- Forberedelse
- Identifisere behov, sette m?l, organisere og planlegge
- N?situasjon
- Samle informasjon, kartlegge og analysere
- ?nsket situasjon
- Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
- Pilotering
- Teste ut, m?le og evaluere ny l?sning
- Drift og videreutvikling
- Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste
Form?l
? utforske muligheter for forbedringer, beskrive mulige nye l?sninger og utarbeide rapport for ?nsket situasjon.
?nsket situasjonsfasen
Denne fasen handler om ? utforske muligheter for ? forbedre arbeidsprosessen/tjenesten p? bakgrunn av de omr?dene prosesseier har prioritert fra n?situasjonen. Dette gj?res i en eller flere workshops med arbeidsgruppen, som sammen diskuterer og kommer opp med forslag til nye l?sninger. Hvilke forbedringsmuligheter som diskuteres vil avhenge av om det eksempelvis er en tjeneste som skal redesignes helt, om det er sm? forbedringer, og/eller om prosessen/tjenesten skal standardiseres eller digitaliseres. Arbeidsgruppen sorterer de ulike l?sningsforslagene og beskriver hva som skal til for ? gjennomf?re dem. Er det sm? endringer som raskt kan utf?res, eller er det st?rre endringer som krever nye systemer, endring i policy eller annen utvikling?
Under er en liste med noen eksempler p? temaer arbeidsgruppen kan jobbe med i en workshop for ?nsket situasjon.
Brukerorientering
- Er det forbedringer som kan gj?res for ? gi brukerne bedre tjenester?
- Er det en helhetlig gjennomarbeidet l?sning for kontakt med og st?tte til brukere?
Standardisering og effektivisering
- Finnes det beste praksis ved UiO eller andre organisasjoner?
- Er der un?dvendig mange roller involvert?
- Er det un?dvendige steg eller aktiviteter som kan fjernes?
Automatiseringsverkt?y
- Er det manuelle, repetitive og regelbaserte steg i prosessen som kan automatiseres?
- Er det innhenting av informasjon som flyttes mellom systemer som kan l?ses via nettskjema?
- Er det brukerst?tte og veiledning som kan l?ses via en Chat-bot?
Styrende og st?ttende elementer
- Er det internt p?lagt regelverk/policy som gj?r prosessen un?dvendig tungvinn?
- Er det regelverk som styrer prosessen som m? f?lges som vi ikke kan gj?re noe med?
- Er det systemer som brukes i dag som ikke er godt tilpasset prosessens behov?
- Er det behov for ny kompetanse og/eller nye roller for ? st?tte prosessen bedre?
Arbeidsgruppen foresl?r og beskriver ny arbeidsprosess i workshopen. Prosessleder tar med denne beskrivelsen i rapport for ?nsket situasjon, og legger denne fram for prosesseier for godkjenning.
Prosesseier beslutter eventuell overgang til fase for pilotering.
Leveranser og verkt?y
- Prosessdokument (ppt)
- Rapport for ?nsket situasjon (word)
- Regi for Workshop ?nsket situasjon (ppt)
- Visio (zip)
Sjekkliste for ?nsket situasjon
- Er forslag til ?nsket situasjon utarbeidet i workshops sammen med arbeidsgruppe?
- Er brukeres behov vurdert og tatt med i ny prosess der dette er mulig/relevant?
- Er ny arbeidsprosess tegnet opp og effekten av forbedringer beskrevet?
- Er det gjennomf?rt en overordnet vurdering av hva ny prosess vil kreve av endring, utvikling eller kostnad?
- Er det gjennomf?rt en analyse av risiko i ny prosess?
- Er rapport for ?nsket situasjon utarbeidet?
- Har prosesseier f?tt presentert rapport for ?nsket situasjon og fattet beslutning om videre arbeid og pilotering?