Avslutningsfasen

• Konsept
  • Ide, behov, m?l
• Planlegge
  • Styringsgrunnlag
• Gjennomf?re
  • Gjennomf?rings-
    faser
• Avslutte
  • Overlevering, evaluering
• Realisere
  • Gevinster

Form?l

Avslutningsfasen skal sikre en strukturert og formell avslutning av prosjektet, en god overlevering til linjen og l?ring til framtidige prosjekter.

Innledning

Avslutningsfasen innledes ved at prosjekteier og styringsgruppen godkjenner samlede leveranser fra gjennomf?ringsfasen og prosjektleders avslutningsanbefaling (BP4), og beslutter at avslutningsaktivitetene kan igangsettes.

Avslutningsfasen

En god avslutningsfase er viktig for:

• god overlevering av prosjektets produkter
• godt eierskap til disse produktene i linjen og driftsorganisasjon, og til videre gevinstrealisering
• ? hente ut l?ring til framtidige prosjekter
• ? kunne re-allokere prosjektressurser

I tillegg til endelig overlevering av prosjektprodukter til linjen, er f?lgende aktiviteter viktige i avslutningsfasen:

• evaluering av prosjektets m?loppn?else og prosesser, og strukturering av erfaringsdata
• oppdatering av gevinstrealiseringsplaner
• avslutning av kontrakter, arkivering av dokumenter, lukking av prosjektregnskap osv.
• levere sluttrapport fra prosjektet

Avslutningsfasen er et tidspunkt for refleksjon og l?ring med tanke p? framtidige prosjekter.

Fasen avsluttes ved at styringsgruppen godkjenner sluttrapporten og vedtar at prosjektet kan avsluttes og prosjektorganiseringen oppl?ses (BP5). Dette inneb?rer ogs? at prosjekteier har fullf?rt sitt oppdrag p? vegne av virksomhetsledelsen. Relevante interessenter skal informeres om at prosjektets ressurser n? er fristilt.

Maler og verkt?y

• Sluttrapport (word)
• Gevinstplan (word)

Sjekkliste for beslutningspunkt 5

• Er sluttrapport levert?
• Er utest?ende arbeid tilfredsstillende lukket og eventuelt akseptert overf?rt til linjen?
• Er prosjektets hovedresultat (produkt, kost, tid, kvalitet, ressursbruk) dokumentert?
• Er positive og negative erfaringer dokumentert for erfaringsoverf?ring?
• Er prosjektdokumentene forsvarlig arkivert i UiO sitt arkivsystem (ePhorte)?
• Er alle prosjektkontrakter avsluttet?
• Er alle relevante interessenter blitt informert om avslutning av prosjektet?
• Er gevinstrealiseringsplanen oppdatert?
• Er eventuell erfaringslogg oppdatert, avsluttet og lagret?
• Er prosjektets m?loppn?else og erfaringer lagt frem for virksomhetsledelsen?
• Fungerer nye arbeidsprosesser og organisering p? en god m?te?