Opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom nominasjons- og S?knadsweb

Opptaket av innreisende utvekslingsstudenter koordineres av Seksjon for studiekvalitet (SK), mens saksbehandlingen er delt mellom fakulteter/enheter og SK.

Om nominasjonsweb

• Nominasjonsweb brukes til nominasjon, og ikke til s?knad. Dvs. det er UiOs registrerte partnerinstitusjoner som nominerer studenter de har tatt opp til utvekslingsopphold p? p? UiO, p? inng?tte utvekslingsavtaler de har med enhet p? UiO.
• Nominasjonsweb brukes hovedsaklig til nominasjon av studenter som kommer p? semesterutveksling, og som skal ta emner som skal innpasses i studier ved hjemmeinstitusjon. Studenter som skal v?re p? kort opphold (korttidssmobilitet, og/eller Erasmus+ BIP, etc.), og som ikke kommer til semesterstart (feks. sommerskole), skal ikke nomineres gjennom nominasjonsweb . Disse m? registreres med manuell rutine.
• PhD-studenter skal ikke ha studentstatus og b?r ikke nomineres gjennom nominasjonsweb. Se Utveksling p? PhD-niv?.

I nominasjons-og S?knadsweb foretas opptak av innreisende utvekslingsstudenter p? bachelor- og masterniv? to ganger i ?ret. Felles frister for nominasjon, og for p?f?lgende fullf?ring av s?knad i S?knadsweb, er:

- 1. mai for start i h?stsemesteret (august),

- 15. oktober for start i v?rsemesteret (januar).

OBS: Nominasjonsweb kun brukes til UTV-INN-opptaktet som administreres av Seksjon for studiekvalitet/SADM (til forskjell fra S?knadsweb der forskjellige opptak kan settes opp).

Innhold

• Nominasjonsweb og S?knadsweb
• Bruk av FS
• Saksbehandling
• Emnevalg/emneavklaring
• L?n av avtaler
• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett og emneregistrering

Nominasjonsweb og S?knadsweb - prosess

• Nominasjons- og S?knadsweb ?pnes ca. 15. februar og 1. september for opptak til utvekslingsstudier som starter ved semesterstart i p?f?lgende semester (august og januar henholdsvis).
• Partner som skal bruke nominasjonsweb m? registreres som bruker av Seksjon for studiekvalitet. Partner registreres med epost-adresse med kontakttype "NOMINATOR" og epostadresse blir da brukernavn for innlogging.
• En stund etter ?pning sender Seksjon for studiekvalitet e-post til partnere som er registrert som nominator p? utvekslingsavtale, med p?minnelse om brukernavn og fremgangsm?te (ca. midten av mars og midten av september, senest 1. april og 1. oktober).
• Partnerinstitusjon nominerer studenter de har tatt opp til utveksling hos UiO i nominasjonsweb. Partner som ikke har tilgang m? be om det. Se informasjon til partnere p? nettside om online nomination service for partner universities.
• Partner oppfordres til ? laste opp studentenes dokumenter i nominasjonsweb, men studenter kan ogs? selv laste opp i S?knadsweb.
• Studenter som nomineres f?r tilsendt automatisk og standard e-post med kvittering p? nominasjonen. E-posten inneholder informasjon om krav til s?knad, hvordan man s?ker, og lenke og passord til S?knadsweb, og ligger i FS dokumentarkiv. Passord kan ogs? bestilles p? S?knadsweb innloggingsside.
• Studenten logger seg p? S?knadsweb og registrerer postadresse, mobilnummer, s?knadsalternativ (fakultet og niv?), samt emne?nsker (i merknadsfelt). Studenten laster opp dokumenter hvis ikke partner har gjort det.
• Alle studenter m? ha karakterutskrift vedlagt s?knaden. Bilaterale studenter m? laste opp kopi av pass og de som kommer fra ikke-engelskspr?klige land m? laste opp dokumentasjon p? tilstrekkelig engelskniv? ihht. gjeldende krav om dette.
• Seksjon for studiekvalitet har kontakt med partnere om brukertilgang til nominasjonsweb, samt sp?rsm?l om prosess for nominasjon, frister, endring av brukeradgang, etc., etc..
• Seksjon for studiekvalitet har kontakt med studenter ved sp?rsm?l om innlogging, krav, dokumenter,ev. feil i S?knadsweb, osv., osv..
• Avtaleeier har kontakt med partner vedr. antall studenter/plasser, avtaletekniske forhold, valg av emner, etc.
• Siste frist for nominasjon og s?knad er 1. mai og 15. oktober hvert ?r (frist for v?r var 1. november tom. 2019).
• SK holder systeme uoffisielt ?pne noen dager etter fristene for sene nominasjoner, s?knader, dokumenter, etc. (ca. til 15. mai og 20. oktober henholdsvis). Etter dette er systemet stengt og den manuelle rutinen m? brukes.

Nominasjoner som enhetene mottar fra partner per e-post, vanlig post eller p? annen m?te, sendes til exchange-students@admin.uio.no, slik at Seksjon for studiekvalitet kan gi partneren informasjon og tilgang til nominasjonsweben.

Se nettside med informasjon til partnere: Online nomination service for partner universities

Bruk av FS

• Seksjon for studiekvalitet (SK) tilrettelegger i FS for nominasjonsweb og S?knadsweb i god tid f?r ?pning (oppretter opptak UTV-INN, legger inn opptaksdetaljer, tekster, studieprogrammer, samt administrer brukere, etc.).
• Partnere som skal nominere m? v?re registrert som brukere p? de aktuelle avtalene. Det er Seksjon for studiekvalitet (SK) som administrerer brukere.
• SK f?lger opp henvendelser fra partnere om brukertilgang til nominasjonsweben fortl?pende. Henvendelser som kommer til enhetene om tilgang etc., sendes til SK p? exchange-students@admin.uio.no
• Enhetene vedlikeholder avtalene i FS; dvs. gyldighet, antall plasser ev. ogs? kontaktinformasjon, samt melder til Seksjon for studiekvalitet ved spesielle behov i forhold til tilgjengelige semestre, antall plasser, studieprogram, etc..
• Studentene blir automatisk opprettet i FS med forekomst i person/student- og s?knad samlebilde n?r partnerinstitusjonen nominerer i nominasjonsweben. Standard kvitterings-epost sendes automatisk til registrert epost-adresse.
• S?keren logger inn og velger studieprogram i S?knadsweb (basert p? UVT-studieprogrammene), og det opprettes tilsvarende s?knadsalternativ i s?knad samlebilde. Emne?nsker registreres i merknadsfeltet og havner i merknadsfeltet S?KERMERKNAD i S?knad samlebilde.
• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@n studenten registerer havner i underbildet, sammen med informasjon om nominasjon (partnerinst, nominator, antall semestre); klikk p? "Hele" for ? se detaljene.
• Dokumenter kan lastes opp i nominasjonsweben av partner og/eller i S?knadsweb av studenten, og blir liggende i studentens dokumentarkiv.
• SK kvalitetssikrer data frem til s?knadsfristen og kj?rer deretter rutiner i FS som kvalifiserer studentene og gir dem tilbud samt ja-svar. Deretter produseres og publiseres opptaksbrev til dokumentarkiv, og epost med standardinfo om opptak mm. sendes ut. Det blir kj?rt rutiner enkeltvis for etterslengere som blir klare etterhvert.
• SK overf?rer de kvalifiserte studentene til utvekslingsperson-bildet, samt bestiller og f?lger opp snr, oppretter som student og tildeler studierett.
• SK bestiller kj?ring av rutine for oppretting av registerkort (fritak for semesteravgift) samt oppretting av realfagsprofil fra Seksjon for digitale tjenester (DIG). Suppleringsrunder kj?res fortl?pende. Se ogs? studierett for innreisende studenter
• Enhetene kan bruke S?knad samlebilde til saksbehandling, samt Utvekslingspersonbildet etter at studentene er overf?rt dit (ca. en uke etter s?knadsfristene).
• Enhetene kan ogs? bruke rapportene 101.001, 170.001, 171.001 mfl. til ? ta ut oversikter over s?kere og emne?nsker.

Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av de forskjellige bildene og rapportene i FS.

For detaljer rundt tilrettelegging i FS og hvem gj?r hva og n?r, se?rshjul for utveksling.

Saksbehandling

• Seksjon for studiekvalitet (SK) f?lger med p? nominasjoner og s?knader i FS (S?knad samlebilde) fortl?pende. SK purrer p? de studentene som ikke har s?kt, lastet opp dokumentasjon eller skrevet inn emne?nsker ca. 1 uke f?r fristene.
• SK sjekker de opplastede dokumentene for engelskkrav (studenter fra ikke-engelskspr?klige partnerinstitusjoner i Asia, S?r-Amerika og Afrika). NB:
  • Studenter via Erasmus+, EEA og bilaterale avtaler med engelskspr?klige partnerinst. sjekkes IKKE for dokumentasjon p? engelsk.
  • Avtaleeier m? selv sjekke dokumentasjon p? engelsk for studenter som er nominert p? avtaler der det er fastsatt egne krav for dette.
• Avtaleeiere saksbehandler sine s?kere for opptak til ?nskede emner fortl?pende fra opptaket ?pner. Se veiledning for emneavklaring
• Avtaleeiere m? sjekke at nominerte praksisstudenter p? avtaler som inkluderer praksisplasser har lastet opp signert traineeship/internship agreemen, og kontakte partner ved sp?rsm?l/avklaringer.
• Avtaleeiere kan sette N p? "Kan behandles" i S?knad samlebilde p? studenter som av en eller annen grunn ikke skal ha opptak.
• Ca. en uke etter fristen generer SK opptaksbrev fra FS som lagres i studentens dokumentarkiv (generelt opptaksbrev uten informasjon om fagtilh?righet, f?r emnene er avklart). Se ?rshjul for utveksling
• Samtidig sender SK e-post til studentene med beskjed om at opptaksbrev finnes i S?knadsweb og med lenker til praktisk informasjon for nye studenter p? nettsidene. Se mottak og oppf?lging
• Det gis normalt ikke anledning til utsatt studiestart eller betinget opptak.
• S?knadsfristene praktiseres strengt, og s?kere som kommer etter fristen omfattes ikke av boliggarantien.

I opptaksbrevet st?r det at man har f?tt opptak som utvekslingsstudent til UiO, og at emne?nsker er oversendt fakultetene for vurdering. Alle som har emne?nsker som IKKE kan innvilges av ulike ?rsaker (de oppfyller ikke forkunnskapskrav osv.) skal kontaktes av avtaleeier p? et tidlig nok tidspunkt til at de kan f? tilbud om andre emner. Se eget punkt om emneavklaring.

Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av avtalebildet og rapporter.

Emnevalg- og avklaring

Det er fakultetene som har ansvar for emneavklaring:

• S?kerne velger studieprogram og ev. niv? (avhengig av hva som er lagt inn i avtalen de er nominert p?) og oppgir hvilke emner de ?nsker i S?knadsweb.
• Fakultetet v/avtaleeier er ansvarlig for koordinering av emneavklaring for alle som ligger p? fakultetets studieprogram (feks. HF for HFUTV, HFUTVMAS osv.), dvs. ogs? for studenter fra de sentrale UiO-avtalene.
• Emnevalg for studenter som har valgt studieniv? master og/eller emner p? masterniv? b?r avklares f?rst, helst i god tid f?r opptaksbrevene sendes ut.
• Avtaleeier kontakter studenter om emner som ikke g?r, ev. om forkunnskapskrav som ikke er oppfylt, og bist?r studenten for ? finne relevante emner han/hun er kvalifisert for, samt kommuniserer med studenter som har valgt masterniv? men som ikke er kvalisfisert for dette.
• Avtaleeier/emneleverand?r svarer p? alle sp?rsm?l omkring emnevalg fra studenter, ogs? p? andre enheters/sentrale avtaler.
• Avtaleier er i dialog med emneleverand?rer fra andre fak. for ? f? emnekabalen til ? g? opp for studenter p? egne avtaler, og p? sentrale avtaler.
• Avtaleeier/emneleverand?r legger inn avklarte emner i studentens utdanningsplan, ogs? p? sentrale avtaler.

For detaljert instruks, se egen nettside med rutiner og frister for emneavklaringsprosessen.

NB: Studenter som s?ker via sentrale avtaler skal ha lik mulighet til plass p? emner som s?kere p? lokale avtaler. S?kernes emnevalg b?r avklares innen de gitte fristene, s?rlig hvis det er snakk om popul?re emner med liten plass.

L?n av avtaler

Av og til f?r man henvendelse fra studenter fra et l?rested som har avtale(r) med ¨¦n eller flere enheter ved UiO, men som ?nsker ? studere ved en UiO-enhet som ikke har en avtale. Studenten ?nsker alts? ? "l?ne" en utvekslingsplass. I slike tilfelle er det ekstra viktig at alle rutiner f?lges:

• Avtaleeier m? ta stilling til om de vil tillate slikt l?n av avtale eller ikke, og sjekke at studentens hjemmeinstitusjon st?tter studentens valg. Send en e-post eller ta en telefon.
• Avtaleeier kontakter det fagmilj?et studenten ?nsker ? studere ved, for ? avklare om de kan og vil motta studenten.
• I nominasjonsweb m? studentens hjemmeuniversitetet nominere studenten p? den opprinnelige avtalen. Etter nominering angir studenten sine emne?nsker ved annen enhet i merknadsfeltet i S?knadsWeb.
• Avtaleeieren f?r i slike tilfeller mobilitetstilskuddet. Den enheten som administrerer emnene studenten tar, f?r studiepoengene og pengene dette genererer. Se finansieringskategorier (DBH).

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett og emnep?melding

UTV-programmene gir studentene tilgang til emnep?melding til utvalgte emner som undervises p? engelsk, p? tvers av fakultetene.

• Enhetene m? selv vedlikeholde UTV-programmene. Avtaleeier/fakultet passer p? at alle UTV-emner er meldt inn, og at studentene har valgt riktig UTV-program.
• Seksjon for studiekvalitet kj?rer rutine for oppretting av studierett med relevant UTV-studieprogram ut i fra hvilken avtale studenten er nominert p? (eller ut ifra hvilket fakultet studenten har valgt i S?knadsweb, gjelder studenter p? sentrale avtaler (UiO-avtaler og Nordlys). Les mer om studierett for innreisende utvekslingsstudenter.
• Avtaleier b?r sjekke at studenter som har valgt masterniv? er kvalisfisert for dette f?r studieretts-rutinen kj?res. Se ?rshjul for utveksling.
• Manuell undervisnings- og eksamensoppmelding i FS skal alltid gj?res av den enheten som administrerer emnet.