Prosjektrammeverk
English version of this page

Planleggingsfasen

Form?l

Planleggingsfasen skal ikre at virksomheten har en god forst?else for arbeidet som kreves for ? gjennomf?re prosjektet, f?r virksomhetsledelsen forplikter seg til en betydelig investering.

Innledning

Planleggingsfasen innledes ved at prosjekteier og ber?rte linjeledere godkjenner prosjektbeskrivelsen, og utpeker n?kkelrollene som m? delta i ? lage planer og strategier for god forankring og gjennomf?ring av prosjektet (BP2).

Planleggingsfasen

Planleggingsfasen legger grunnlaget for ? oppn? et vellykket prosjekt, og planprosessen er like viktig som planen. Prosjektplanlegging er et gruppearbeid, hvor prosjektleder m? ha med relevante folk. F?lgende b?r delta i planprosessen i tillegg til prosjektleder:

  • prosjektets n?kkelmedarbeidere
  • faglige ressurspersoner
  • de som eier resultatene
  • de som eier ressursene

Det er viktig ? planlegge med utgangspunkt i ?nsket resultat og hovedleveranser, og f? opp overordnede faser og milepeler f?rst. Ellers er det lett ? g? seg vill i detaljene eller havne litt p? siden av form?let med prosjektet. En god planprosess skal bidra til ?:

  • skaffe oversikt - og beholde oversikt underveis
  • engasjere prosjektmedarbeiderne og bygge felles forst?else
  • rasjonalisere arbeidet - riktig rekkef?lge, ikke glemme ting, unng? dobbeltarbeid
  • redusere risiko gjennom kvalitetssikring med flere hoder
  • bidra til ? forankre form?l, m?l og planer med ber?rte linjeledere, driftsroller og interessenter

Gjennom planleggingsarbeidet kommer det ofte fram ny eller mer presis kunnskap om prosjektets m?l, organisering, premisser og tidsramme. Da skal prosjektbeskrivelsen oppdateres i tr?d med dette og godkjennes p? nytt av styringsgruppen i BP3. Oppdatert prosjektbeskrivelse "fryses" i BP3 og oppsummeres i et styringsdokument som brukes i rapportering og formidling til styringsgruppen, linjeledelse og andre interessenter, og oppdateres i nye versjoner underveis i prosjektet.

Dersom det oppst?r eller blir besluttet vesentlige endringer i prosjektets m?l, rammer og premisser underveis i gjennomf?ringsfasen, kan det v?re behov for ? lage og f? godkjent en ny versjon av selve prosjektbeskrivelsen.

I planleggingsfasen oppretter prosjektlederen en samling dokumenter som benyttes av prosjekteier og styringsgruppen for ? godkjenne gjennomf?ring av prosjektet (BP3), og deretter som stryingsredskaper underveis i gjennomf?ringen. Dette omfatter oppdatert prosjektbeskrivelse, styringsdokument, faseplan/milepelplan og aktivitetsplaner for f?rste gjennomf?ringsfase, og en f?rsteversjon av gevinstrealiseringsplan. 

Planleggingsfasen avsluttes ved at dokumentasjonen overleveres til prosjekteier og styringsgruppe for godkjennelse.

Maler og verkt?y

Sjekkliste for beslutningspunkt 3

  • Er prosjektet fortsatt ?nskelig og i tr?d med virksomhetens strategiske m?l?
  • Er prosjektets resultatm?l med tilh?rende produkter/leveranser egnet til ? skape de ?nskede endingene og gevinstene som ble lagt til grunn for vurderingene i konseptfasen?
  • Er det utarbeidet en helhetlig og konsistent plan som bryter prosjektet ned i h?ndterbare faser?
  • Er det utarbeidet n?dvendige strategier for gjennomf?ring, for eksempel implementeringsstrategi, kvalitetsstrategi og anskaffelsesstrategi?
  • Er det gjennomf?rt interessentanalyse og iverksatt relevante tiltak basert p? denne?
  • Er prosjektorganisasjonen tydelig definert med roller og ansvar, og er det riktige og tilstrekkelige ressurser til ? gjennomf?re prosjektet?
  • Er usikkerhetsanalyse blitt uf?rt og er usikkerheten akseptabel?
  • Er kritiske suksessfaktorer identifisert?
  • Har gevinstansvarlig v?rt aktivt involvert i utarbeidelsen av gevinstrealiseringplanen?
  • Er linjeorganisasjonens kapasitet til ? realisere gevinstene blitt vurdert?
  • Er det utarbeidet en plan for endringsledelse?
Publisert 2. feb. 2016 10:35 - Sist endret 12. nov. 2020 12:03
Del p? e-post