- Forberedelse
- Identifisere behov, sette m?l, organisere og planlegge
- N?situasjon
- Samle informasjon, kartlegge og analysere
- ?nsket situasjon
- Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
- Pilotering
- Teste ut, m?le og evaluere ny l?sning
- Drift og videreutvikling
- Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste
Form?l
? kartlegge dagens situasjon, identifisere mulige forbedringsomr?der og utarbeide rapport for n?situasjon.
N?situasjonsfasen
Denne fasen handler om ? f? et bilde av dagens situasjon. Dette gj?res gjennom ? innhente eksisterende informasjon og data, skape innsikt i brukernes opplevelse (gjennom for eksempel intervjuer og beskrivelse av typiske brukere), og workshops med arbeidsgruppen. Prosessleder vurderer behov for ? samle inn informasjon, i hvilken grad brukeropplevelsen skal kartlegges og hva han/hun trenger for ? planlegge og gjennomf?re workshops med arbeidsgruppen. Under maler og verkt?y ligger forslag til hvordan workshops for kartlegging av n?situasjonen kan planlegges og gjennomf?res, med verkt?y som passer for ulike typer kartleggingsarbeid.
For ? f? en god nok oversikt over n?situasjonen er det ofte behov for to eller flere workshops. I workshopene jobber gruppen med ? beskrive dagens situasjon gjennom ? f? opp involverte roller og brukere, og hvilke steg og aktiviteter som utf?res i dagens prosess. Slik f?r gruppen en visuell oversikt over hele prosessen, som setter gruppen i stand til ? vurdere prosessen, og gir et grunnlag for ? diskutere utfordringer og forbedringsmuligheter. Vi anbefaler ogs? at det vurderes ? involvere andre sentrale interessenter som jobber med prosessen for ? gi mulighet til kvalitetssikring.
Etter at arbeidsgruppen har beskrevet n?situasjonen og identifisert forbedringsmuligheter utarbeider prosessleder en n?situasjonsrapport som fremlegges for prosesseier. Prosesseier beslutter eventuell overgang til fase ?nsket situasjon.
Leveranser og verkt?y
Sjekkliste for n?situasjon
- Er kartlegging av dagens situasjon gjennomf?rt i workshops?
- Er forbedringsmuligheter og utfordringer i dagens arbeidsprosess identifisert sammen med arbeidsgruppe?
- Har brukere v?rt tilstrekkelig involvert i for ? f? innsikt i deres opplevelse av dagens situasjon og utfordringer?
- Er det samlet inn nok data og informasjon til at eksisterende prosess er kjent?
- Er dagens arbeidsflyt tegnet opp og er det laget prosessoversikt med steg for involverte brukere og roller, systemer etc.?
- Har relevante interessenter v?rt tilstrekkelig involvert i kartlegging av dagens sitasjon og identifisering av utfordringer?
- Er n?situasjonsrapport utarbeidet?
- Har prosesseier f?tt presentert n?situasjonsrapport og fattet beslutning om videre arbeid og forbedringsomr?der?