Forberedelse

• Forberedelse
  • Identifisere behov, sette m?l, organisere og planlegge
• N?situasjon
  • Samle informasjon, kartlegge og analysere
• ?nsket situasjon
  • Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
• Pilotering
  • Teste ut, m?le og evaluere ny l?sning
• Drift og videreutvikling
  • Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste

Form?l

Sikre gode rammer for arbeidet, inkludert overordnete m?l, organisering, ressurser og tidsplan.

Forberedelsesfasen 

Fasen skal s?rge for at det settes tydelige m?l for forbedringsarbeidet, at n?dvendige roller og organisering besluttes og at arbeidet planlegges godt fra start til slutt. F?r arbeidet med forbedring av arbeidsprosesser eller tjenester kan starte er det viktig ? bruke tid i forberedelsesfasen for ? sikker rammer og m?l for arbeidet. Disse m?lene vil gi retning for arbeidet underveis og hjelpe prosesseier og prosessleder ? gj?re avklaringer og prioriteringer for ? beskrive nye l?sninger og for ? ta beslutninger om pilotering. Prosessforbedringsarbeid kan komme i mange former, fra sm? inkrementelle forbedringer, til st?rre endringer p? tvers av organisasjonen til redesign eller innovasjon av eksisterende tjenester. Arbeidet underveis og valg av verkt?y i de f?lgende fasene m? derfor tilpasses typen forbedring.

Sentrale roller:

• Prosesseier: Ansvarlig for prosessen fra start til slutt. S?rger for at mandat utarbeides og at organisering, ressurser og m?l for prosessforbedringsarbeidet er p? plass. Tar besluttninger og veivalg ved hver faseovergang.
• Prosessleder: Delegert myndighet til ? gjennomf?re arbeidet med prosessforbedring. Sikre fremdrift, kartlegging og redesign av arbeidsprosess/tjeneste etter m?l satt av prosesseier (i henhold til mandat).
• Arbeidsgruppe: Ansatte som jobber med arbeidsprosessen til daglig (konteksteksperter). Deltar i ? kartlegge n?situasjon, designe ?nsket situasjon og teste ny arbeidsprosess i pilotering.

Prosesseier beslutter igangsetting av en eller flere mulige prosessforbedringer. Prosesseier har det overordnede ansvar for at mandat for prosessforbedringsarbeidet, herunder omfang, organisering, ressurser og overordnet tidsplan utarbeides. Mandatet skal kort beskrive prosessforbedringen(e)s hvorfor, hva, hvordan og n?r. For st?rre prosessforbedringer anbefales det ? vurdere ? organisere arbeidet som et prosjekt.

Prosesseier skal s?rge for at det er utnevnt en prosessleder og s?rge for at det settes av tilstrekkelig med ressurser. Prosesseier og prosessleder skal sammen utarbeide, vurdere og ta stilling til  interessentanalyse, kommunikasjonsplan og tidsplan. I Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med prosesseier skal ogs? deltagere til arbeidsgruppene som skal bidra i workshops i forbedringsarbeidet velges ut og foresp?rres.

Overgangen fra forberedelsesfasen til fase for n?situasjon finner sted n?r prosesseier har godkjent mandat, organisering og tidsplan for de kommende fasene.

Leveranser og verkt?y

• Mandat (word) 
• Kommunikasjonsplan (excel)
• Risikoanalyse (excel)
• Tidsplan (excel)

Sjekkliste forberedelsesfasen 

• Er mandat utarbeidet og godkjent av prosesseier?
• Er et tydelig m?lbilde definert og avklart med prosesseier og er konsekvensene av dette identifiserte?
• Er risiko og risikoreduserende tiltak beskrevet?
• Har prosessleder utarbeidet en tidsplan for arbeidet?
• Er deltagere i arbeidet identifisert og avklart med ressursavtale?
• Er interessenter identifisert?
• Er kommunikasjonsplan utarbeidet?