnem?l
Begrunnelse
Vi erfarer at FS158.001 fortsatt ikke fungerer for lokale opptak, og sender inn et endrings?nske i h?p om at det skal hjelpe, fremfor ? gjen?pne RT#260790 med ytterligere tekst.
I lokale opptak tilkjennes gsk for de som har elektronisk vitnem?l i NVB ved ? trykke p? ?Godkjenn VM?-knappen i S?knad samlebilde. Slik det er n?, m? vi manuelt sl? opp hver s?ker og foreta denne operasjonen. I f.eks. enkeltemneopptaket er det gsk (og ev. spesielle opptakskrav) som er kravet for ? bli kvalifisert. Flere s?knader kan behandles automatisk hvis vi f?r en rutine for ? godkjenne vitnem?l for lokale opptak.
Problemstilling
Hvis vi har en rutine for ? godkjenne vitnem?l, kan vi behandle flere s?kere automatisk istedenfor manuelt ? m?tte g? inn p? hver enkelt s?knad for ? trykke p? knappen ?Godkjenn VM?. I flere av s?knadene er det kun denne operasjonen som skal til for at s?knaden blir behandlet for kvalifikasjonskrav. Vi bruker en egen rutine for ? fullf?re s?knader (157.001).
L?sningsforslag
Vi ?nsker at rutinen FS158.001 skal godkjenne elektroniske vitnem?l for gsk (og spesielle opptakskrav) i lokale opptak. Ev. kan det lages en ny rutine som kun gj?r dette?
V?rt behov n?r det gjelder FS158.001, er at vitnem?let godkjennes, slik at generell studiekompetanse blir registrert, og ev. kravelementer i Profil blir oppdatert (det er samme kravelementer som i NOM). Vi trenger ikke setting av kvalifikasjonsgrunnlag, test av f?rstegangsvitnem?l, setting av mangelkoder eller dokumentasjonsstatus. I de lokale opptakene som vi ?nsker ? bruke rutinen for, skal vi ikke rangere s?kerne, kun tilkjenne generell studiekompetanse og registrere spesielle opptakskrav. Vi ?nsker ogs? at J blir satt til N i Ubehandlet NVB-resultat, mens ev. J i Ubehandlet dokument/resultat blir st?ende (tilsvarende som for NOM).
Med rutinen FS158.001 i NOM blir de med ett gyldig vitnem?l behandlet, mens de med to eller flere gyldige vitnem?l m? behandles manuelt. Siden s?kere med flere vitnem?l kan ha fag som dekker spesielle opptakskrav p? kun ett av vitnem?lene, ?nsker vi i utgangspunktet at rutinen godkjenner alle vitnem?lene (hvis det er flere enn ett gyldig) for lokale opptak. Dersom ikke dette lar seg gj?re, ?nsker vi oss uansett en rutine for ? behandle de med kun ett gyldig vitnem?l.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Automatisering, effektivisering og mindre manuell saksbehandling.
?nske 18/2019 Dr.gradsmodul: Opprette ny finansieringstype/finanskildekode
?nsket av studieavdelingen, og sendt Unit 29.10.2019 i RT#368653.
Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Doktorgradsmodulen / DRKAND_ARBEIDSFORHOLD / FINANSKILDEKODE
Resultat av ev. tidligere behandling
Oppretting av institusjonskode - RT#5371371
Beskrivelse av problemstilling
Noen av v?re doktorgradskandidater blir n? finansiert av NORPART, et partnerskapsprogram for globalt akademisk Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@. Programmet er finansiert av Kunnskapsdepartementet og Utenriksdepartementet, og blir administrert av Diku. NORPART er nylig opprettet som institusjon og har f?tt inst.nr 20371, jf RT 5371371.
Det er ingen som har formelt arbeidsgiveransvar for NORPART-kandidatene. Vi har derfor behov for ? kunne registrere NORPART som Finanskilde (Student samlebilde, underbildet Finansiering) uten verdi i feltet Arbeidsgiver. Arbeidsgiverfeltet er normalt et obligatorisk felt.
NORPART-kandidatene kan sammenlignes med doktorgradskandidater finansiert av Kvoteprogrammet ved at begge er finansiert av en offentlig stipendordning og at ingen har arbeidsgiveransvar for dem. Vi tenker oss derfor at registrering av NORPART-finansiering kan l?ses p? samme m?te som Kvote-finansiering. Ved registrering av Kvote-finansiering er det feltet 'Finansieringstype' (FINANSKILDEKODE) = KVOTE som utl?ser at feltet Arbeidsgiver ikke blir obligatorisk.
L?sningsforslag
Vi ber om at det opprettes en ny 'Finansieringstype' (DRKAND_ARBEIDSFORHOLD FINANSKILDEKODE) som utl?ser at arbeidsgiverfeltet ikke blir obligatorisk. Vi tenker oss videre at det kan komme sammenlignbare finansieringsordninger i fremtiden. For at l?sningen skal bli mer robust kan finansieringstypen gj?res generisk ved at den for eksempel kalles UTDSTIP : Utdanningsstipend ¨C Uten arbeidsgiver.
Vurdering av konsekvenser
Vi kan registrere det som er sant. L?sningen kan gjenbrukes.
Status 16.2.2020: L?st slik:
F?lgende endret til FS8.2.5 (flis05) [ca. mars 2020]:
Finanskilde er utvidet med kolonne status_krev_arbgiv. Dersom denne har verdi J, s? m? sted for arbeidsgiver v?re satt for finansiering. Denne kontrolleres ved en trigger. Alle finanskilder med unntak av EGEN og KVOTE har J i den nye kolonnen.
Ny verdi UTDSTIP innf?res med flis05, med N i kolonnen status_krav_arbgiv.
F?lgende endret i klient til etter flis05:
Bildet Finanskilde er utvidet med kolonnen Krav arb.giver.
Bildet Student samlebilde - Fane Finans: Feltet arbeidsgiver blir p?krevd (gul bakgrunn) dersom angitt finanskilde har verdi J for Krev arb.giver.
?nske 19/2019 Eget bilde for grunnutdanning
?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 12.11.2019 i RT#369578
Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Fanene for ?Grunnutd.? i s?knad samlebilde; SOKNAD_OPPTAKSGRLAG, s?knad samlebilde historikk; H_SOKNAD_OPPTAKSGRL, (informasjonen blir ogs? overf?rt til student samlebilde; STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRLAG)
Opprinnelig RT-id
Er relevant for RT#249702, jira FS-644 som ble sendt inn 5. april 2018
Begrunnelse
?nsket henger sammen med ?nsket i FS-644, siden vi ideelt sett ?nsker ? ha automatisk overf?ring av data om grunnutdanning fra person ekstern studium slik at saksbehandlere slipper ? overf?re disse dataene manuelt fra eksternstudium til s?knad opptaksgrunnlag i opptaks?yemed.
NB: Det ser ut som saken er tolket som prim?rt viktig for ph.d.-niv?, men det er p? masterniv? dette er mest aktuelt, da saksbehandlerne for master p? UiO i mindre grad fyller dette feltet ut korrekt manuelt, siden det ikke brukes til rapportering, slik det er for ph.d. Ikke desto mindre gj?r mangelen p? funksjonalitet at innlegging av grunnutdanning er like arbeidskrevende for begge grupper av saksbehandlere.
Hensikten med ?nsket er ? lette saksbehandling ved master- og ph.d.-opptak i s?knad samlebilde. Endringen vil ogs? kunne lede til bedre statistikk over utdanningsbakgrunn for s?kere til h?yeregradsstudier.
Problemstilling
Grunnutdanning registreres b?de i forbindelse med opptak til ph.d. og til master. Ved ph.d.-opptak fylles feltene grundig ut siden det rapporteres p? informasjonen, mens for master s? brukes i stor grad kommentarfeltet. Dette gj?r informasjonen lite tilgjengelig i etterkant, siden det er lite praktisk for saksbehandler ? opprette informasjon som ofte allerede er tilgjengelig i person eksternstudium manuelt.
Saksbehandlere for internasjonalt opptak og ph.d. er gode til ? fylle ut data, men siden det ikke er mulig ? s?ke i feltene i grunnutdanning i dag, s? er det vanskelig for dem ? finne fram til presedens n?r de trenger det.
Vi ?nsker at feltene i grunnutdanning, b?de for aktive opptak og for historikk, skal kunne brukes aktivt av saksbehandlere for ? finne igjen saker som er l?st tidligere, slik at de kan se om presedens f?lges i de enkelte opptaksvedtakene. For ? f? dette til tror vi det er n?dvendig ? opprette et eget bilde for grunnutdanning (SOKNAD_OPPTAKSGRLAG).
L?sningsforslag
Grunnutdanning i s?knad samlebilde (SOKNAD_OPPTAKSGRLAG) og s?knad samlebilde historikk (H_SOKNAD_OPPTAKSGRL) opprettes som egne bilder. Feltene i bildet m? kunne s?kes i. De viktigste feltene ? kunne s?ke i for opptak er:
- Land
- Sted
- Kommentar (for ? finne data bakover i tid)
Land b?r kunne f?lge av sted, s? hvis du legger inn institusjon, b?r land komme opp automatisk.
For ph.d.-niv? er det i tillegg viktig ? kunne s?ke i data om fagtilknytning.
Vurdering av konsekvenser
Mer effektiv saksbehandling. Bedre statistikker.
Vurdering av juridiske forhold
Vi ser ingen juridiske forhold som skulle v?re til hinder for ?nsket.
?nske 20/2019 Sluttdato for politiattest ved inndratt studierett
?nsket av UV 25.11.2019 i RT#3658819. Se ogs? RT#3592252 fra UV. Endrings?nske sendt Unit 27.12.2019 i RT#372360
Status 7.7.2020:
L?st til databaseoppgradering FS8.2.7 h?sten 2020.
- FS250.001 Inndragning av studierett
- FS655.001 Overf?ring av oppn?dd kvalifikasjon til protokoll
Rutinene oppdaterer dato-gyldig-til til slutt-dato for studierett for alle lisenser og attester som ikke har slik dato/har en dato senere enn ny slutt-dato for studierett.
Problemstilling
Ved inndragning av studieretten skal politiattesten settes til utg?tt. Dette skal i dag gj?res manuelt.
L?sningsforslag
Ved kj?ring av inndragningsrutinen gj?res det automatisk
Lokal vurdering av ?nsket
Bredt
Vurdering i Studieavdelingen
Vi har v?rt i dialog med UV. Noen kommentarer og sp?rsm?l:
I Studentweb fungerer det slik at dersom studieretten er inndratt eller av andre grunner ikke lenger er aktiv lenger, vises ingen opplysninger om politiattesten i Studentweb. Men, dersom studenten f?r opptak p? samme program p? nytt, vises den "gamle" attesten for studieprogrammet frem, s?fremt lisensen av type politiattest ikke har en sluttdato i FS.
Det hender at studenter som f?r inndratt studierett, f?r tilbake studieretten p? samme program og samme kull. Dersom politiattesten f?r sluttdato automatisk n?r studieretten blir inndratt, m? man i s? fall manuelt fjerne sluttdatoen p? politiattesten. UV syns det h?res greit ut. Hva syns andre fakulteter?
Dersom man inndrar studierett manuelt, kommer det opp et varsel i FS om at studenten har en lisens og at man b?r vurdere hva man skal gj?re med den. Et slikt varsel kommer ikke dersom man inndrar studieretter med inndragningsrutinen. Ville et varsel v?re tilstrekkelig?
N?r en student har fullf?rt et studieprogram, og dermed f?r avsluttet studieretten, f?r ikke politiattesten automatisk en sluttdato. Lisensen er ikke lenger gyldig n?r graden er oppn?dd. ?nske en sluttdato p? politiattester ogs? da?
Med tanke p? arbeidsfordelingen p? fakultetene, virker det fornuftig at de som kan sette sluttdato p? lisens eller fjerne sluttdatao, er de samme som inndrar studierett og fullf?rer studierett ved oppn?dd grad? Studieavdelingen kan liste opp hvilke rettigheter man m? ha i FS for de ? f? utf?rt de ulike oppgavene.
Slik ble ?nsket formulert til Unit i RT#372360 27.12.2019
Navn p? bilde det gjelder
Student samlebilde > fanen Lisens. Lisenstypekode POLITI, POLITI-HOL, POLITI-LEG: Feltet Lisensen gjelder i periode *til* (DATO_SISTE_GYLDIGE)
Begrunnelse
N?r en student p? et studieprogram der det er krav om politiattest ikke lenger har opptak til dette studieprogrammet p? det samme opptaket, er ikke den leverte politiattesten lenger gyldig.
P? UiO er det omlag 1500 studenter som skal levere politiattest hvert ?r, attester vi s?ledes skal holde oversikt over i studietiden p? studieprogrammet og etterp?.
Beskrivelse av problemstilling
I Studentweb fungerer det slik at dersom studieretten er inndratt eller av andre grunner ikke lenger er aktiv lenger, vises ingen opplysninger om politiattesten i Studentweb. Men, dersom studenten f?r opptak p? samme program p? nytt, vises den "gamle" attesten for studieprogrammet frem, s?fremt lisensen av type politiattest ikke har en sluttdato i FS.
Dersom man inndrar studierett manuelt, kommer det opp et varsel i FS om at studenten har en lisens og at man b?r vurdere hva man skal gj?re med den. Et slikt varsel kommer ikke dersom man inndrar studieretter med inndragningsrutinen FS250.001.
N?r en student har fullf?rt et studieprogram, og dermed f?r avsluttet studieretten, f?r ikke politiattesten automatisk en sluttdato. Lisensen er ikke lenger gyldig n?r graden er oppn?dd.
L?sningsforslag
Vi ?nsker at studenter som ikke lenger har en aktiv studentstatus, f?r satt sluttdato p? lisenstypen for politiattester. Sluttdatoen for lisensen for politiattest skal v?re den samme som til-datoen for studieprogramstudenten (DATO_STUDIERETT_GYLDIG_TIL).
P? UiO har vi per i dag tre lisenstypekoder som gjelder politiattester: POLITI, POLITI-HOL og POLITI-LEG
Et l?sningsforslag er at FS250.001 Inndragning av studierett ogs? setter sluttdato i DATO_SISTE_GYLDIGE i tabellen TILDELT_LISENS n?r studieretter blir inndratt og studenten har en lisens av typen politiattest som ikke har en sluttdato. Alternativt at det kommer opp en merknad om at det finnes en politiattest knyttet til studenten p? dette studieprogrammet?
Videre inneb?rer dette l?sningsforslaget at rutinen FS655.001 Overf?ring av oppn?dd kvalifikasjon til protokoll f?r en funksjonalitet som ogs? kan sette sluttdato i DATO_SISTE_GYLDIGE i tabellen TILDELT_LISENS dersom studenten har en lisens av typen politiattest som ikke har en sluttdato knyttet til studieprogrammet som fullf?res. Alternativt at det kommer opp en merknad om at det finnes en politiattest knyttet til studenten p? dette studieprogrammet?
Et annet l?sningsalternativ er ? innf?re en ny nattjobb som setter sluttdato for sluttdato for politiattester i DATO_SISTE_GYLDIGE i tabellen TILDELT_LISENS for studenter som ikke lenger har en aktiv studentstatus og der sluttdatoen for studieprogramstudenten (DATO_STUDIERETT_GYLDIG_TIL) er passert.
Vurdering av konsekvenser
Det hender at studenter som f?r inndratt studierett, f?r tilbake studieretten p? samme program og samme kull. Dersom politiattesten f?r sluttdato automatisk n?r studieretten blir inndratt, m? vi i s? fall manuelt fjerne sluttdatoen p? politiattesten. Dette vil det alt i alt v?re en mindre krevende ? holde orden p? enn dagens l?sning der ingen f?r sluttdato p? politiattestlisens automatisk ved avsluttet studierett.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
N?r vi skriver at politiattest ikke lenger er gyldig dersom studenten ikke lenger g?r p? programmet, har vi ikke en konkret hjemmel ? vise til, men vi tolker regelverket slik at frav?ret av en hjemmel forteller oss at en student ikke har lov til ? ta med seg politiattester fra ett studium til et annet. Videre er reglene tydelige p? at politiattester skal legges fram ved opptak.