1. Sjekk hva det s?kes om og om s?knaden er fullstendig
- ?pne saken i ephorte og sjekk: Er all n?dvendig dokumentasjon lagt ved, og er den gyldig? Se dokumentasjonskrav til s?knad om endelig godkjenning. Det skal framg? tydelig p? en karakterutskrift at det er en offisiell karakterutskrift/ record of transcript, og ikke en semesteroversikt over eksamen/summary etc.
- Sjekk studentens status i FS:
- Studenten m? v?re tatt opp til et studieprogram ved UV for at vi skal kunne godkjenne ekstern utdanning inn i et studieprogram. Sjekk programstatus i FS - Student Samlebildet. Dersom studenten s?ker innpass i et annet studieprogram enn UVs, videresendes s?knaden til rett fakultet.
- Sjekk i FS at type utveksling (ERASMUS, NORLYS osv), utvekslingssemester og aktiv studieprogramstatus stemmer overens med s?knaden (FS - Utvekslingsmodulen - utvekslingsperson samlebilde).
- Er det registrert en forh?ndsgodkjenning p? samme studiet studenten s?ker innpass for?
- Studieprogramsider. Sjekk eventuelt studiel?pet p? studieprogramsidene for informasjon om faglige krav i utvekslingssemesteret og FS student samlebilde - utdanningsplan for emner som ?nskes erstattes.
- Learning Agreement. Dersom studenten har v?rt p? Erasmus-avtale, skal fullstendig utfylt og signert Learning Agreement f?lge s?knaden. Sjekk at info, dateringer og signaturer i den er korrekt, og at den er ett helt dokument (d.v.s. ikke satt sammen av to ulike versjoner, klippet og limt sammen fra ulike etc). Se mer info om OLA/LA under pkt 3.
Se eventuelt mer forklaring av FS-bildet Utvekslingsperson og Godkjenningsbildet i veiledningen til Forh?ndsgodsgodkjenning til L?nekassen
2. Opprett godkjenningssaken som innpassing i FS
FS veiledning for opprettelse av godkjenningssak og saksbehandling i FS
Pass p? ? opprette saken fra rett saksbilde i godkjenningsmodulen, siden studenten kan ha flere godkjenningssaker i FS. Du oppretter godkjenning/innpass fra en allerede ferdigstilt forh?ndsgodkjenning som godkjenningen skal baseres p?.
FS: s?knad om innpass av sommerkurs, f.eks NORKURS
Andre studenter som s?ker om innpass for utenlandsopphold registreres p? vanlig m?te kun i godkjenningsbilde.
- Registr¨¦r utenlandsoppholdet om sommeren med Avtaleid 11 ( se bilde under). Trykk p? contr T i feltet for Eksternt sted, for ? finne utenlandsinstitusjonen.
- N?r utvekslingspersonbildet er ferdig og lagret, opprettes det automatisk en godkjenningssak i godkjenningssak samlebilde. Registr¨¦r det som innpassak.
- S?ker m? ha levert gyldig dokumentasjon i form av offisielt dokument som viser antall ECTS, best?tt eksamen og niv?.
- NORkurs kan innpasses som valgfritt 2000/4000-emne i nordisk, lektorprogrammet, og skal derfor ikke oversendes til HF for faglig vurdering.
- Kurset registreres med 10 sp som innpasses i graden med 10 sp dersom det er plass til det i utdanningsplanen, og skal rapporteres til L?nekassen dersom det innpasses. Dersom det ikke skal innpasses, rapporteres det ikke til L?nekassen.
3. Bruk merknadsfeltene i godkjenningsbildet aktivt
Bruk merknadsfeltene i FS aktivt slik at sakens status framg?r tydelig og klart.
Merknadsfelt i FS-student samlebilde
Brukes av alle andre enn saksbehandler p? godkjenningssaken det gjelder.
Andre institutt/fakultet legger inn sine faglige vurderinger her, som er veiledende for saksbehandlerne p? saken.
Merknadsfelt i FS - godkjenningsbildet
Brukes kun av saksbehandler. Det er viktig at merknadsfeltet oppdateres i FS, slik at andre enn saksbehandler, og som ikke har ephorte-tilgang som f.eks infosentrene, kan sjekke status p? saken.
4. Sjekk om avlagte emner er i overenstemmelse med det som er forh?ndsgodkjent. Eventuelt om det finnes informasjon om avtalt endring av emner i l?pet av oppholdet.
- Sjekk vedtaksbrev for forh?ndsgodkjenning opp mot studentens s?knad.
- For UVs studenter p? IPED og ISP gjelder UVs internrutine for registering av emneendringer i fs og i learning agreement del 2 Changes to Learning agreement.
- Studenten m? dokumentere bekreftelse p? eventuell emneendring i s?knaden. Sjekk om det studenten eventuelt viser til er lagt inn i som merknad i FS - student samlebilde. Dersom det ikke finnes info i FS kan du be studenten om ? ettersende dokumentasjon p? kommunikasjon om forh?ndsgodkjent emneendring.
- Learning agreement skal kun inneholde emner som er forh?ndsgodkjent, enten det gjelder f?r utvekslingen eller ved endringer av emnepakken, og der signaturer fra UiO bekrefter gyldigheten. Siden rutinene for OLA p? UIO ikke n?dvendigvis er helt innarbeidet, m? OLA fra andre fakultet inntil videre (mars -23) sees p? som veiledende for saksbehandler. Se mer info om OLA/LA under pkt 1.
Etterlys manglende dokumentasjon/informasjon
Dersom s?knaden er ufullstendig m? saksbehandler be studenten om ? ettersende oppklarende/ fullstendig informasjon og /eller dokumentasjon, slik at grunnlaget for saksbehandlingen blir tilstrekkelig. E-post til studenten skal sendes via ephorte.
Dersom det dreier seg om ettersending av dokumenter/ dokumentasjon m? saksbehandler be studenten om ? ettersende det til UV studieinfo p? e-post: uv-studieinfo@uv.uio.no. Studenten m? i e-postens Subjectfelt skrive "saksnummer xxx/xxx - ettersending av dokumentasjon til s?knad om godkjenning av ekstern utdanning ".
Saksbehandler skriver i FS godkjenningsbildet - merknadsfeltet at vi har etterspurt mer dokumentasjon eller annet fra student, med dato og initialer. Det forutsetter at det allerede er opprettet en godkjenningssak/innpass i FS.
UV info og saksbehandlere kan dermed lett sjekke og f? oversikt over status p? sak.
Brukerveiledninger for brev (ogs? e-post) i ephorte
All e-post-korrespondanse av betydning for saken m? legges inn i saksmappen i ephorte.
5. Videre saksgang
1. Dersom emnene tatt p? utveksling stemmer overens med det som er forh?ndsgodkjent eller dokumentert avtalt i l?pet av oppholdet
G? til punkt 6
2. Om emnene tatt p? utveksling ikke stemmer overens med det som er forh?ndsgodkjent eller avtalt i l?pet av oppholdet, men ...
Dersom studenten viser til kommunikasjon med et institutt (gjelder ikke IPED eller ISP - se UVs internrutine) vedr?rende forh?ndsgodkjent emneendring, og det ikke finnes dokumentasjon, kan vi i unntakstilfeller sp?rre aktuelt institutt.
Det gjelder kun i de tilfeller der det virker sv?rt sannsynlig at det har v?rt en kommunikasjon med UiO. F.eks. at studenten viser til en uklart e-post fra et institutt, som samsvarer med info i OLA./LA. Evt en fullstendig og ryddig OLA.
Det vil i s? fall ogs? kun gjelde lektorstudenter p? avtaler utenom UVs avtaler via HF (faginstitutt) eller SV fakultetet (SV infosenter). For UVs studenter p? UVs avtaler gjelder alltid fakultetets rutinebeskrivelsen.
Eventuell foresp?rsel for ? f? bekreftelse p? forh?ndsgodkjenning av endret emnepakke sendes p? e-post via ephorte.
3. Dersom det ikke foreligger gyldig dokumentasjon p? endret forh?ndsgodkjenning
Oversendelsesnotat (N-notat i ephorte) sendes til aktuelt institutt (ved UV) / annet fakultet p? UiO for faglig vurdering.
- Oversendelse til UVs institutter: Dersom saken gjelder en vurdering ved et av UVs institutter sendes notatet ufordelt til det aktuelle instituttet. Mottaker blir da UV ILS, UV IPED, UV ISP eller UV CEMO. Til saker som gjelder lektorprogrammet settes teamleder for lektorprogrammet p? kopi, Lisa Utnem, lisa.utnem@ils.uio.no.
- Oversendelse til HF: Send direkte til tidligere saksbehandler p? saken ved HF, det vil si mottaker og saksbehandler p? oversendt vurdering av forh?ndsgodkjenning fra UV. Dersom saken ikke tidligere har v?rt til vurdering, sendes saken ufordelt over til HF STUD.
- Oversendelse til andre fakultet: Sendes ufordelt til det aktuelle fakultetet. Relevante mottakere er SV ADM, TF ADM, MN ADM.
Relevante brevmaler ligger i fellesmappen for godkjenning av utenlands utdanning: \\kant\uv-felles\uvsek\studie\godkjenning_utenlandsk_utdanning
Saksbehandler sender et forel?pig svar til s?ker med e-post fra ephorte med informasjon om at s?knaden er mottatt og sendt til institutt/fakultet for vurdering.
Opprett saken i FS, jamf?r pkt 4, og sett saken "UNDER BEHANDLING". Legg inn i merknadsfeltet i godkjenningsbildet hvor saken er videresendt, dato og dine initialer.
N?r du mottar svar fra det aktuelle instituttet/fakultetet, svarer du studenten jamf?r pkt 5 og avslutter saken b?de i ephorte og FS (jamf?r pkt 4).
6. Resultat av saksbehandlingen - registreringer i FS
Dersom saken kan ferdigstilles fortsetter du med f?lgende, jamf?r FS-veiledningen:
Registrere ekstern utdanning i Person eksternstudium ( g? fra Godkjenningssak samlebilde)
- Registrere omfang ( g? fra Person eksternstudium til Godkjenningssak samlebilde)
- NB! registeringer L?nekassen trenger til sin saksbehandling
- Legge emnene til i studentens utdanningsplan ( g? fra Godkjenningssak samlebilde -- Student samlebilde - Utdanningsplan).
- Legg til vitnem?lsmerknad i bildet Utdanningsplan. Du bruker fliken Vitnem?l og DS, og legger inn en merknad under "Merknad for vitnem?lsgrunnlag". Mal for merknadstekster finnes i godkjenningsmappen p? fellesomr?det, jamf?r ovenfor.
- Husk ? registrere saken som BEHANDLET. G? ut av godkjenningssaken og inn igjen for ? sjekke melding midt p? siden som bekrefter at data er klart til overf?ring til L?nekassen.
7. Svare studenten via ephorte
Brukerveiledning i ephorte for saksbehandlere.
N?r du mottar svar fra det aktuelle instituttet/fakultetet, kan du svare studenten via ephorte.
Svaret skal v?re spesifikt p? hva som faktisk er godkjent; hva som erstatter hva, emne for emne.
Relevante brevmaler ligger i fellesmappen for godkjenning av utenlands utdanning: \\kant\uv-felles\uvsek\studie\godkjenning_utenlandsk_utdanning. Alle skal inkludere informasjon om klagemulighet.
Interninfo om klageadgang du som saksbehandler b?r kjenne til.
Brevet i ephorte sendes p? godkjenning til n?rmeste leder.
Til saker som gjelder lektorprogrammet settes teamleder for lektorprogrammet p? kopi, Lisa Utnem, lisa.utnem@ils.uio.no.
8. Ressurser
Ephorte-veiledninger med kontaktinfo for brukerst?tte