Lederh?ndbok

Organisasjon

Lederniv? ved UiO og MN

Lederniv? UiO

Du finner her en oversikt over styringsform og ledelse  samt organisasjonskart for UiO.

Universitetsstyret er det ?verste organet ved UiO og skal trekke opp strategien, for UiOs utdannings- og forskningsvirksomhet. Styrets oppgaver er regulert i universitetslovens ¡ì9-2. 

Rektor  er ?verste leder for den faglige virksomheten ved Universitetet i Oslo (UiO), og leder av Universitetsstyret. Rektor har det overordnede ansvar for ledelse av institusjonens virksomhet og f?rer tilsyn med denne.

Lederniv? ved Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet 

Fakultetsstyret er fakultetets ?verste organ og har ansvar for ? fastlegge overordnede m?l, prioriteringer og strategier.

Dekanen er fakultetets ?verste leder og leder hele fakultetets virksomhet innenfor rammer satt av universitetsstyret og instrukser fra rektor og gjennom vedtak fattet i fakultetsstyret. 

Fakultetsadministrasjonen er delt inn i flere funksjonsomr?der, og ledes av fakultetsdirekt?ren.

Her finner du en presentasjon av fakultetets ledelse med tall, fakta og organisasjonskart .

Dine kontaktpunkter ved HR-avdelingen

Institutter:

Farmas?ytisk institutt (FAI) Torunn Standal Guttormsen

Fakultetsadministrasjonen Torunn Standal Guttormsen

Fysisk institutt (FI) Elin Thoresen

Institutt for biovitenskap (IBV) Nina Holtan

Institutt for geofag (GEO) Ole Rustad

Institutt for informatikk (IFI) Therese Ringvold

Institutt for teknologisystemer (ITS) Olga Holmlund

Institutt for teoretisk astrofysikk (ITA) Elin Thoresen

Kjemisk institutt (KI) Olga Holmlund

Matematisk institutt (MI) Ole Rustad

Sentere:

CBA - Centre for Biogeochemistry in the Anthropocene ¨C  

Nina Holtan

CCSE - Center for Computing in Science Education - 

Elin Thoresen

CENSSS - Centre for Space Sensors Systems -  

Olga Holmlund

dScience - Torunn Standal Guttormsen

ENT3R - Therese Ringvold

Hylleraas - Olga Holmlund

IN-TED - Elin Thoresen

NFS  -Naturfagssenteret - Nina Holtan

NJORD - Elin Thoresen

NORA - Torunn Standal Guttormsen

Norsk nukle?rt forskningssenter - Elin Thoresen

PHAB - Ole Rustad

RoCS - Rosseland Centre for Solar Physics - Elin Thoresen

Senter for bioinformatikk - Therese Ringvold

SMN - Olga Holmlund

Likestilling og mangfold: Marthe Amundsen og Anne Husby Mork

Susann Andersen: 

Karriere og kompetanseutvikling for stipendiater, postdoktor og forskere:

-MN sitt karrierest?ttetilbud for yngre forskere (phd, postdocs og forskere)

- MN p? LinkedIn - redakt?ransvar for MN sin Linkedin profil

Kaja Merethe Hellener Mathisen er for tiden vikar ved avdelingen.

Ved krevende personalsaker, r?dgivning for ledere mv. ta kontakt med seksjonsleder HR Synn?ve Grepperud.

Hvordan finne fram p? MN

Her f?r er en oversikt over hvordan man finner fram p? MN.

 

Rekruttering og ansettelser

Forberedelser og jobbanalyse

? rekruttere nye medarbeidere er en av de viktigste investeringene UiO gj?r, noe som gjenspeiles i UiOs rekrutteringspolitikk  og er avgj?rende for at fakultetene  skal lykkes med ? realisere sine m?l og strategier.

En god rekrutteringsprosess sikrer rett person p? rett plass og bidrar til at mangfoldet ved fakultetet ?ker.  Les Likestillings- og diskrimineringsombudets anbefalinger for likestilt rekruttering og FRONT prosjektets anbefalinger for kj?nnsn?ytrale ansettelsesprosesser.  

I forkant av rekrutteringsprosessen er det er viktig at det gj?res en jobbanalyse og at du gj?r deg kjent med regelverk, rutiner og maler for rekruttering og ansettelse ved MN Fakultetet.

Statens arbeidsgiverportal gir en veiledende beskrivelse p? hvordan du som leder kan f? til en god rekrutteringsprosess fra A til ?.

Kunngj?ring av stillinger

Under visse betingelser er det adgang til ? ansette uten kunngj?ring i inntil ett ?r.  

Hovedprinsippet er imidlertid at alle ledige stillinger m? lyses ut offentlig, som regel 5-6 m?neder f?r ?nsket tiltredelsestidspunkt. For stillinger som krever sakkyndig vurdering m? du beregne lenger tid (10-12 m?neder).

Ved utformeringen av stillingsutlysningen er det viktig at man er bevisst ordvalg og formuleringer. Ved ? skrive en inkluderende og attraktiv utlysning, vil du utvide utvalget av kandidater som er interessert i stillingen. Du kan enkelt sjekke om teksten er kj?nnsn?ytral p? Gender Decoder.

For ? lyse ut en stilling m? kontorsjef/senterkontorsjef sende f?lgende til den aktuelle HR-r?dgiveren:

• utfylt anmodning om kunngj?ring
• utkast til kunngj?ringstekst

Alle stillinger ved MN blir kunngjort i Jobbnorge, UiOs hjemmeside og nav.no. I tillegg skal alle vitenskapelige stillinger med engelsk tekst kunngj?res p? EURAXESS.

HR-r?dgiver lyser ut stillingen og gir kontaktperson(er) og komite godkjent av kontorsjef, tilgang til stillingen i Jobbnorge.

Dersom du ?nsker stillingen kunngjort andre steder m? det fremkomme i anmodningen.

E-postmal for reutlysning ved manglende kvalifiserte s?kere til utlyst stilling.

Intervju

Intervju - utvelgelse av kandidater  og gjennomf?ring:

I arbeidet med rekrutteringssaker m? rekrutterende leder og medlemmer av sakkyndig- og innstillingskomiteer vurdere egen habilitet.

Det er viktig ? sette av tid til intervjuer, innhenting av referanser og innstillingsarbeid i din og komiteens kalender.

Ved utvelgelse av kandidater til intervju, skal arbeidsgiver innkalle minst en s?ker med funksjonsnedsettelse, en s?ker med "hull" i CV og en s?ker med innvandrerbakgrunn. Det er en forutsetning at s?keren bor i Norge og er kvalifisert for stillingen.

Husk at det skal gjennomf?res intervju med alle kandidater som er aktuelle for innstilling til utlyste stillinger. Dette gjelder ogs? interne s?kere, selv om disse er godt kjent av komiteen eller rekrutterende leder. Det anbefales ? bruke intervjuguide. 

Det skal gjennomf?res referanseintervju med minimum 2 referanser (gjelder ogs? for interne s?kere). For stillinger med lederansvar anbefales 3-5 referanseintervju. Det m? begrunnes dersom man velger ? ikke gjennomf?re referanseintervju.

Under intervjusituasjonen er det viktig at man er bevisst muligheten for bias. De fleste av oss har en slags ubevisst forutinntatthet i hvordan vi oppfatter mennesker ut ifra kj?nn, etnisitet, funksjonsevne, alder, seksuell orientering osv. Se denne filmsnutten for gode tips til utvelgelse av kandidater.

Godkjenning av utenlandsk utdanning 

PhD-gruppen ved MN skal godkjenne utdanning for s?kere til PhD-stillinger. Det er egne krav til denne type stillinger, noe som gj?r at det m? settes av tid for godkjenning av utdannig.

Jobbtilbud

Merk at ved rekruttering til kunngjorte stillinger, kan ikke leder gi jobbtilbud eller sette dato for tiltredelse, f?r det rette ansettelsesorganet har fattet vedtak i saken. Det er kun fakultetets ansettelsesr?d , fakultetets ansettelsesutvalg, instituttets ansettelsesutvalg og i noen tilfeller instituttleder som har ansettelsesmyndighet. 

L?nn skal avklares med kandidaten f?r tilbudsbrev og arbeidsavtale sendes ut.  Informasjon skal gis enten via epost eller telefon og f?rst etter at vedtak om ansettelse er fattet. Du finner her forslag til tekst (e-post) som kan sendes s?ker vedr?rende tilbud. 

HR-r?dgiverne tar seg av alle tilbud og arbeidsavtaler etter at vedtak om ansettelse er fattet. 

Fortrinnsrett til stilling:

Det hender at det kommer inn s?knader fra personer som hevder fortrinnsrett til stillingen. I slike tilfeller skal leder ta kontakt med HR-r?dgiver for veiledning i den videre saksgangen. Det er egne regler om fortrinnsrett. Se pkt. 1.4.6 i UiOs personalh?ndbok.

Habilitet

B?de i forbindelse med rekrutteringssaker og daglig personalansvar er det viktig at ledere vurderer sin habilitet. ? v?re inhabil betyr at du har for n?r tilknytning til en sak du skal behandle. Lurer du p? om du er inhabil i konkrete sammenhenger, kan du r?df?re deg med din HR r?dgiver. Dette er utgangspunktet:

Forvaltningsloven stiller krav til alle statsansattes habilitet, og sier at en "offentlig tjenestemann er ugild til ? tilrettelegge grunnlaget for en avgj?relse eller til ? treffe avgj?relse i en forvaltningssak" i f?lgende tilfeller.

Hvis vedkommende:

a) er part i saken 
b) er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje s? n?r som s?sken; 
c) er eller har v?rt gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part. 

I v?r tid omfatter dette ogs? samboere og relasjoner som steforeldre/stes?sken o.l.

I tillegg sier UiOs etiske retningslinjer at vi skal v?re spesielt oppmerksomme p? s?kalte "doble relasjoner" - det vil si ansatte som innehar andre roller enn den profesjonelle i m?te med en kollega eller en student. Doble relasjoner kan oppst? som f?lge av blant annet slektskap, kj?rlighetsforhold, vennskap, uvennskap eller ?konomiske interesser. Les de etiske retningslinjene i sin helhet.

Medlemmer av sakkyndig komite p? alle stillingsniv?er b?r s? tidlig som mulig vurdere sin habilitet. 

Samme person b?r av habilitetshensyn ikke sitte i b?de innstillings- og tilsettingsorgan (UiOs personalreglement ¡ì 4). Det er viktig ? gj?re en habilitetsvurdering for ? sikre allmennhetens tillit til forvaltningen. Nedenfor er noen av punktene man b?r ta stilling til n?r man skal vurdere sin habilitet:

• Godt jobbkameratskap er ikke en automatisk inhabilitetsgrunn i forvaltningsloven ¡ì 6 f?rste ledd. 
• Sp?rsm?let er om det foreligger ?s?regne forhold? som er egnet til ? svekke tilliten til kollegaens upartiskhet etter forvaltningsloven ¡ì 6 annet ledd.
• Skillet mellom gode kolleger og spesielt gode venner ¨C det m? dreie seg om virkelig n?rt vennskap eller klart uvennskap.

Hvis du mener du er inhabil, dvs ikke kan behandle s?kerne p? en n?ytral m?te, m? du erkl?re deg som dette og ikke sitte i innstillingskomiteen. 

Mener du at du er habil m? du orientere innstillingskomiteen om bindinger (veiledning, felles publikasjoner, n?rt vennskap e.l.). De andre i komiteen m? s? avgj?re om du er habil eller ikke. Ved uenighet/tvil b?r man ta kontakt med kontorsjef/HR-r?dgiver. 

Hvis de finner at du er habil skal uansett bindinger og komiteens avgj?relse omtales i innstillingen. Finner komiteen deg inhabil m? du byttes ut. 

Mer om habilitetskravene i forvaltningsloven.

Du kan ogs? laste ned en presentasjon om habilitet hvis du ?nsker utfyllende informasjon.

Direkte ansettelser, forlengelser og opprykk

Under visse betingelser er det adgang til ? ansette uten kunngj?ring i inntil ett ?r. R?df?r deg med personal i forkant dersom det er aktuelt ? benytte seg av dette. Du m? v?re ute i god tid, senest 6 uker f?r personen m? v?re p? plass eller innev?rende ansettelseskontrakt g?r ut. Husk at du som leder aldri kan gi tilbud om ansettelse f?r saken er formelt behandlet av den rette ansettelsesmyndigheten.

• anmodning om ansettelse uten kunngj?ring Husk ? begrunne behovet for ? ansette midlertidig uten kunngj?ring (hvorfor er oppgavene tidsbegrenset).
• CV for den ansatte (legges ved anmodningen).

Fakultetet ?pner for at instituttene unntaksvis kan ansette f?rsteamanuensis uten kunngj?ring. Det er hjemlet i reglementet for ansettelser av f?rsteamanuensis og professor at man kan ansette i f?rsteamanuensistilling uten forutg?ende kunngj?ring.

Her finner du mer informasjon om fremgangsm?te for ansettelse av f?rsteamanuensis uten kunngj?ring samt regler for ansettelse i stilling som f?rsteamanuensis.

Rett til fast ansettelse

N?r en ansatt har v?rt sammenhengende ansatt i tre ?r ved UiO, har vedkommende rett til fast ansettelse jfr. statsansatteloven ¡ì 9 (3).

Her m? man v?re spesielt oppmerksom ved direkte overgang/ansettelse fra 3-?rig stilling som f.eks. postdoktor til ny midlertidig stilling som f.eks. forsker. Den ansatte vil da automatisk ha krav p? fast ansettelse. 

For ytterligere informasjon om faste forskere p? ekstern finansiering vises det til Grunnlagsdokument om ansettelser og oppsigelser i forskerstillinger.

Dersom det er snakk om fast ansettelse p? ekstern finansiering, vil vedkommende kunne sies opp ved bortfall av finansiering. Det betyr at ved overgang fra midlertidig til fast stilling p? ekstern finansiering, m? det v?re minimum finansiering for 12 m?neder. Dersom man m? g? til oppsigelse, m? det v?re tid til ? gjennomf?re prosessen. N?rmere informasjon finner du under "Avslutning av arbeidsforhold".

Opprykk til forsker 1183

"Vi gj?r oppmerksom p? at forsker 1109 som er ansatt i fast stilling p? ekstern finansiering - og midlertidig ansatt med finansiering p? tre ?r eller mer utover s?knadstidspunktet kan s?ke om opprykk til forsker 1183. Se regler for opprykk til forsker 1183 etter kompetanse.

NB! Det er ingen begrensning p? hvor stor stillingsprosent man m? v?re ansatt i for ? kunne s?ke om opprykk, s? deltidsansatte kan ogs? s?ke om opprykk."

Videre kan fast ansatte amanuenser, universitetslektorer, f?rsteamanuenser og f?rstelektorer med minst halv stilling kommer inn under opprykksordningene.

Onboarding - introduksjon av nyansatte

For de fleste nyansatte oppleves skifte av jobb som en stor overgang, og introduksjonsfasen er viktig for ? f? en rask faglig og sosial integrering. Viktige elementer i introduksjonen er derfor ? gi informasjon og skape kontakt.

Det er leder som har hovedansvaret for en god introduksjon. UiOs rutine for onboarding tar for seg hele prosessen fra arbeidsavtalen er underskrevet, oppf?lging i pr?vetiden og videre de f?rste 12 m?nedene av ansettelsen.

Selv om leder har ansvar for onboardings-prosessen, kan gjerne medarbeidere og andre ledere involveres i dette arbeidet. 

Forberedelse f?r ansettelse

For at alt skal v?re klart for den nyansatte fra f?rste arbeidsdag, er det en rekke praktiske og administrative forhold som m? ordnes som arbeidsverkt?y og systemer, adgangskort m.v. Her finner du en oversikt over hva som m? planlegges f?r tiltredelse i stillingen.

Mottagelse av nyansatte

V?r bevisst p? hvor viktig det er ? skape et godt f?rsteinntrykk. Det er viktig at alle nyansatte f?ler seg velkommen og godt ivaretatt av ny arbeidsgiver. 

En godt planlagt velkomst f?rste arbeidsdag og videre introduksjon til arbeidsplassen og arbeidsoppgavene, bidrar til en god oppstart for den nyansatte.

Pr?vetid

Leders oppf?lging i pr?vetiden

Nyansatte i staten har seks m?neders pr?vetid. ? komme godt i gang gjennom god oppl?ring og oppf?lging vil gi b?de den ansatte og arbeidsgiver bedre muligheter for ? kunne oppfylle de gjensidige forventninger.

Pr?vetid er regulert i ¡ì 15 i Statsansatteloven (lovdata.no).

Alle ansatte ved UiO signerer i sin arbeidsavtale p? at de har gjort seg kjent med reglene som gjelder for pr?vetid.

Oppl?ring og tilpasning i pr?vetiden

I pr?vetiden skal medarbeideren gis n?dvendig instruksjon, veiledning og oppf?lging. Uten slik oppf?lging har ikke leder et forsvarlig grunnlag til ? vurdere arbeidstakers tilpasning til arbeidet, dyktighet eller p?litelighet.

I pr?vetiden skal b?de den ansatte og arbeidsgiver, ved n?rmeste leder, ha et s?rskilt fokus p? oppl?ring og tilpasning til arbeidet. Den ansatte skal bli satt inn i rutiner og regler som gjelder p? arbeidsplassen, slik at hun/han kan gj?re en god jobb. 

Dersom det viser seg at den ansatte ikke kan tilpasse seg arbeidet eller ikke tilfredsstiller rimelige krav til dyktighet eller p?litelighet, kan det bli aktuelt med oppsigelse. Hvis du som leder erfarer at din nye medarbeider ikke leverer tilfredsstillende, ta kontakt med Seksjon for HR snarest for veiledning og st?tte i prosessen.

I en slik fase er dokumentasjon avgj?rende. Det er spesielt to forhold det er viktig ? v?re oppmerksom p?:

• Den ansatte skal f? tilbakemeldinger og mulighet til ? tilpasse seg arbeidsgivers forventninger underveis i pr?vetiden.
• Det m? dokumenteres at den ansatte har hatt denne muligheten, og hvordan vedkommende har respondert p? dette. Derfor er det viktig at du skriver et referat fra oppf?lgingsm?tene du har gjennomf?rt.

Statussamtaler

For ? sikre god oppf?lging av den nyansatte skal du som leder gjennomf?re to til tre statussamtaler i l?pet av de f?rste seks m?nedene.  Dette for at b?de arbeidstaker og arbeidsgiver skal  ha n?dvendig tid til tilpasning og effekt av oppl?ringen. 

For ? bidra til videreutvikling og trygghet i stillingen er det viktig at onboardingen fortsetter de neste 6-12 m?neders ansettelse.

I all veiledning og oppl?ring m? den ansatte f? mulighet til ? vise at oppl?ringen er forst?tt og iverksatt.

• Avtal tidspunkt for oppf?lgingsm?tene allerede under oppstartsm?tene
• Send ut invitasjon til oppf?lgingsm?te via Outlook minimum en uke f?r.
• Det anbefales at du skriver et kort referat fra m?tet, som du kan referere til ved behov senere.

Kurs og oppl?ring for nye ledere

Alle ledere ved UiO er pliktig til ? ta modul 5 og 6 innen HMS-oppl?ringen.

Nye ledere anbefales ? ta kurs i lederoppl?ring. Lederkursene har som form?l ? ? gi ledere ?kt bevissthet, kunnskap og konkrete ferdigheter som er viktige i rollen som leder.

Avtaler og tilganger for nye ledere

Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) er myndighet til ? bestemme hvordan budsjetterte midler skal brukes, herunder myndighet til ? inng? avtaler og gi tilsagn som medf?rer ?konomisk binding.

Alle disposisjoner som medf?rer ?konomiske forpliktelser skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Ledere skal ogs? godkjenne saker i Unit4, SAP og Selvbetjeningsportalen. Her finner du mer informasjon og oppl?ring og  skjema for Brukertilganger i SAPDF?, Unit4 og Tableau.

Tilganger til administrative systemer for nyansatte

Alle nyansatte skal gis tilganger til en rekke administrative systemer. Utgangspunktet for tilgangene er registrering av l?nnsforhold i SAPDF? hos Seksjon for l?nn, og deretter bygging av bruker for den ansatte hos lokal IT.

N?kkelkort

Nyansatte vil normalt kunne f? utdelt n?kkelkort to dager etter tiltredelse. 

Arbeid fra utlandet

Utsendte arbeidstakere (midlertidig opphold)

Et opphold i utlandet krever god planlegging og en rekke praktiske forberedelser. F?lgende side gir r?d om hva en ansatt b?r sette seg inn i f?r utreise: /for-ansatte/ansettelsesforhold/reise/utenlandsopphold/

Dersom en ansatt f?r behov for helsehjelp under utenlandsoppholdet b?r en p? forh?nd ha f?tt en bekreftelse fra NAV, som bekrefter trygdemedlemskapet. Denne bekreftelsen avklarer ogs? at den ansatte kun skal betale trygdeavgift til ett land. Utsendte medarbeidere, som arbeider midlertidig i utlandet, s?ker om bekreftelse som f?lger:

Land innen E?S/Sveits (NAV 02-08.07).

Land utenfor E?S/Sveits (NAV 02-08.05).

Se NAV for s?knadsskjema.

Ved utenlandsopphold i land utenfor E?S/Sveits skal HR fylle ut skjema NAV 02.08.06

N?r den ansatte jobber fulltid fra utlandet

For ansatte som permanent jobber fulltid fra utlandet gjelder andre regler. UiO bruker i dag Deloitte advokatfirma i alle slike saker, hvor ansatte tiltrer sine stillinger og jobber for UiO fra utlandet. Kostnader knyttet til alle disse sakene m? dekkes av lokal enhet. Lokal enhet m? ta kontakt med ISMO dersom de har en sak hvor de ?nsker ? koble p? Deloitte.

Ansatte som jobber i bistilling (20%) fra utlandet

S?knad om skattekort/skatteavklaring iht skatteavtaler og trygdemedlemskap iht trygdeavtaler utf?res av ISMO ved ansettelse. Det er ikke knyttet kostnader til avklaringer rundt bistillinger.

Oppf?lging av ansatte

Medarbeidersamtale

Alle ansatte skal f? tilbud om en ?rlig medarbeidersamtale. Leder har hovedansvar for ? planlegge og gjennomf?re medarbeidersamtaler.

Forebygging og oppf?lging av sykefrav?r

Forebygging av sykefrav?r

Arbeidsmilj?lovens ¡ì1-1 sl?r fast at arbeidsmilj?et skal v?re helsefremmende: "Lovens form?l er ? sikre et arbeidsmilj? som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon.

Arbeidsplassen skal v?re et sted hvor ansatte opplever mestring, mening og tilh?righet. Dette bidrar til ? fremme god psykisk helse, og kan ogs? virke forebyggende mot sykefrav?r. 

Som leder skal du s?rge for at det som skjer p? jobben fungerer bra. Hvis jobben er et bra ? sted ? v?re, s? kan det gi styrke til ? mestre arbeidshverdagen, og gj?re oss mer robust n?r det dukker opp problemer. Idebanken gir tips til hvordan du som leder kan bidra til bedre psykisk helse p? jobb.

Oppf?lging av sykmeldte

Det er n?rmeste leder med personalansvar som skal f?lge opp ansatte som blir syke. Leder skal ta kontakt med den ansatte, f?lge opp godkjenning av sykemeldinger som kommer fra NAV/digitalt via Altinn og lage oppf?lgingsplaner ved langvarig frav?r. UiO har laget gode rutinebeskrivelser og veiledninger for h?ndtering av sykefrav?r:

• Leders ansvar ved sykefrav?r
• Den ansattes rettigheter og plikter ved sykefrav?r

Dersom du har sp?rsm?l om oppf?lging av sykemeldte eller permisjon etter maksdato for sykefrav?r, ta kontakt med HR-r?dgiver Kaja Merethe Hellener Mathisen.

Idebanken gir beskrivelse av god oppf?lging ved sykefrav?r med forslag for ulike former for tilrettelegging.

Ferie og permisjoner

Ferie

Ferieloven ¡ì 5(1) fastsetter at arbeidsgiver plikter ? s?rge for at arbeidstaker gis 25 feriedager hvert ?r, Arbeidstaker plikter p? sin side  ? avvikle feriefritiden hvert ?r. UiO har egene retningslinjer for avvikling av ferie. Det er leders oppgave ? p?se at ansatte avvikler minimum 3 ukers ferie i ferietiden d.v.s. fra 1. juni til 30. september.

Ansatte har selv plikt til ? registrere og avvikle ferie hvert ?r.

Det er utarbeidet et ?rshjul for avvikling av ferie med tidsangivelser for n?r avvikling av ferie ved avdelingen skal v?re klarlagt m.m. Det kan v?re lurt ? lage en oversikt over ferieavvikling ved den enkelte avdeling/seksjon.

Ansatte i bistillinger m? ogs? registrere ferie, selv om UiO ikke er hovedarbeidsgiver. Antall feriedager avhenger av hvilken type arbeidsplan den ansatte er registrert med. 

Alle ansatte finner egen feriekvote i selvbetjeningsportalen hvor man ogs? s?ker om ferie.

Den ansatte kan s?ke om overf?ring av ikke avviklet ferie (totalt 14 dager) fra foreg?ende ?r i selvbetjeningsportalen. Dette kan kun gj?res i perioden; 1. januar til 31. januar. Ved s?knad om overf?ring av mer enn 14 dager, m? dette begrunnes skriftlig. S?knaden skal godkjennes av n?rmeste leder.

Permisjoner

Permisjon er arbeidstakers mulighet til ? v?re borte fra arbeidet i et begrenset tidsrom. Permisjonen kan v?re l?nnet eller ul?nnet ¨C inntil 100% av stillingen. Her finner du en oversikt over ulike permisjonsordninger for ansatte ved UiO.

Her er s?knadsskjema for permisjon.

Permisjon ved overgang til annen stilling innvilges kun dersom ny ansettelse er midlertidig og er av relevans for arbeidstakers arbeid ved UiO. Du kan lese mer om temaet i "Retningslinjer for adgang til permisjon ved overgang til annen stilling".

 

Rett til fri i forbindelse med religi?se h?ytidsdager

Med utgangspunktet i Statens personalh?ndbok har MN fakultetet f?lgende retningslinjer:  

• Ansatte kan f? fri inntil 2 dager fra arbeidet hvert kalender?r for ? feire sine religi?se h?ytidsdager. Nasjonale h?ytidsdager omfattes ikke av denne bestemmelsen. 

•  Arbeidstakere  som har andre  religi?se h?ytidsdager enn de offentlige helligdagene kan f? fri inntil 2 dager for ? feire disse.  De  som ?nsker ? benytte retten til fri, sender s?knad om fri  gjennom selvbetjeningsportalen i god tid f?r ?nsket fridag, og senest 14 dager f?r h?ytidsdagen. Fridagen tas som avspasering eller ferie.

L?nn og l?nnsforhandlinger

Timel?nn og honorar

Alle utbetalinger d.v.s. m?nedsl?nn, timel?nn, honorarer refusjon m.m. h?ndteres gjennom UiOs l?nns- og personalsystem SAP DF? av Seksjon for L?nn. Dette gj?res i henhold til rutinene for l?nnsomr?det med bakgrunn i bilag utarbeidet p? enhetene.

UiO har plikt til ? vurdere skatteplikt og skattetrekk for alle som mottar l?nn fra UiO. Skatteopplysninger hentes direkte fra skatteetaten.

Timel?nnskontrakter og oppdragskontrakter skrives p? den enkelte enhet av ansatte som er tildelt rollen koordinator-kontrakt i DF?-portalen. For at en timel?nnsavtale eller en oppdragskontrakt skal skrives, s? m? kontorsjef eller seksjonsleder ta kontakt med den som har rollen koordinator kontrakt. Kontorsjef har oversikt over hvem som har denne rollen p? din enhet.

Ledere har f?lgende oppgaver n?r det gjelder timel?nnskontrakter og avtaler om honorar:

• sende relevant informasjon om hva som er arbeidsoppgavene i timel?nnskontrakten eller oppdragskontrakten, til koordinator kontrakt
• godkjenne timelister fortl?pende

Du finner her mer informasjon om tilsetting og arbeidskontrakt (bilagsl?nn) samt veiledning for avl?nning av studenter. 

Fra 1. mai 2021 gikk UiO over til SAP DF?. Du finner her en oversikt over  organisasjonsenheter og kostnadssteder ved MN .

L?nnssamtale

Som personalleder m? du tilby alle dine ansatte l?nnssamtale. Her skal tema vedr?rende kompetanse, ansvar, l?nn og karriereutvikling dr?ftes.

Det er laget en egen veiledning/presentasjon for ledere ved MN; "L?nnssamtaler og l?nnsforhandlinger ved UiO". Du finner her tips og veiledning p? hvordan forberede og gjennomf?re l?nnssamtalen. 

Engelsk versjon: "Salary assessment interview and salary negotiations at UiO"

L?nnsforhandlinger

L?nnsforhandlinger i staten er sv?rt regulerte prosesser. Du kan lese mer om l?nn og l?nnsforhandlinger her. Leder skal r?df?re seg med HR ved behov for l?nnsjusteringer for en ansatt. Leder skal ikke gi forh?ndstilsagn om st?tte i form av brev o.l. R?df?r deg med personal for veiledning i prosessen.

Statens arbeidsgiverportal har en  oversikt over nyttige ord og uttrykk i l?nnsforhandlinger.

Seniorpolitikk og pensjonsplaner

Dersom du har medarbeidere som er over 60 ?r, m? du v?re kjent med UiOs seniorpolitikk.

N?r en medarbeider ved UiO passerer 60 ?r, skal bl.a. vedkommende ha en ¡±seniorsamtale", det vil si en samtale om status og videre utvikling med sin leder. Ofte vil det v?re naturlig ? snakke om dette som del av den ordin?re medarbeidersamtalen. Leder m? v?re kjent med hvilke planer ansatte har for pensjonering. Dette b?r planlegges minimum seks m?neder f?r den ansatte planlegger ? fratre.

Likestilling, mangfold og inkludering

Fakultetet skal arbeide systematisk med ? skape t et tryggt og godt arbeidsmilj? preget av mangfold og inkludering.

Som leder har du et ansvar for at likestilling, mangfold, og inkludering settes p? dagsorden og f?lges opp jfr. UiOs tiltaksplan for mangfold, likestilling og inkludering 2021-2024 og MNs handlingsplan for likestilling, mangfold og inkludering 2023-2027

FRONT er et NFR-finansiert forsknings- og tiltaksprosjekt ved MN-fakultetet. Prosjektet har jobbet direkte med likestillingstiltak og forsket p? kj?nn og kultur ved v?rt eget fakultet siden 2015.

Du kan oppdatere deg p? forskningsresultatene og erfaringene fra prosjektet i FRONT-boka Likestilling i akademia- fra kunnskap til endring.

Dersom du har behov for r?dgivning, ta kontakt med v?re erfarne r?dgivere.

Arbeidsmilj? og ARK-unders?kelsen

ARK- Arbeidsmilj?- og klimaunders?kelser

V?ren 2024 skal alle fakulteter og seksjoner ved UiO gjennomf?re arbeidsmilj?unders?kelsen ARK . Unders?kelsen sendes ut 12.februar med svarfrist 3. mars. 2024. Som leder har du mange oppgaver og ansvar for de ulike fasene av ARK-prosessen.

 

Ideer, kurs og oppl?ring

Idebanken, Verkt?y for ? skape et bedre arbeidsmilj?.

Ruspolicy og AKAN-arbeid 

UiO skal ha et rusfritt l?rings- og arbeidsmilj? som er trygt og inkluderende for alle. All bruk av alkohol i UiO-sammenheng skal v?re ansvarlig og moderat, og f?lge UiOs retningslinjer om rusmiddelbruk herunder UiOs retnigslinje for skjenking av alkohol og bevertning og representasjon. Retningslinjene gjelder p? alle arrangementer i UiOs lokaler, p? UiOs omr?der eller i UiOs regi. Det er leders oppgave ? informere ansatte om UiOs rusmiddelpolicy og p?se at denne blir fulgt.

AKAN

UiO ?nsker ? forebygge rusproblemer og hjelpe ansatte med rusmiddel- eller pengespillproblemer. Det er her sentralt at ledere s? tidlig som mulig tar kontakt med ansatte med denne type problemer. Rusmiddelbruk eller risikofyldt spilleadferd kan ofte kjennetegnes ved at den ansatte:

• m?ter p? jobb p?virket av rusmidler
• bruker rusmidler i arbeidstiden
• bruker rusmidler utenfor arbeidstiden slik at det f?rer til:
  • frav?r
  • at arbeidet ikke utf?res tilfredsstillende
  • at kravet til sikkerhet og kvalitet ikke oppfylles

For ? hjelpe ansatte er det utviklet et individuelt tilpasset st?tteopplegg; AKAN- opplegg med avtale.  Mer informasjon finner du ogs? p? AKAN kompetansesent

H?ndtering av konflikter og trakassering

Konflikth?ndtering

N?rmeste leder har det overordnete ansvaret for ? h?ndtere konflikter. Dette gjelder b?de konflikter som leder er varslet om og konflikter som leder selv blir oppmerksom p?.

UiOs retningslinje for h?ndtering av konflikter gir ledere r?d og veiledning for behandling av konfliktsaker.

Dersom konflikten involverer n?rmeste leder selv, skal saken normalt h?ndteres av neste ledelsesniv?. 

Det tilbys ogs? kurs i konflikth?ndtering for ledere ved UiO. Ta kontakt med ap-kurs@admin.uio.no for ? f? vite n?r neste kurs arrangeres.

Trakassering og varslingsrutiner

Arbeidsmilj?loven forbyr trakassering og annen utilb?rlig adferd p? arbeidsplasser. Trakassering og utilb?rlig opptreden forekommer i mange ulike varianter, der mobbing og seksuell trakassering er de mest kjente formene.

Rutine for varsling ved MN

MNs varslingsrutine er utarbeidet med bakgrunn i UiOs rutine for varsling 

• Ved MN skal alle varslingssaker som gjelder ansatte ved fakultet sendes til dekanen som er ansvarlig for behandling av disse sakene.
• Dekanen deleger den videre behandling til HR-sjef ved fakultetet, som vurderer om det er en varslingssak og p? hvilket niv? saken skal behandles.
• Laveste niv? som kan behandle varslingssaker er instituttleder.  
• Saker som behandles p? instituttniv? vil f? st?tte av fakultetet for ? sikre enhetlig behandling
• Det er utarbeidet en egen veileder for h?ndtering av varslingssaker med bl.a. annet maler for, m?teinnkalling, referat og sluttrapport.
• I en varslingssak har arbeidsgiver omsorgsplikt for begge parter og skal ved behov tilby kontakt med Bedriftshelsetjenesten 
• Dersom det vurderes at saken ikke oppfyller kriterier for varsling, vil dette dokumenteres i ePhorte og den videre saksbehandlingen vil f?lge sakens karakter. Er det f. eks en personalsak, vil den videre behandling f?lge rutiner for oppf?lging av personalsaker.  

Helse, milj? og sikkerhet (HMS)

Alle ledere med personalansvar har ansvar for det systematiske HMS-arbeidet ved sitt ansvarsomr?de. MN har opprettet egne HMS-sider med beskrivelse av det viktigste du m? vite noe om. Avdelingsledere og seksjonsledere  har ansvar for faste m?ter med verneombudet for sitt verneomr?de, og for at det gjennomf?res vernerunder.

Behov for veiledning og bistand?

• Kathrine Schou er HMS koordinator for hele MN. I tillegg har flere av instituttene egne HMS koordinatorer. 
• Her finner du den viktigste kontaktinformasjonen til ulike akt?rer innenfor HMS-arbeidet ved instituttet. 
• Det tilbys l?pende HMS-kurs ved UiO, og ledere med personalansvar m? som minimum gjennomf?re  modul 5 og 6.

Avslutning av arbeidsforhold

N?r en medarbeider slutter

Det sendes automatisk ut skjema for sluttoppgj?r til ansatte med midlertidig arbeidsavtale to m?neder f?r fratredelse. Ved avslutning av arbeidsforhold for fast ansatte, sender HR ut skjema.

Skjemaet danner grunnlaget for utbetaling av sluttoppgj?r. Leders ansvar er beskrevet i "rutiner ved fratredelse ved MN".  

Oppsigelse grunnet arbeidsgivers forhold

Dersom en ansatt skal kunne sies opp p? bakgrunn av arbeidsgivers forhold m? oppsigelsen v?re saklig begrunnet jfr. statsansatteloven ¡ì19. Bortfall av ekstern finansiering eller bortfall av arbeidsoppgaver gir saklig grunnlag for oppsigelse av ansatte i fast stilling.

Bortfall av ekstern finansiering

Ved bortfall av ekstern finansiering skal kontorsjef/senterkontorsjef vurdere om det finnes annen passende stilling ? tilby den ansatte, som alternativ til oppsigelse. Dersom man ikke har annen stilling ? tilby, skal HR informeres minimum 9 m?neder f?r finansieringen opph?rer. HR vil da innkalle den ansatte til et innledende m?te, som er f?rste steg i en oppsigelsesprosess.

Oppsigelse grunnet ansattes forhold

Oppsigelse kan v?re aktuelt dersom en arbeidstaker:

1. ikke er i stand til ? gjenoppta arbeidet p? grunn av sykdom
2. ikke lenger har de kvalifikasjoner som er n?dvendige eller foreskrevet for stillingen
3. p? grunn av vedvarende mangelfull arbeidsutf?relse er uskikket for stillingen
4. gjentatte ganger har krenket sine tjenesteplikter

Dersom det kan v?re aktuelt ? starte en oppsigelse grunnet ovennevnte forhold; ta kontakt med seksjonsleder HR, Synn?ve Grepperud..

Avtaler og reglement for ansatte

Arbeidstid

Med arbeidstid menes den tiden arbeidstaker st?r til disposisjon for arbeidsgiver.

Universitetets teknisk/administrative personale f?lger arbeidstiden for sentraladministrasjonen i staten (departementene), som har 37,5 timer pr uke inkludert spisepause. Arbeidstidsordningen inneb?rer sommer/vintertid, med arbeidstid kl 08.00 -15.00 fra 15. mai til 14. september og kl. 08.00 ¨C 15.45 fra 15. september til 14. mai.

Ansatte i vitenskapelige og undervisningsstillinger har ordin?r statlig normalarbeidstid, dvs 37,5 timer aktiv arbeidstid pr uke hele ?ret. I tillegg kommer spisepause p? 30 minutter pr dag, slik at total tilstedev?relsesplikt er 40 timer pr uke.

Forsikringer for ansatte

Her er en oversikt over de viktigste forsikringer som gjelder for ansatte ved UiO

Det er en forutsetning for de fleste av disse forsikringene at man er medlem i norsk folketrygd (nav.no).

Jobbreiser

F?r en reise foretas skal det vurderes om reisen er n?dvendig, eller om den kan erstattes med telefonm?ter, videokonferanse el.l. jfr. UiOs gr?nne reisetips .

Alle tjenestereiser skal v?re forh?ndsgodkjent av n?rmeste leder og skje p? en kostnadseffektiv m?te jfr. Retningslinjer for tjenestereiser ved UiO

Her f?r du noen tips om hva du m? tenke p? f?r du bestiller reisen og hvordan bestille reisen gjennom Berg-Hansens online bookingsystem.

Etter at reisen er gjennomf?rt registreres reisereging i selvbetjeningsportalen eller DF?-appen.

Hjemmekontor

Avtale om fjernarbeid/hjemmekontor m? avtales med n?rmeste leder.

For hjemmearbeid som skjer for kortere og sporadiske perioder d.v.s. for noen f? dagers hjemmearbeid eller hjemmearbeid som skjer av og til, vil det ikke v?re behov for inng?else av skriftlig avtale. Det holder da med muntlig avtale mellom ansatt og n?rmeste leder.  Dersom avtale om hjemmekontor skal inng?s for faste ukedager eller for lengre perioder skal det inng?s avtale om hjemmekontor. Dette er regulert i "Forskrift om hjemmekontor". 

Her finner du mal for avtale om hjemmekontor. 

Sidegj?rem?l og eierinteresser

Med ?sidegj?rem?l? forst?s arbeid som utf?res og verv som innehas i tillegg til den ordin?re universitetsstillingen, uansett om det er l?nnet eller ikke. Som sidegj?rem?l anses ogs? arbeid som utf?res gjennom et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte.

I reglementet er det n?rmere beskrevet hva som menes med sidegj?rem?l, hvilke sidegj?rem?l som ikke krever registering, og hvilke sidegj?rem?l som er forbudt eller krever godkjenning. Les mer om reglementet for sidegj?rem?l her.

Den ansatte registrerer selv sidegj?rem?l i selvbetjeningsportalen.

V?r oppmerksom p? at sidegj?rem?l og eierinteresser offentliggj?res p? UiOs hjemmeside under "sidegj?rem?l og eierinteresser til ansatte ved UiO". 

 

Teamutvikling og lederoppl?ring

• Workshop om psykologisk trygghet p? arbeidsplassen

• Kurs i konflikth?ndtering for ledere ved UiO

• Lederkurs i "Den vanskelige samtalen"

• Konfliktogrammet, verkt?y for bedre konfliktforst?else ved arbeidsplassen

• Lederutviklingsprogrammer ved UiO

• DF? - oppl?ring og utvikling for ledere

• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@slederprogram - starting level 2023

• Utdanningslederprogram 2023

Endringsledelse

Offentlig sektor er i stadig omstilling. Kunnskap og forst?else for endringsprosesser er derfor et sentralt tema for ledere. 

Endringsledelse inneb?rer ? lede ansatte gjennom en endringsprosess, fra en n?v?rende til en ?nsket fremtidig tilstand.

Det er leders ansvar ? initiere gode prosesser, slik at gjennomf?ringen av beslutte endringer lykkes. ? lede endringer kan v?re krevende, og inneb?rer ofte bruk av alle aspekter ved lederskapet. Mange ledere sier at det er f?rst n?r man st?r oppe i store endringsprosesser at man kjenner p? hva det virkelig vil si ? v?re leder. 

Her finner du kurs og oppl?ring i endringsledelse:

DF?, L?ringsplattform og kurs i endringsledelse

DF?, Endringsledelse og ulike typer omstillinger

Regjeringen, "Personalpolitikk ved omstillingsprosesser"

 

Praktisk informasjon

IT-tjenester

Her finner du en oversikt over IT-tjenester og kontakt- informasjon til IT-ansvarlige ved MN.

Eiendomsavdelingen ved UiO

Eiendomsavdelingen (EA) ved UiO (tidligere Teknisk avdeling) er en del av UiOs sentrale st?tteapparat, og har ansvaret for driften av byggene. Tjenestebeskrivelsene viser hvilke tjenester som er EAs ansvar med standard serviceniv?, hva som inng?r, hva som er brukers (/instituttets) ansvar og hva leveransen ikke omfatter. Les mer om tjenestebeskrivelsene p? Eiendomsavdelingens sider.

Kontaktpunkt: Du kan melde inn behov som gjelder daglig drift, renhold, uteomr?der, avfall, intern flytting, budtjenester eller annet driftsarbeid her.