Avtaler i ny erasmusperiode 2021-2027
Seksjon for studiekvalitet jobber med rutiner for inng?else, registering og forvaltning av avtaler for ny periode 2021-2027.
Alle avtaler som skal videref?res i ny programperiode skal, i f?lge krav fra EU, v?re fornyet digitalt senest 31. desember 2022. Erasmus+-avtaler med partnerinstitusjoner i Storbritannia kan forlenges til 31. mai 2023.
Erasmus+-avtaler kan inng?s i Inter-Institutional Agreement Manager (IIAm) i EWP Dashboard. Enhetene anbefales imidlertid ? fortsatt bruke papirmal og eksisterende rutine for ? inng? avtaler. Oppdatert avtalemal finner du nederst p? denne siden under "Maler/skjemaer".
I overgangsperioden fra gammelt til nytt Erasmus+-program, og i overgangen til digital l?sning for utveksling av informasjon om avtaler og studenter med Erasmus-partnere, anbefales det at avtaleeier f?rst g?r i dialog med avtalepartner per epost om vilk?r for videre Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ i Erasmus+ 2021-2027.
Deretter anbefales f?lgende:
1) Dersom det lar seg gj?re for avtalepartner, anbefales fornying eller inng?else av Erasmus+-avtalen p? papir, i mal for 2021-2027 (se nederst, under maler/skjemaer), eller p? e-post frem til digital signering er en mulighet.
2) Dersom det ikke er mulig ? fornye eller inng? en avtale p? papir, kan IIAm benyttes i Erasmus+-Dashboard. Merk at systemet forel?pig ikke svarer til UiOs krav for signering eller arkivering. Man kan opprette avtale og starte utveksling av data/innhold i avtalen, men avtalen kan for ?yeblikket ikke signeres eller arkiveres p? en forsvarlig m?te.
3) Inng?else av helt nye avtaler for ny periode b?r gj?res p? papir og ikke per epost.
Se ogs? UiOs FAQ for avtaleinng?else i ny programperiode.
Registrering av avtaler i FS
Nye Erasmus-avtaler skal meldes inn for registrering via Nettskjema. Endringer av betydning i eksisterende avtaler skal ogs? meldes inn via nettskjema.
P? bakgrunn av utfylt nettskjema vil Seksjon for studiekvalitet registrere avtalen i FS. Enheten m? ogs? bestille publisering av s?knadsalternativ i S?knadsweb (for ut-opptaket). Kvalitetssikringsskjema er tilgjengelig som en integrert del av nettskjemaet, dersom fagmilj?et ?nsker det.
Det er viktig at enhetene f?lger rutinene som gjelder ved inng?else av Erasmus-avtaler.
NB: Avtaler som skal forlenges i ny periode og som er avtalt p? epost, trenger ikke ? meldes inn enkeltvis, men skal inng? i prosessen der enhetene fyller ut excel-oversikter for avtaler i ny periode.
Hvem tar initiativ til en avtale?
Det er fagmilj?ene som best avgj?r om en utvekslingsavtale skal inng?s eller ikke. En god avtale er bygget p? godt vitenskapelig Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ eller et gjensidig ?nske om vitenskapelig Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@. Avtaler kan inng?s enten p? initiativ fra fagmilj?ene ved UiO eller fra partnerinstitusjonen. Dersom universiteter i Europa kontakter Erasmus-teamet ved UiO med ?nske om Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@, videreformidles dette direkte til instituttene.
Hva b?r fagmilj?et tenke p? f?r inng?else av avtale?
Utforsk studiestedet! Hvilken informasjon finnes om institusjonen i Europa? Hvor kompatibelt er fagmilj?et med tilsvarende p? UiO? Har l?restedet emner og kurs p? engelsk som passer i studentens studieprogram ved UiO? Har de et st?tteapparat for internasjonale studenter/ansatte? Er studentene garantert bolig? Gj?r studiestedets akademiske kalender og semesterinndeling det mulig ? utveksle innenfor de datoene som passer i UiOs studieprogram?
Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) fungerer som sjekkliste ved inng?else av utvekslingsavtaler og skal sikre god kvalitet p? avtalen (se ogs? punkt 9 under). Dette skjema er n? en integrert del av nettskjema for innmelding av nye og forlengete/endrete avtaler.
NB: dersom avtalen skal omfatte mobilitet p? PhD-niv?, m? det tydeliggj?res at disse kandidatene ikke regnes som studenter, men ansatte/gjesteforskere, n?r de kommer til UiO (ogs? i kvalitetssikringsskjema!).
Fagmilj?et m? forh?ndsgodkjenne kursene som studentene ?nsker ? ta ved det utenlandske l?restedet. Det er derfor viktig ? n?ye vurdere om studietilbudet passer inn i studentens studieprogram ved UiO f?r man forplikter seg. Vi anbefaler ogs? at dere i st?rst mulig grad setter sammen pakker av kurs ved partneruniversitetet som enkelt kan godkjennes i studentens studieprogram (jf. tiltak 15 i UiOs Handlingsplan for internasjonalisering 2012-2014).
Ved opprettelse av avtaler for ansattmobilitet gjennom Erasmus+, m? undervisningen inng? som en integrert del av l?replanen og im?tekomme kravene for ansattmobilitet for undervisning.
Norske universiteter kan inng? avtaler under Erasmus+ med institusjoner i EU-landene Makedonia, Serbia, Tyrkia og Island. For avtaler med Sveits brukes samme avtalemal, men Sveits er per dd. ikke deltaker i Erasmus+, og utreisende studenter p? studieopphold (obs! gjelder ikke praksis) fra UiO f?r stipend fra den sveitsiske institusjonen gjennom et sveitsisk skyggeprogram til Erasmus+.
Hva forplikter fagmilj?et seg til ved inng?else av en utvekslingsavtale?
Ved inng?else av avtale m? fagmilj?et v?re forberedt p? ? ta imot studenter og ansatte fra utlandet, og plikter ? ta imot s? mange studenter og ansatte som det er oppgitt i avtalen. Undervisningen m? tilrettelegges for de innreisende studentene, dvs. forelesninger, pr?ver og all pensumslitteratur i de relevante emnene m? kunne tilbys p? engelsk. Dersom man for eksempel bare kan tilby emner til utvekslingsstudenter i h?stsemesteret, er det viktig at dette kommuniseres til partneren slik at denne ikke sender studenter i v?rsemesteret.
Utfylling av avtaledokumenter
Vitenskapelig ansatte som ?nsker ? inng? en avtale bes kontakte internasjonal koordinator ved egen enhet f?r inng?else av nye avtaler.
Malene (under maler/skjemaer) angir minimumsinformasjonen som skal v?re med i en avtale, men det er fullt mulig ? legge til ekstra opplysninger, bruke en annen utforming eller endre rekkef?lgen p? punktene.
Avtalen er forh?ndsutfylt med en rekke informasjon om UiO. Tilsvarende informasjonen m? fremg? om partnerinstitusjonen:
- I tillegg til kontaktinformasjonen til UiOs Erasmus-koordinator m? man fylle inn kontaktinformasjon (navn, telefon og e-postadresse) til akademisk og administrativ kontaktperson ved eget fagmilj?. Partnerinstitusjonen legger deretter til sin kontaktinformasjon i avtalen.
- Angi hvilket fagomr?de og ISCED fagkode avtalen gjelder for (f.eks. Subject area code 0312 Political sciences and civics). Bruk fagkoden som passer best og spesifiser eventuelt underomr?det i teksten. Se ogs? ISCED fagkoder.
- Spr?kkrav spesifiseres tydelig. UiO krever at studentene har engelskferdigheter p? B2-niv? i henhold til Det felles europeiske rammeverket for spr?k (CEFR).
- Under "study cycle" angis niv? for utvekslingen (1st cycle=BA, 2nd cycle=MA, 3rd cycle=PhD). Merk at PhD-kandidater ikke behandles som studenter ved UiO, men som gjesteforskere.
- For studiemobilitet angis antall studenter (normalt 2-4) og antall m?neder oppholdet skal gjelde (maksimum 12 m?neder) i kolonnen "Studies".
- Dersom avtalen ogs? skal gjelde praksisplasser for studenter angis dette p? samme m?te i kolonnen "Traineeships" (minimumslengde 2 m?neder).
- Dersom avtalen gjelder ansattmobilitet for undervisning eller oppl?ring kan dette fylles inn under "Staff mobility".
- Dersom instituttet ?nsker ? legge inn egne krav eller forutsetninger i avtalen, kan dette legges til under "D. Additional requirements".
- Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) fylles ut og arkiveres sammen med avtalen.
Hvem kan undertegne en Erasmus-avtale?
Avtalen skal signeres ved begge institusjoner. I Erasmus+ godtas skannede signaturer i avtaledokumentene. Universitetsdirekt?ren har signert Erasmus Charter for Higher Education for 2020-2027 p? vegne av UiO og har delegert fullmakt til ? signere avtalene til institutter og fakulteter. Universitetsdirekt?rens signatur er derfor ikke n?dvendig p? hver avtale.
Hvem som kan undertegne en Erasmus-avtale avhenger av hvilket fagmilj? avtalen gjelder for:
- Gjelder avtalen kun ett fagmilj? er det kun instituttleder som kan signere avtalen. Avtalen skal ikke signeres av administrative eller akademiske ansvarlige for internasjonalisering ved instituttet. Dette for ? sikre at avtalen er faglig forankret p? instituttet og at instituttledelsen holdes orientert om avtaleportef?ljen til eget fagmilj?.
- Gjelder avtalen flere fagmilj? p? et fakultet, eller et tverrfaglig program, er det dekan eller studiedekan som signerer p? vegne av fakultetet.
- Gjelder avtalen flere fakulteter ved UiO eller enheter under universitetsstyret kan avtalen signeres av direkt?r for Avdeling for studieadministrasjon i LOS.
Administrasjon og arkivering av Erasmus-avtaler
Fakultetskontakten for internasjonalisering ved hvert fakultet har ansvar for ? gjennomg? og vedlikeholde fakultetets avtaleportef?lje. Fakultetskontakten har ansvar for ? fornye avtaler innen fristene f?r utlysning i S?knadsweb (begynnelsen av desember/slutten av juni) eller avslutte avtaler som ikke ?nskes videref?rt i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med enheten som eier avtalen. Erasmus-teamet i Seksjon for studiekvalitet registrerer nye og fornyede avtaler i FS.
Avtaleutkast som blir sendt til Erasmus-koordinator fra et utenlandsk universitet, blir videresendt til enheten, som kvalitetssikrer innholdet i avtalen og signerer. Dette gjelder b?de helt nye avtaler og fornyelser. Enheten arkiverer den ferdige, signerte versjonen av avtalen i ePhorte. Fakultetskoordinator er ansvarlig for ? utarbeide og f?lge opp interne rutiner for arkivering av avtaler, samt oppl?ring av nye medarbeidere. Kvalitetssikringsskjema arkiveres ogs? for hver nye avtale som inng?s.
Enheten m? informere Erasmus-koordinatorer om nye eller forlengede avtaler som skal registreres i FS. Alle nye og forlengede/endrede Erasmus-avtaler skal meldes inn via Nettskjema. P? bakgrunn av utfylt nettskjema vil Seksjon for studiekvalitet registrere avtalen i FS. I nettskjemaet kan enheten ogs? bestille universitetsnettside og publisering av s?knadsalternativ i S?knadsweb (for ut-opptaket). Kvalitetssikringsskjema er n? en integrert del av denne innmeldingen, dersom fagmilj?et ?nsker det.
Fakultetskoordinator er ansvarlig for at nye avtaler og forlengelser/endringer meldes inn for registrering i FS s? snart som mulig etter at avtalen er ferdig signert.
N?r avtalen er registrert i FS, kan den benyttes til utveksling av studenter og ansatte. Husk ? publisere avtalenettside!
FS-oversikten brukes ogs? til ? lage raskt oppdaterte oversikter over inng?tte Erasmus-avtaler ved UiO.
Terminere en avtale
Det er forskjellige ?rsaker til at et fagmilj? eller fakultet ?nsker ? terminere en avtale. Dersom kun ¨¦n av partene ?nsker ? si opp avtalen, m? den andre parten informeres i god tid. I tillegg, m? avtalen m? st? i 12 m?neder etter oppsigelse, for ? sikre at studentene som er nominert til utveksling f?r gjennomf?rt oppholdet sitt.
N?r en avtale er gjensidig besluttet terminert m?:
- Korrespondanse eller adendum vedlegges til avtaledokumenter i ePhorte.
- Avtaleinformasjon i FS oppdateres. Kontakt Erasmus-teamet sentralt for assistanse.
Maler/skjemaer
- Erasmus+ bilateral avtalemal 2021-2027 (docx) (MobilitetsÅ·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ i Europa)
- Erasmus+ multilateral avtalemal 2021-2027 (docx)
- Erasmus+ avtalemal for UiO 2014-21 (docx) (Mobilitet i Europa)
- Erasmus + Global avtalemal for UiO 2014-23 (doc) (Global mobilitet)
- Nettskjema for innmelding av nye og forlengede/endrede Erasmus-avtaler
- Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (docx)
- Nettskjema for bestilling av universitetsmappe
- S?k etter fagomr?de og ISCED fagkode eller se liste over ISCED fagkoder (xls)